Tutoriel administrateur : comment créer son formulaire sur DS ?

Ce tutoriel fait le tour des étapes de création d’une démarche sur demarches-simplifiees.fr par un administrateur.

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Qu’est qu’un administrateur ?

Un administrateur est en charge de la construction du formulaire et de la gestion de la démarche en général. Il nomme les instructeurs et est automatiquement considéré comme instructeur c’est-à-dire qu’il a accès aux dossiers et peut les instruire. Pour ce faire, il devra néanmoins changer de profil pour passer du profil administrateur au profil instructeur.

1. Création d’un compte administrateur

Rendez-vous sur la page : https://www.demarches-simplifiees.fr/demandes/new

Les comptes administrateurs sont les seuls comptes que demarches-simplifiees.fr filtre. En effet, ils sont réservés aux seuls agents publics.

Une fois votre demande acceptée, vous recevrez un mail vous invitant à créer votre mot de passe. Pour ces raisons de sécurité, celui-ci doit atteindre une certaine complexité.

Attention, tous les 30 jours, une nouvelle fois pour des raisons de sécurité, nous vous enverrons un mail vous demandant de vérifier votre compte. Pas de panique : vous aurez simplement à cliquer sur le lien contenu dans le mail que nous vous enverrons automatiquement.

2. Se connecter à demarches-simplifiees.fr

Se rendre sur la page d’accueil et cliquer sur le bouton connexion en haut à droite. Vous arrivez alors sur la page de connexion. Rentrez l’email lié au compte demarches-simplifiees.fr et le mot de passe que vous avez indiqué lors de la création de votre compte.

3. Découvrir son tableau de bord des démarches créées

Après connexion, vous accédez à votre tableau de suivi des démarches.

Ce dernier est organisé en trois parties :

  • En test : Les démarches à l’état de brouillon sont celles créées mais non finalisées et non publiées. Aucun usager ne peut y déposer des dossiers et l’ensemble de leurs éléments peut être modifié.

  • Actives : Une démarche est considérée active lorsqu’elle est finalisée et publiée. Les usagers peuvent désormais y déposer des dossiers et la majorité des éléments ne peuvent plus être modifiés.

  • Archivées : Une démarche archivée est une démarche qui a été active mais qui désormais ne permet plus le dépôt de dossier par les usagers. Les dossiers déposés peuvent néanmoins toujours être instruits.

4. Créer une nouvelle démarche

Pour créer votre formulaire, vous devez cliquer sur le bouton « Nouvelle » situé en haut à droite du tableau de bord.

Deux possibilités s’offrent alors à vous : soit créer une nouvelle démarche à partir de zéro soit créer une nouvelle démarche à partir d’une démarche existante. Cette dernière possibilité permet de copier une démarche déjà publiée et utilisée par une autre administration et de l’adapter à sa situation. Par exemple, les campagnes de subventions de la politique de la ville. La démarche mise en place par la Métropole européenne de Lille peut être clonée et adaptée par une autre ville.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur « cloner » et une copie de la démarche apparaît automatiquement dans les démarches en test. Vous pouvez aussi simplement consulter la démarche pour vous en faire une idée ou contacter directement l’administrateur de cette démarche.

Pour chercher une démarche dans le catalogue, utiliser le raccourci Ctrl+F et inscrivez vos mots clés dans la barre de recherche. Attention, le nom des démarches est laissé à la liberté des administrations, il n’est donc pas forcément homogène. Nous vous conseillons donc de tester plusieurs mots clés pour une même recherche. Par exemple, pour la dotation aux équipements pour les territoires ruraux, tester aussi le sigle DETR.

5. Décrire sa démarche

Après avoir cliqué sur le bouton pour créer votre démarche, une nouvelle page s’ouvre. Celle-ci permet de paramétrer la page de présentation de votre démarche. Ceux seront les premières informations visibles par l’usager.

NB : Tous les champs marqués d'un astérisques sont obligatoires.

*La première chose que l’on vous demande est d’indiquer le libellé de votre démarche c’est-à-dire son titre. Vous devez ensuite la décrire. Cette étape est importante car elle permet à l’usager de savoir s’il est bien sur la bonne démarche ce qui réduira d'autant le nombre de dossier mal orientés. Généralement dans la description, on indique le contexte et l’objectif de la démarche mais aussi le public visé. Une fois la description terminée, descendez tout en bas et cliquer sur «enregistrer ».

NB : Vous pouvez enregistrer votre avancement à tout moment et revenir dessus plus tard. Par contre, les informations remplies ne s’enregistrant pas automatiquement, nous vous conseillons de le faire par vous-même fréquemment.

*Afin d’être en conformité avec le règlement européen pour la protection des données, vous devez désormais indiquer le temps de conservation des données.

*De même, on vous demande aussi de renseigner votre cadre juridique, puisque dans l’intérêt de l’usager et de la protection de ses données, il est important de savoir ce qui vous autorise à lui demander des informations. Pas de panique néanmoins ! Le cadre juridique recoupe un ensemble vaste de textes, vous pouvez indiquer une loi, un décret mais aussi une délibération en conseil municipal ou un règlement intérieur. Vous pouvez télécharger votre texte ou simplement copier-coller le lien vers un site web qui le propose.

*Vous pouvez ensuite télécharger une notice explicative. Une notice explicative est un document destiné à guider l’usager dans sa démarche. C’est un document que vous avez élaboré et qui peut prendre la forme d’un fichier doc, d’un pdf ou encore de diapositives. Le bouton pour télécharger cette notice apparaît en haut du formulaire pour l’usager.

*Enfin, vous pouvez télécharger un logo et ajouter un drapeau européen. Ces deux images apparaîtront au-dessus du titre de votre démarche lorsque l’usager y voudra déposer un dossier.

Pour les personnes qui souhaitent avoir plusieurs logos, le plus simple est de copier-coller tous vos logos sur un fichier texte (doc) puis de faire une capture d’écran de tout vos logos.

L’ensemble des éléments que vous venez de renseigner seront les premières choses vu par l’usager après qu’il ait cliqué sur le lien de votre démarche. Ils constituent la page d’accueil de votre démarche.

Exemple d'une page d'accueil

Choisir le public de sa démarche : personne morale ou particulier?

Dernier point mais pas des moindres : vous devez choisir si votre démarche s’adresse à une personne morale ou un particulier. Ce choix va déterminer la seconde page de votre démarche, sur laquelle l’usager va être renvoyé après s’être connecté.

*Si vous vous adressez à des personnes morales, pas besoin de cocher la case particulier, les démarches sont par défaut programmées pour elles. On demande alors à l’usager de renseigner son numéro SIRET ce qui nous permet d’aller interroger directement les bases de l’INSEE, d’Infogreffe et du RNA et de recueillir automatiquement des informations sur les entreprises telle que leur raison social, leur adresse, leur code NAF.

*Si vous choisissez particulier (en cochant la case particulier), on demandera à l’usager de renseigner son nom et son prénom. Tant qu’il ne les aura pas indiqués, il ne pourra pas se rendre sur la troisième page, celle correspondant au corps de votre formulaire. Si vous choisissez cette option, pas besoin donc de lui demander dans votre formulaire son nom et prénom.

* Enfin, vous pouvez choisir d’archiver automatiquement votre démarche. Cela permet de clore automatiquement le dépôt des dossiers à une date prévue. Avec cette option, lorsque la démarche est archivée tous les dossiers passent en instruction. Les dossiers à l'état de brouillon sont laissés en tant que brouillon et ne peuvent plus être soumis.Cette option est en particulier utile pour les appels à projet. Attention, lorsque vous indiquez 14 Septembre, la clôture des dossiers s’effectue à minuit entre le 13 et le 14 Septembre.

*Vous pouvez désormais passer à l’étape suivante en cliquant sur le bouton « Valider » en bas à droite de l’écran.

6. Indiquer à l’usager quel service est en charge de sa démarche

Conformément aux exigences RGPD, il vous est demandé d’indiquer à l’usager quel service instruit son dossier. Les informations fournies seront accessibles à l‘usager en bas de page tout au long de la démarche. Pour renseigner ces informations, rendez-vous sur l'onglet « Service », puis cliquez sur « nouveau service » si vous n’avez jamais rempli cet onglet pour de précédentes démarches.

Vous aurez alors plusieurs champs à remplir.

Vous devez dans un second temps, affecter votre service à la démarche: cliquer sur le menu déroulant "choisir un service", sélectionnez le service souhaité, puis validez.

7. Créer son formulaire

Le corps de votre démarche est constitué par votre formulaire, c’est-à-dire les informations que vont vous fournir les usagers et qui vous permettront de valider leur demande ou non. Un formulaire se construit par empilement de champs, un champ correspondant à une information que vous demandez à l’usager. Par exemple si vous voulez les coordonnées d’un usager vous pouvez créer un champ « adresse », un champ « téléphone » et un champ « e-mail ».

A tout moment, vous pouvez prévisualiser le formulaire que vous êtes en train de créer en cliquant sur l’onglet prévisualisation.

Pour commencer votre formulaire, vous devez vous rendre dans l’onglet champ dans le menu situé à gauche de l’écran. Une fois sur la page champ, vous pouvez créer autant de champs que vous le désirez.

Pour créer un champ :

  • Renseigner un libellé : vous devez d’abord rentrer un libellé c’est-à-dire le titre du champ.

  • Renseigner une description : vous pouvez ajouter une description afin de mieux renseigner l’usager sur ‘l’information que vous attendez. Par exemple, si vous demandez le numéro de téléphone vous pouvez préciser : « renseigner un numéro sur lequel nous pouvons vous joindre entre 14h et 18h ».

  • Choisir la position du champ : Vous pouvez aussi choisir la position du champ et si le champ est obligatoire ou non. Rendre le champ obligatoire empêche l’usager de soumettre son dossier tant qu’il n’a pas rempli ce champ.

Surtout, vous pouvez choisir le type de champ c’est-à-dire comment vous allez demander son information à l’usager et donc la forme de sa réponse. Plusieurs types de champs existent :

  • Texte :Par défaut c’est un champ texte qui est sélectionné, c’est-à-dire que l’usager répondra de manière libre.

  • Zone de texte : Similaire au type texte mais autorise une réponse plus longue .

Les autres types restreignent les possibilités de réponses pour l’usager.

  • Adresse : Demande à l’usager de rentrer une adresse avec une autocomplétion - l'adresse se complètent sans que l'usager n'ait besoin de l’écrire complètement - grâce à la connexion à la base d’adresse nationale.

  • E-mail : l'usager doit renseigner un e-mail

  • Téléphone : l'usager doit renseigner un numéro de téléphone

  • Date / Date et heure : l'usager doit renseigner une date et un horaire

  • Nombre entier / Nombre décimaux : l'usager doit renseigner un nombre

  • Pays, régions, département : propose des listes pré-établies avec les items correspondants dans lesquelles l’usager ira choisir.

  • Menu déroulant / Menu déroulant à choix multiple : suit la même logique que les champs précédents mais ici vous pouvez vous même créer les listes. Pour ce faire, deux possibilités dans l’encadré « Liste déroulante » :

    • écrire une valeur par ligne.

    • Ajouter un séparateur entre chaque valeur en formatant les valeurs de la manière suivante : --valeur--

  • Deux menus déroulants liés : Autorise un premier niveau de conditionnalité c'est à dire que le contenu du second menu change en fonction du choix fait par l’utilisateur dans le premier. Par exemple, si mon premier menu propose les choix A, B, C et que l’usager fait le choix B alors apparaît le second menu déroulant avec les choix B1, B2, B3. Pour l'utiliser, remplissez la partie "Liste déroulante" avec le format suivant : --A-- A1 A2 A3 --B-- B1 B2 --C-- C1

    C2

  • Titres de section : le titre de section apparaît en bleu et permet de segmenter votre formulaire. En effet, ce dernier se construisant de manière linéaire par empilement de champs, il convient de le structurer afin de le rendre plus facilement lisible par l’usager.

  • Explication : présente un texte sans possibilité de réponse qui vous permet d'expliquer un point plus en détails, de guider l'usager ou encore d'introduire des sous titres de section.

  • Engagement : en cliquant sur une case, l’usager s’engage à ce qu’il est prévu dans le libellé du champ.

  • Lien vers un autre dossier : donne la possibilité de relier deux dossiers déposés sur DS entre eux. Exemple : je fais une demande de subvention en 2019 et en 2020 je dois en faire le bilan. En choisissant ce type de champ, l’usager indique seulement le numéro du dossier 2019 dans son dossier 2020, et l’instructeur peut alors accéder à la demande et au bilan.

  • SIRET : permet de faire appel à l’API entreprise comme nous l’avons vu auparavant mais cette fois à tout moment dans le formulaire.

  • Carte : permet de faire appel à l’API géo. Sur un fond de carte, l’usager vient dessiner la localisation de son projet. Sont alors automatiquement ressorties les parcelles cadastrales, les quartiers prioritaires et les parcelles agricoles touchées par ce projet.

Après avoir fini de construire votre champ, cliquez sur ajouter le champ. Tant que votre démarche n’est pas publiée vous pouvez modifier vos champs. Attention à chaque modification, n’oubliez pas de cliquer sur le bouton enregistrer en bas de page !

Changer l’ordre des champs

Il est possible de modifier l’ordre des champs en les faisant monter ou descendre dans le formulaire. Cliquer sur les flèches situées à droite du champ comme suit:

Supprimer un champ

Pour supprimer un champ, cliquer sur le bouton rouge faisant figurer une poubelle comme suit:

Attention, lorsque vous supprimez un champ la page s’actualise et vous perdez toutes les modifications que vous n’avez pas auparavant enregistrées.

Demander des pièces justificatives

Parfois, lorsque vous demandez des informations à l'usager vous avez besoin d'un justifcatif de celles-ci. Avec demarches-simplifiees.fr rien de plus simple, il vous suffit de suivre exactement la même démarche que pour la création d'un champ.

Ajouter un champ pièce justificative

Ainsi pour ajouter un champ pièce justificative vous devez créer un nouveau champ comme indiqué ci-dessus avec le libellé et la description de la pièce justificative souhaitée. Ensuite, sélectionnez pièce justificative dans le menu déroulant "Type" et cliquez sur le bouton « Ajouter le champ ».

Bon à savoir : la taille maximum des fichiers autorisés est de 200Mo par pièce justificative.

Télécharger un modèle de pièce justificative

Lorsque vous demandez des pièces justificatives, il peut être utile de proposer un modèle à remplir par vos usagers afin d'avoir une homogénéité dans le format des réponses reçues. Pour cela, vous pouvez proposer un modèle directement avec votre champ "pièce justificative". Par exemple, vous demandez un tableau de financement mais vous aimeriez les recevoir tous dans le même format. Vous pouvez alors télécharger un fichier tableur pré-formaté.

Pour ajouter un modèle, sur le champ "pièce justificative" concerné, en dessous de la catégorie Modèle, cliquez sur le bouton "Parcourir". Choisissez un fichier sur votre ordinateur et cliquez sur ouvrir. Cliquez sur "enregistrer" ou "ajouter le champ".

8. Prévoir le processus d’instruction

Vous venez de finir votre formulaire, il convient désormais d’en prévoir les modalités d’instruction. Il s’agit de déterminer un cadre, un processus que suivra l’instructeur pour instruire les dossiers déposés par l’usager. A cette fin, demarches-simplifiees.fr vous propose d’utiliser des annotations privées, véritable formulaire à remplir cette fois par l’instructeur lorsque instruit un dossier. D’autres fonctionnalités comme les avis externes et la co-construction usager peuvent être utile dans l’élaboration d’un processus d’instruction. Néanmoins, vous n’avez pas besoin de les construire dès à présent.

Annotations privées

Les annotations privées sont l’équivalent du cadre réservé à l’administration présent sur les formulaires papiers. Ceux sont des champs à destination des instructeurs, qui ne pourront être vus et remplis seulement par eux.

En créant des champs « annotations privées », vous pouvez en tant qu’administrateur prévoir quelles sont les informations que doit analyser l’instructeur pour traiter le dossier. Par exemple, pour une démarche de demande provisoire de titre de travail pour un étudiant étranger, vous pouvez créer une annotation privée « Qualité de l’expérience universitaire ». L’instructeur saura donc qu’il doit analyser et renseigner ce point dans son évaluation générale pour la délivrance ou non du titre. Par ailleurs, comme sur DS, plusieurs instructeurs peuvent instruire le même dossier, les annotations privées peuvent permettre un dialogue entre eux.

Pour créer des annotations privées, rendez-vous dans l’onglet « Annotation privées », puis construisez vos annotations privées comme des champs normaux. Le modèle est exactement le même que pour le formulaire usager, c’est pourquoi on parle parfois de formulaire instructeur.

9. Prévoir comment informer l’usager sur l’état d’avancement de sa démarche.

Vous venez de prévoir comment l’instruction aura lieu, il convient désormais de penser d’un point de vue usager à la vie de la démarche après la soumission du dossier . Dés à présent, vous devez imaginer comment vous allez l'informer l’usager sur l’état d’avancement de son dossier. Pour cela, DS envoie des e-mails dans lesquels vous pouvez transmettre les informations que vous désirez.

Les e-mails automatiques

3 types d’emails sont envoyés automatiquement correspondant au 3 moments clés d’une démarche :

  • Lorsque l’usager soumet son dossier, il reçoit un accusé de réception

  • Lorsque l’instructeur décide de bloquer la possibilité pour l'usager de modifier son dossier, ce dernier reçoit un accusé de passage en instruction

  • Lorsque l’instructeur rend une décision sur le dossier, l’usager reçoit soit un accusé d'acceptation soit de rejet du dossier soit de classement sans suite

Ces e-mails sont totalement personnalisables : vous pouvez décider du corps et de l’objet de l’email. Pour cela, cliquez sur l'onglet « E-mails » dans la barre latérale de gauche. Vous avez alors une première barre pour l’objet puis une zone de texte ou vous pouvez rédiger votre mail.

Lorsque vous personnalisez votre mail, il est possible d’intégrer des balises de champs dans le corps du message en copiant le format de la balise dans le texte comme montré ci-dessus. Pour chaque champ dans votre formulaire usager ou dans vos annotations privées, une balise existe. Lorsque vous intégrez cette balise à votre message, l’information renseignée par l’usager pour le champ correspondant est automatiquement remontée dans le corps du mail.

Exemple : j’ai un champ adresse, et j’utilise ma balise adresse dans mon corps de texte comme suit : Attendu que vous habitez au –adresse--. Si l’usager a renseigné comme adresse 20 avenue de Ségur, il recevra un mail avec écrit : attendu que vous habitez au 20 avenue de Ségur.

Les balises sont notamment utiles pour remonter les annotations privées, car elles peuvent alors transmettre les commentaires renseignés par l’instructeur directement à l’usager.

Attestation

Les attestations sont des documents pdf qui sont délivrés en pièce-jointe des e-mails d’acceptation, et sont également disponibles au téléchargement sur l’espace personnel de l’usager. Comme pour les e-mails, l’attestation est totalement personnalisable notamment avec une signature et des balises. A la différence des e-mails, l’attestation est optionnelle. Pour l’activer, cliquer sur le bouton « Activer l’attestation » situé en bas à droite de l’écran.

Pour créer une attestation, rendez-vous sur l’onglet attestation. Vous pouvez alors :

  • choisir un logo qui sera présenté en haut de page,

  • rentrer un titre dans le champ « Titre »

  • écrire le corps de l’attestation dans le champ « Corps du document ». Il est possible de remonter des balises de champs dans le corps du message en copiant le format de la balise dans le texte.

  • choisir un tampon ou une signature scanné qui sera présenté en fin de document.

  • rentrer un texte de bas de page dans le champ « Adresse en bas de page ».

  • prévisualiser l’attestation en cliquant sur le bouton « Prévisualiser » situé en bas à gauche de l’écran. La prévisualisation s’ouvre dans un nouvel onglet.

10. Nommer des instructeurs

*Afin que la démarche soit publiée, il est nécessaire en amont d’en assigner la charge à des instructeurs, qui seront alors les seules habilités à traiter les dossiers déposés. Vous pouvez ajouter ou enlever des instructeurs à tout moment, même après la publication de la démarche.

*Pour nommer un instructeur, rendez-vous sur l’onglet instructeur puis rentrez l’adresse e-mail de l’instructeur dans le champ « E-mail » puis cliquer sur le bouton « Valider ». Une fois qu’il apparaît dans votre liste à gauche, cliquer sur le bouton « Ajouter » vert faisant figurer une flèche pour ajouter l’instructeur aux membres nommés sur cette démarche.

* Pour enlever un accompagnateur : cliquer sur le bouton « Enlever » bleu faisant figurer une flèche.

11. Publier sa démarche

En publiant une démarche vous rendez possible un dépôt des dossiers sur cette démarche. Attention cependant, seuls les personnes ayant accès au lien de la démarche pourront déposer un dossier. Donc, si vous avez publié pour tester, seuls les collègues à qui vous avez partagé ce lien pourront faire des dépôts.

Pour publier une démarche: cliquer sur le bouton « Publier » situé en haut à droite de l’écran. Une démarche publiée ne permet plus de modifier les champs crées dans le formulaire, dans les annotations privées et dans les pièces-jointes. Toutefois, il est toujours possible de modifier la description, les e-mails, l’attestation et les instructeurs assignés.

La publication de la démarche entraine son transfert automatique dans les démarches «Actives» et génère le lien unique de la démarche. C’est à vous de décider du nom de ce lien et surtout d’en décider la diffusion.

12. Archiver sa démarche.

Dans le cas d’un appel à projet, je peux vouloir bloquer le dépôt des dossiers après une date limite. C’est pourquoi il est possible d’archiver une démarche, ce qui entraîne la fermeture du dépôt des dossiers et la désactivation du lien URL. Pour ce faire, cliquer sur une démarche active, sur l’onglet « Publication » et cliquer sur le bouton « Archiver ». La démarche est automatiquement transférée dans les démarches archivées.

13. Transférer sa démarche

Une démarche d'un collègue peut ne pas être présente dans le catalogue des démarches car il faut 30 dossiers pour qu'elle y soit incluse.Cependant, vous pouvez tout de même partager votre démarche avec votre collègue. Pour ce faire, rendez-vous sur votre profil administrateur :

  • cliquer sur votre démarche

  • cliquer sur l'onglet publication

  • cliquer sur le bouton "envoyer une copie" ( en haut à droite)

  • renseigner l'adresse mail de votre collègue

Une copie de votre démarche apparaît alors dans ses démarches "En test".

14. Supprimer une démarche

Vous pouvez vouloir supprimer des démarches qui vous ont servies de test ou qui sont désormais archivée (mais cette suppression n’est pas obligatoire). Pour ce faire, il faut que l’administrateur nous envoie un mail .