Vidéo : le cadre juridique
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La dématérialisation bouscule le cadre juridique de la relation entre l’administration et l’usager. Mais ne vous inquiétez pas nous avons rassemblé pour vous les éléments juridiques qui vous permettront de mettre en place demarches-simplifiees.fr en toute légalité et donc l’esprit tranquille ! (PS : toutes les références sont rassemblées dans un fichier joint en dessous de la vidéo, pas besoin de tout noter frénétiquement)
Principe numéro 1 : la SVE ou saisine par voie électronique selon laquelle l’usager peut vous saisir à tout moment par voie électronique.
Ce principe prévoit que pour toutes ses demandes, une personne peut saisir l’administration par voie électronique et que cette dernière est obligée d’y répondre par la même voie. La seule obligation pour l’usager consiste à s'identifier. Ainsi, un usager peut par exemple vous saisir par e-mail même si vous n’avez prévu qu’une voie papier.
Ce principe n’abandonne néanmoins pas l’administration à des demandes venant d’une multitude de canaux différents. Ainsi, il précise que si l’administration met un téléservice en place, elle peut l’imposer à l’usager comme seul mode de saisie possible. Par exemple, si vous utilisez demarches-simplifiees.fr, l’usager ne pourra pas vous saisir par e-mail si vous le refusez.
Principe numéro 2 : l’identification du demandeur
Selon l’article précédemment énoncé il est obligatoire que l’usager s’identifie préalablement lors du recours à un téléservice.
Mais pour se faire l’identification doit contenir :
Pour une entreprise : SIRET ou SIREN
Pour une asso : RNA
Personne physique : nom, prénom et adresse e-mail.
Tout autre moyen d’identification électronique reconnu par l’administration comme France Connect. Par ailleurs, lorsqu’un usager s’identifie par FC il n’a pas à fournir d’autres documents prouvant son identité. Faites donc attention lorsque vous demandez un scan, à ne pas le rendre obligatoire !
Principe numéro 3 : Plus besoin de signature pour qu’une décision soit opposable.
Selon ce principe les décisions administratives qui sont notifiées au public par l'intermédiaire d'un téléservice sont dispensés de la signature de leur auteur, dès lors qu'ils comportent ses prénom, nom et qualité ainsi que la mention du service auquel celui-ci appartient.
Au sujet des délégations de signature, ce principe ne les remet pas en cause. Ainsi, un chef de service qui a la délégation de son chef de bureau pourra donner son nom, son prénom et sa fonction lorsqu'il validera une décision sur DS.
Ce principe légal est valable pour les décisions entre administration et usager mais aussi entre les autorités administratives.
Principe numéro 4 : le principe du « dites-le nous une fois » ou quand l’usager n’a pas à vous fournir une information qu’il a déjà fournie à l’administration.
En effet, selon ce principe, un usager qui fait une demande auprès de l'administration n’a pas à lui fournir des informations qu’il a déjà communiquées à une autre administration. Il doit néanmoins communiquer le lieu et la période de la première communication.
Conséquence directe de ce principe, les administrations peuvent échanger entre elles toutes les informations ou données strictement nécessaires pour traiter une demande de l’usager. Entre elles les administrations ne peuvent se voir opposer le secret professionnel.
En contrepartie, l’administration est tenue d’informer l’usager des informations récupérées et auprès de qui.
Principe numéro 5 : RGPD
Avec l’entrée en vigueur du RGPD en 2018, les administrations qui mettent en place des téléservices doivent identifier qui sont les responsables de traitement des données. Sur demarches-simplifiees.fr nous sommes co-responsables des données au même titre que l’administration qui met en ligne la démarche. C’est pourquoi nous prenons de grandes précautions quant aux données qui sont récupérées. Des robots inspectent constamment et de manière automatique les informations demandées dans les démarches en ligne afin de nous assurer qu’aucune donnée sensible ne soit collectée.
Par ailleurs, afin d’être en conformité avec le RGPD vous devez déclarer toutes les démarches que vous créez dans DS dans votre registre de traitement.
Principe numéro 6 : la conservation des données
Le passage au numérique remet en cause nos méthodes de conservation des données. À l'ère du papier, la conservation des données se résumait souvent par des empilements de classeurs dans des placards débordants. Avec la dématérialisation, de nouveaux espaces de stockages doivent être envisagés. Aujourd’hui DS stocke l’ensemble des données (formulaires et PJ) sur des serveurs dédiés. Au stockage s’ajoute la problématique de l’archivage. Les obligations en termes de début et de durée d’archivage dépendent de chaque démarche. L’outil DS n’a pas vocation à devenir archiveur. Nous sommes en train de réfléchir à la manière dont nous vous reverserons les données collectées. Néanmoins, il est important que vous commenciez à réfléchir à un système d’archivage. Dernier rappel : vous pouvez d'ores et déjà récupérer les données collectées grâce à notre API.