Tutoriel « expert invité »
Dernière mise à jour
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Ce tutoriel détaille les étapes à suivre pour donner un avis sur un dossier dans demarches-simplifiees.fr
Lorsque l'instruction d'un dossier sur demarches-simplifiees.fr nécessite l'avis d'un tiers qui n'est ni administrateur ni instructeur d'une démarche, ce dernier peut inviter ce tiers à consulter le dossier et à émettre un avis sur celui-ci.
Cette invitation prend la forme d'un e-mail que l'invité reçoit.
L'e-mail reçu indique l'adresse e-mail du demandeur, le numéro du dossier concerné et l'intitulé de la démarche, ainsi que le message rédigé par l'instructeur à l'origine de la demande d'avis.
Afin d'accéder au dossier et de donner son avis, vous devez cliquer sur le bouton « Donner son avis ».
Si vous disposez déjà d'un compte, il vous suffit de vous connecter. En revanche, si vous ne disposez d'aucun compte, l'inscription est nécessaire afin d'accéder au dossier. Dans ce cas, l'e-mail sera présenté de la façon suivante :
Il est inutile de répondre à l'e-mail, la réponse étant dans ce cas adressée au support de demarches-simplifiees.fr et non à l'instructeur.
Une fois connecté, l'expert a accès à une liste des démarches pour lesquels son avis est demandé : il peut donc être invité sur une ou plusieurs démarches.
Chaque démarche comporte les dossiers pour lesquels l'avis d'un expert a été sollicité. Les dossiers sont identifiés par un numéro et par l'intitulé de la démarche.
Une pastille de notification orange indique qu'un ou plusieurs nouveaux avis vous sont demandés. La pastille peut être affichée à nouveau si un avis supplémentaire sur un dossier pour lequel vous avez déjà émis un premier avis vous est demandé. Le nombre de ces avis est rappelé en orange sur l'intitulé « Avis » en haut à gauche de l'écran.
Les dossiers sont organisés en deux onglets :
les avis à donner : une réponse est attendue par l'instructeur en charge du dossier
les avis donnés : cet onglet comporte les anciens avis formulés sur les dossiers précédents.
Depuis la liste, il suffit de cliquer sur un dossier afin d'accéder au détail de celui-ci. Trois éléments du dossier vous seront accessibles.
En cliquant sur le dossier vous avez accès à l'onglet « Demande » qui récapitule le formulaire tel que rempli par l'usager :
Cet onglet vous permet également de consulter les pièces justificatives jointes au dossier par l'usager.
L'expert peut télécharger le dossier et toutes les pièces jointes qui y sont rattachées sous format zip.
Cet onglet vous permet de donner votre avis sur le dossier : l'e-mail du demandeur de l'avis et son message sont affichés.
Vous avez la possibilité de répondre par "oui" ou "non" à la question posée par l'instructeur: dans cet exemple il s'agit de la question "Etes-vous favorable à cette demande".
Vous avez également un champ de texte libre dédié pour rédiger l'avis après avoir consulté les éléments du dossier.
Vous avez la possibilité de joindre un document à votre avis en cliquant sur le bouton "parcourir".
Une fois l'avis rédigé et la pièce jointe ajoutée si nécessaire, vous devez cliquer sur le bouton "envoyer votre avis". En haut de ce bouton, il vous est indiqué si votre avis sera partagé avec les autres experts ou s'il est confidentiel (donc uniquement visible par l'instructeur).
Dans l'onglet "voir les avis", vous aurez un récapitulatif des autres avis demandés sur ce dossier : vous pouvez voir si les avis ont été rendus ou s'ils sont encore en attente de réponse avec les dates et heures des demandes.
Pour modifier un avis, il suffit de retourner sur l'onglet "donner votre avis" et changer le contenu du message. En revanche, l'avis ne peut être supprimé. L'avis doit être formulé avant l'instruction du dossier. Aucun avis ne pourra être envoyé pour un dossier qui a déja été instruit.
Si l'administrateur vous donne les droits en amont, vous avez également la possibilité en tant qu'expert de demander un autre avis à un autre expert. Il vous suffit pour cela de cliquer sur l'onglet "demander un autre avis". Vous pourrez donc par ce biais envoyer le dossier de l'usager ainsi que ses pièces jointes à un autre expert qui pourra formuler un avis. Cet avis sera consultable par l'instructeur du dossier.
Ce dernier onglet vous donne accès à la messagerie qui permet à l'instructeur du dossier d'interagir directement avec l'usager. Vous aurez ainsi accès à tout l'historique des échanges. Il se peut que l'accès à cette messagerie vous soit restreint, c'est à la discretion de l'administrateur de laisser ou non la messagerie accessible à l'expert.
Si vous avez accès à la messagerie, vous avez également la possibilité de rédiger un message qui sera visible par l'usager et par l'instructeur : vous disposez pour cela d'un champ libre ; il vous est également possible de joindre un document à ce message ; il suffit ensuite de cliquer sur le bouton correspondant pour envoyer ce message.
Lorsqu'un dossier a été instruit par l'instructeur, vous n'avez plus la possibilité d'envoyer votre avis en tant qu'expert.
Les administrateurs de la démarche disposent désormais de plusieurs fonctionnalités en matière de gestion des experts invités, telles que la possibilité de gérer les notifications des décisions finales aux experts ayant émis un avis sur un dossier.
Pour en savoir plus concernant la gestion des avis experts invités par l'administrateur de la démarche, nous vous invitons à consulter notre page consacrée au tutoriel « administrateur » en cliquant ici.
Si l'administrateur de la démarche active la fonctionnalité « notifier des décisions sur les dossiers », en tant qu'expert invité, vous recevrez une notification de la décision finale. Ainsi, selon l'issue du dossier, il existe trois cas de figure :
En tant « qu'expert invité », vous êtes notifié du fait que le dossier a été accepté:
En tant « qu'expert invité », vous êtes notifié du fait que le dossier a été refusé.
En tant « qu'expert invité », vous êtes notifié du fait que le dossier a été classé sans suite.
L'expert a la possibilité de gérer les notifications qu'il souhaite recevoir directement depuis son interface dans l'onglet "gestion des notifications". Il faudra paramétrer les notifications pour chaque démarche sur laquelle il est nommé.
Il peut paramétrer les notifications pour recevoir un email à chaque avis demandé, et un email à chaque message envoyé.
