Tutoriel administrateur

Comment créer sa démarche sur demarches-simplifiees.fr (DS) ?

Ce tutoriel fait le tour des étapes de création d’une démarche sur demarches-simplifiees.fr par un administrateur.

Vous avez des questions ? Vous pouvez nous contacter à tout moment depuis votre interface administrateur grâce au bandeau situé en haut de la page :

Version vidéo

Attention : nous apportons continuellement des améliorations à demarches-simplifiees.fr. De ce fait, la vidéo ci-dessous ne mentionne pas les dernières nouveautés. La documentation écrite qui suit la vidéo est, quant à elle, bien à jour.

Qu’est qu’un administrateur ?

Un administrateur est en charge de la construction du formulaire et de la gestion de la démarche en général. Il nomme les instructeurs et est automatiquement considéré comme instructeur c’est-à-dire qu’il a accès aux dossiers et peut les instruire. Pour ce faire, il devra néanmoins changer de profil pour passer du profil administrateur au profil instructeur.

1. Création d’un compte administrateur

Rendez-vous sur la page : https://www.demarches-simplifiees.fr/demandes/new

Les comptes administrateurs sont les seuls comptes que demarches-simplifiees.fr filtre. En effet, ils sont réservés aux seuls agents publics.

Une fois votre demande acceptée, vous recevrez un mail vous invitant à créer votre mot de passe. Pour ces raisons de sécurité, celui-ci doit atteindre une certaine complexité.

Attention, tous les 30 jours, une nouvelle fois pour des raisons de sécurité, nous vous enverrons un mail vous demandant de vérifier votre compte. Pas de panique : vous aurez simplement à cliquer sur le lien contenu dans le mail que nous vous enverrons automatiquement.

2. Se connecter à demarches-simplifiees.fr

Se rendre sur la page d’accueil et cliquer sur le bouton connexion en haut à droite. Vous arrivez alors sur la page de connexion. Rentrez l’email lié au compte demarches-simplifiees.fr et le mot de passe que vous avez indiqué lors de la création de votre compte.

3. Découvrir son tableau de bord des démarches créées

Après connexion, vous accédez à votre tableau de suivi des démarches.

Ce dernier est organisé en trois parties :

  • En test : Les démarches à l’état de brouillon sont celles créées mais non finalisées et non publiées. Aucun usager ne peut y déposer des dossiers et l’ensemble de leurs éléments peut être modifié.

  • Publiées : Une démarche est considérée publiée lorsque celle-ci est accessible via un lien url. Les usagers peuvent désormais y déposer des dossiers et la majorité des éléments de la démarche ne peuvent plus être modifiés.

  • Closes : Une démarche close est une démarche qui a été active mais qui désormais ne permet plus le dépôt de dossier par les usagers. Les dossiers déposés peuvent néanmoins toujours être instruits.

4. Créer une nouvelle démarche

Pour créer votre formulaire, vous devez cliquer sur le bouton « Nouvelle » situé en haut à droite du tableau de bord.

Deux possibilités s’offrent alors à vous : soit créer une nouvelle démarche à partir de zéro soit créer une nouvelle démarche à partir d’une démarche existante. Cette dernière possibilité permet de copier une démarche déjà publiée et utilisée par une autre administration et de l’adapter à sa situation.

Pour ce faire, il suffit de cliquer sur « cloner » et une copie de la démarche apparaît automatiquement dans les démarches en test. Vous pouvez aussi simplement consulter la démarche pour vous en faire une idée ou contacter directement l’administrateur de cette démarche.

Pour chercher une démarche dans le catalogue, utiliser le raccourci Ctrl+F et inscrivez vos mots clés dans la barre de recherche. Attention, le nom des démarches est laissé à la liberté des administrations, il n’est donc pas forcément homogène. Nous vous conseillons donc de tester plusieurs mots clés pour une même recherche. Par exemple, pour la dotation aux équipements pour les territoires ruraux, tester aussi le sigle DETR.

5. Décrire sa démarche

Après avoir cliqué sur le bouton pour créer votre démarche, une nouvelle page s’ouvre. Celle-ci permet de paramétrer la page de présentation de votre démarche. Ce seront les premières informations visibles par l’usager.

NB : Tous les champs marqués d'un astérisques sont obligatoires.

a) La première chose que l’on vous demande est d’indiquer le libellé de votre démarche c’est-à-dire son titre. Vous devez ensuite la décrire. Cette étape est importante car elle permet à l’usager de savoir s’il est bien sur la bonne démarche ce qui réduira d'autant le nombre de dossier mal orientés. Généralement dans la description, on indique le contexte et l’objectif de la démarche mais aussi le public visé. Une fois la description terminée, descendez tout en bas et cliquer sur «enregistrer ».

NB : Vous pouvez enregistrer votre avancement à tout moment et revenir dessus plus tard. Par contre, les informations remplies ne s’enregistrant pas automatiquement, nous vous conseillons de le faire par vous-même fréquemment.

b) Vous pouvez ensuite télécharger un logo. Celui-ci apparaîtra au-dessus du titre de votre démarche lorsque l’usager y voudra déposer un dossier.

Pour les personnes qui souhaitent avoir plusieurs logos, le plus simple est de copier-coller tous vos logos sur un fichier texte (doc) puis de faire une capture d’écran de tous vos logos.

c) Afin d’être en conformité avec le règlement européen pour la protection des données, vous devez désormais indiquer le temps de conservation des données.

d) De même, on vous demande aussi de renseigner votre cadre juridique, puisque dans l’intérêt de l’usager et de la protection de ses données, il est important de savoir ce qui vous autorise à lui demander des informations. Pas de panique néanmoins ! Le cadre juridique recoupe un ensemble vaste de textes, vous pouvez indiquer une loi, un décret mais aussi une délibération en conseil municipal ou un règlement intérieur. Vous pouvez télécharger votre texte ou simplement copier-coller le lien vers un site web qui le propose.

e) Vous pouvez ensuite télécharger une notice explicative. Une notice explicative est un document destiné à guider l’usager dans sa démarche. C’est un document que vous avez élaboré et qui peut prendre la forme d’un fichier doc, d’un pdf ou encore de diapositives. Le bouton pour télécharger cette notice apparaît en haut du formulaire pour l’usager.

L’ensemble des éléments que vous venez de renseigner seront les premières choses vu par l’usager après qu’il a cliqué sur le lien de votre démarche. Ils constituent la page d’accueil de votre démarche.

Exemple d'une page d'accueil

f) Choisir le public de sa démarche : personne morale ou particulier?

Vous devez choisir si votre démarche s’adresse à une personne morale ou un particulier. Ce choix va déterminer la seconde page de votre démarche, sur laquelle l’usager va être renvoyé après s’être connecté.

*Si vous vous choisissez de vous adresser à une personnes morales, on demande alors à l’usager de renseigner son numéro SIRET ce qui nous permet d’aller interroger directement les bases de l’INSEE, d’Infogreffe et du RNA et de recueillir automatiquement des informations sur les entreprises telle que leur raison social, leur adresse, leur code NAF.

*Si vous choisissez de vous adresser à un particulier, on demandera à l’usager de renseigner son nom et son prénom. Tant qu’il ne les aura pas indiqués, il ne pourra pas se rendre sur la troisième page, celle correspondant au corps de votre formulaire. Si vous choisissez cette option, nul besoin donc de lui demander dans votre formulaire son nom et prénom.

g) Enfin, vous pouvez choisir d’archiver automatiquement votre démarche. Cela permet de clore automatiquement le dépôt des dossiers à une date prévue. Avec cette option, lorsque la démarche est archivée tous les dossiers passent en instruction. Les dossiers à l'état de brouillon sont laissés en tant que brouillon et ne peuvent plus être soumis.Cette option est en particulier utile pour les appels à projet. Attention, lorsque vous indiquez 14 septembre, la clôture des dossiers s’effectue à minuit entre le 13 et le 14 septembre.

*Vous pouvez désormais passer à l’étape suivante en cliquant sur le bouton « Créer la démarche » en bas à droite de l’écran.

6. Indiquer à l’usager quel service est en charge de sa démarche

Conformément aux exigences RGPD, il vous est demandé d’indiquer à l’usager quel service instruit son dossier. Les informations fournies seront accessibles à l‘usager en bas de page tout au long de la démarche. Pour renseigner ces informations, rendez-vous sur l'onglet « Service », puis cliquez sur « nouveau service » si vous n’avez jamais rempli cet onglet pour de précédentes démarches.

Vous avez alors plusieurs champs à remplir.

Vous devez dans un second temps, affecter votre service à la démarche : cliquer sur le menu déroulant "choisir un service", sélectionnez le service souhaité, puis validez.

7. Nommer des co-administrateurs

Il est possible d'avoir plusieurs administrateurs sur une même démarche. Tous les administrateurs ont alors les mêmes droits et peuvent travailler sur la même démarche. Il est toutefois recommandé de ne pas travailler à plusieurs simultanément sur le créateur de champs d'une démarche sous peine de ne pas voir les modifications enregistrées.

Onglet "Administrateurs" d'une démarche

Pour ajouter un administrateur à une démarche, rendez-vous dans l'onglet "Administrateurs" de la démarche, puis ajouter l'adresse email de la personne. Attention : il faut que la personne dispose déjà des droits administrateur. Si ce n'est pas le cas, elle doit d'abord nous en faire la demande via le lien suivant : https://www.demarches-simplifiees.fr/demandes/new.

8. Créer son formulaire

Le corps de votre démarche est constitué par votre formulaire, c’est-à-dire les informations que vont vous fournir les usagers et qui vous permettront de valider leur demande ou non. Un formulaire se construit par empilement de champs, un champ correspondant à une information que vous demandez à l’usager. Par exemple si vous voulez les coordonnées d’un usager vous pouvez créer un champ « adresse », un champ « téléphone » et un champ « e-mail ».

A tout moment, vous pouvez prévisualiser le formulaire que vous êtes en train de créer en cliquant sur l’onglet prévisualisation.

Pour commencer votre formulaire, vous devez vous rendre dans l’onglet champ dans le menu situé à gauche de l’écran. Une fois sur la page champ, vous pouvez créer autant de champs que vous le désirez.

Pour créer un champ :

  • vous devez d’abord indiquer un libellé, c’est-à-dire le titre du champ.

  • Renseigner une description : vous pouvez ajouter une description afin de mieux renseigner l’usager sur l’information que vous attendez. Par exemple, si vous demandez le numéro de téléphone vous pouvez préciser : « renseigner un numéro sur lequel nous pouvons vous joindre entre 14h et 18h ».

A. Renseigner le type de champ

Le type de champ formate la manière dont l'usager vous donnera l'information demandée.

Plusieurs types de champ existent :

a) Texte

Par défaut, c’est le champ "Texte" qui est sélectionné, c’est-à-dire que l’usager répondra de manière libre. Il n'y a pas de limite de caractères, mais ce champ n'est pas adapté à une une réponse de plus de quelques mots.

b) Zone de texte

Ce champ est similaire au type "Texte" à la différence qu'il est adapté pour écrire une réponse longue. Il n'y a pas de limite de caractères.

c) Date

L'usager doit renseigner une date.

d) Date et heure

L'usager doit renseigner une date et un horaire.

Exemple d'un champ de type "Date et heure", en tant qu'usager

e) Nombre

L'usager doit renseigner un nombre entier.

f) Nombre décimal

L'usager doit renseigner un nombre, qui peut être décimal.

g) Case à cocher

Ce type de champ insère à gauche du libellé du champ une case que l'usager peut cocher.

Exemple d'utilisation d'un champ "case à cocher", en tant qu'usager

h) Civilité

L'usager peut choisir entre "Madame" et "Monsieur".

Exemple d'utilisation d'un champ "civilité", en tant qu'usager

i) Email

L'usager doit renseigner un email.

j) Téléphone

L'usager doit renseigner un numéro de téléphone.

k) Adresse

La demande à l’usager de rentrer une adresse avec une autocomplétion - l'adresse se complètent sans que l'usager n'ait besoin de l’écrire complètement - grâce à la connexion à la base d’adresse nationale.

l) Oui/Non

L'usager peut répondre par "oui" ou par "non" à la question posée dans le libellé du champ.

Exemple d'utilisation du champ "Oui/Non", en tant qu'usager

L'usager doit choisir une valeur parmi une liste que vous avez préalablement créée. Pour créer la liste, il suffit de mettre les valeurs dans l'encadré « Liste déroulante », en ne mettant qu'une valeur par ligne. Vous avez la possibilité d'ajouter des séparateurs entre des groupes des valeurs. Pour ce faire, formatez la valeur qui sert de séparateur par des "--", comme ceci : --valeur--. Cette valeur apparaîtra grisée et l'usager ne sera pas en mesure de la sélectionner. Voici un exemple :

Exemple d'un champ "Menu déroulant", en tant qu'administrateur
Exemple d'un champ "Menu déroulant", en tant qu'usager

n) Menu déroulant à choix multiple

Le principe est le même à la différence que l'usager pourra sélectionner plusieurs valeurs.

o) Deux menus déroulants liés

Ce champ autorise un premier niveau de conditionnalité, c'est à dire que le contenu du second menu change en fonction du choix fait par l’usager dans le premier. Par exemple, si mon premier menu propose les choix A, B, C et que l’usager fait le choix B alors apparaît le second menu déroulant avec les choix B1, B2, B3. Pour l'utiliser, remplissez la partie "Liste déroulante" avec le format suivant :

--A--
A1
A2
A3
--B--
B1
B2
B3
--C--
C1
C2
C3

Les choix du premier menu doivent donc être encadrés par des doubles tirets "--", tandis que les choix du second menu doivent être laissés tels quels. Voici un exemple :

Exemple d'un champ "Deux menus déroulants liés", en tant qu'administrateur
Exemple d'un champ "Deux menus déroulants liés", en tant qu'usager

p) Pays, régions, départements, communes

Ces quatre types de champ sont des menus déroulants dont les valeurs sont préétablies. Il n'est pas possible de les modifier.

q) Engagement

Ce champ est strictement identique au champ "case à cocher".

r) Titre de section

Le titre de section permet de segmenter votre formulaire. En effet, ce dernier se construisant de manière linéaire par empilement de champs, il convient de le structurer afin de le rendre plus facilement lisible par l’usager.

Exemple d'un titre de section, en tant qu'usager

s) Explication

Ce type de champ présente un texte sans possibilité de réponse qui vous permet d'expliquer un point plus en détails, de guider l'usager ou encore d'introduire des sous titres de section.

t) Lien vers un autre dossier

Ce type de champ donne la possibilité de relier deux dossiers déposés sur DS entre eux. Exemple : je fais une demande de subvention en 2019 et en 2020, je dois en faire le bilan. En choisissant ce type de champ, l’usager indique seulement le numéro du dossier 2019 dans son dossier 2020, et l’instructeur peut alors accéder facilement à la demande grâce à un lien présent dans le bilan.

Exemple d'un champ "Lien vers un autre dossier", en tant qu'usager

Pour accéder au premier dossier déposé par l'usager, l'instructeur de la seconde démarche devra également être instructeur de la première démarche. Il lui suffira alors de cliquer sur le lien, comme ci-dessous :

Exemple d'un champ "Lien vers un autre dossier", en tant qu'instructeur

u) Pièce justificative

Ce champ permet à l'usager d'ajouter à son dossier un document, quelque soit son format. La taille de chaque fichier doit être inférieure à 200 Mo. Il n'y a pas de limite globale de taille.

Vous avez également la possibilité de joindre un modèle de pièce justificative, que les usagers peuvent télécharger, remplir pour joindre à leur dossier. Cela est particulièrement utile dans les démarches impliquant l'utilisation de fichiers tableur.

NB : une fois la démarche publiée, les champs d'une démarche ne sont plus modifiables, à l'exception du modèle de pièce justificative. Pour mettre à jour ce dernier, il suffit de nous envoyer le nouveau modèle à notre adresse de contact en précisant le champ et le numéro de la procédure concernés.

v) SIRET

Ce champ permet de faire appel à l’API entreprise comme nous l’avons vu auparavant mais cette fois à tout moment dans le formulaire.

w) Carte

Ce champ permet de faire appel à l’API géo. Sur un fond de carte, l’usager vient dessiner la localisation de son projet. Sont alors automatiquement ressortis les parcelles cadastrales, les quartiers prioritaires et les parcelles agricoles touchés par ce projet.

x) Bloc répétable

Ce champ permet à l'usager de saisir un certain nombre de champs autant de fois qu'il le souhaite. Pour savoir comment l'utiliser, je vous invite à vous rendre sur la page dédiée en cliquant ici.

B. Renseigner un libellé

Après avoir choisi votre type de champ, vous devez indiquer un libellé, c’est-à-dire le titre du champ.

C. Renseigner une description

Vous pouvez ajouter une description afin de mieux renseigner l’usager sur l’information que vous attendez. Par exemple, si vous demandez le numéro de téléphone vous pouvez préciser : « renseigner un numéro sur lequel nous pouvons vous joindre entre 14h et 18h ».

D. Changer l’ordre des champs

Il est possible de modifier l’ordre des champs en les faisant monter ou descendre dans le formulaire. Pour ce faire, cliquez sur les flèches situées à gauche du champ comme suit :

E. Supprimer un champ

Pour supprimer un champ, cliquez sur le poubelle en haut à droite du champ, comme suit :

F. Rendre un champ obligatoire

Vous pouvez obliger l'usager en remplir un champ en cochant la case "Obligatoire". L'usager ne pourra alors pas déposer le dossier si le champ n'est pas rempli. Avant de cocher cette case, soyez bien sûr que tous les usagers disposeront de l'information demandée, car sinon l'usager ne pourra pas faire la démarche.

G. Prévisualiser le formulaire

Vous pouvez à tout moment prévisualiser votre formulaire en cliquant sur le bouton "Prévisualiser le formulaire" situé en haut de la page. Toutefois, des champs tels que les blocs répétables ne sont pas fonctionnels dans la partie prévisualisation. Il est donc recommandé de déposer un dossier en test pour avoir un véritable aperçu de ce que verra l'usager.

Le créateur de champs s'enregistrent automatiquement à chaque modification. Une fois tout vos champs créés, vous pouvez poursuivre la création de votre démarche en cliquant sur le bouton "Continuer" situé en haut à droit de la page.

A tout moment, vous pouvez tester votre démarche, du dépôt de dossier à son instruction, en vous rendant dans l'onglet "Test et publication", puis utilisez le lien disponible pour déposer un dossier en test. Attention : les dossiers en test sont supprimés à la moindre modification de la démarche. Nous vous recomm

9. Le processus d’instruction

Vous venez de finir votre formulaire, il convient désormais d’en prévoir les modalités d’instruction. Il s’agit de déterminer un cadre, un processus que suivra l’instructeur pour instruire les dossiers déposés par l’usager. A cette fin, demarches-simplifiees.fr vous propose d’utiliser des annotations privées, véritable formulaire à remplir cette fois par l’instructeur lorsque instruit un dossier. D’autres fonctionnalités comme les avis externes et la co-construction usager peuvent être utile dans l’élaboration d’un processus d’instruction. Néanmoins, vous n’avez pas besoin de les construire dès à présent.

Annotations privées

Les annotations privées sont l’équivalent du cadre réservé à l’administration présent sur les formulaires papiers. Ceux sont des champs à destination des instructeurs, qui ne pourront être vus et remplis seulement par eux.

En créant des champs « annotations privées », vous pouvez en tant qu’administrateur prévoir quelles sont les informations que doit analyser l’instructeur pour traiter le dossier. Par exemple, pour une démarche de demande provisoire de titre de travail pour un étudiant étranger, vous pouvez créer une annotation privée « Qualité de l’expérience universitaire ». L’instructeur saura donc qu’il doit analyser et renseigner ce point dans son évaluation générale pour la délivrance ou non du titre. Par ailleurs, comme sur DS, plusieurs instructeurs peuvent instruire le même dossier, les annotations privées peuvent permettre un dialogue entre eux.

Pour créer des annotations privées, rendez-vous dans l’onglet « Annotation privées », puis construisez vos annotations privées comme des champs normaux. Le modèle est exactement le même que pour le formulaire usager, c’est pourquoi on parle parfois de formulaire instructeur.

10. Informer l’usager sur l’état d’avancement de sa démarche

Vous venez de prévoir comment l’instruction aura lieu, il convient désormais de penser d’un point de vue usager à la vie de la démarche après la soumission du dossier . Dés à présent, vous devez imaginer comment vous allez informer l’usager sur l’état d’avancement de son dossier. Pour cela, DS envoie des e-mails dans lesquels vous pouvez transmettre les informations que vous désirez.

Les e-mails automatiques

3 types d’emails sont envoyés automatiquement correspondant au 3 moments clés d’une démarche :

  • Lorsque l’usager soumet son dossier, il reçoit un accusé de réception

  • Lorsque l’instructeur décide de bloquer la possibilité pour l'usager de modifier son dossier, ce dernier reçoit un accusé de passage en instruction

  • Lorsque l’instructeur rend une décision sur le dossier, l’usager reçoit soit un accusé d'acceptation soit de rejet du dossier soit de classement sans suite

Ces e-mails sont totalement personnalisables : vous pouvez décider du corps et de l’objet de l’email. Pour cela, cliquez sur l'onglet « E-mails » dans la barre latérale de gauche. Vous avez alors une première barre pour l’objet puis une zone de texte ou vous pouvez rédiger votre mail.

Lorsque vous personnalisez votre mail, il est possible d’intégrer des balises de champs dans le corps du message en copiant le format de la balise dans le texte comme montré ci-dessus. Pour chaque champ dans votre formulaire usager ou dans vos annotations privées, une balise existe. Lorsque vous intégrez cette balise à votre message, l’information renseignée par l’usager pour le champ correspondant est automatiquement remontée dans le corps du mail.

Exemple : j’ai un champ adresse, et j’utilise ma balise adresse dans mon corps de texte comme suit : Attendu que vous habitez au –adresse--. Si l’usager a renseigné comme adresse 20 avenue de Ségur, il recevra un mail avec écrit : attendu que vous habitez au 20 avenue de Ségur.

Les balises sont notamment utiles pour remonter les annotations privées, car elles peuvent alors transmettre les commentaires renseignés par l’instructeur directement à l’usager.

Attestation

Les attestations sont des documents pdf qui sont délivrés en pièce-jointe des e-mails d’acceptation, et sont également disponibles au téléchargement sur l’espace personnel de l’usager. Comme pour les e-mails, l’attestation est totalement personnalisable notamment avec une signature et des balises. A la différence des e-mails, l’attestation est optionnelle. Pour l’activer, cliquer sur le bouton « Activer l’attestation » situé en bas à droite de l’écran.

Pour créer une attestation, rendez-vous sur l’onglet attestation. Vous pouvez alors :

  • choisir un logo qui sera présenté en haut de page,

  • rentrer un titre dans le champ « Titre »

  • écrire le corps de l’attestation dans le champ « Corps du document ». Il est possible de remonter des éléments du dossier de l'usager grâce à l'utilisation de balises de champs. Pour cela, faites un copier-coller de l'une des balises disponibles en dessous du corps de l'attestation et insérez la dans votre texte. Il faut veiller à ce que la balise de votre texte soit identique à celle située sous le corps de l'attestation, sinon celle-ci ne fonctionnera pas.

  • choisir un tampon ou une signature scanné qui sera présenté en fin de document. Cette fonctionnalité vous offre aussi la possibilité d'insérer un code QR dans votre attestation.

  • rentrer un texte de bas de page dans le champ « Adresse en bas de page ».

  • prévisualiser l’attestation en cliquant sur le bouton « Prévisualiser » situé en bas à gauche de l’écran. La prévisualisation s’ouvre dans un nouvel onglet.

11. Nommer des instructeurs

Afin que la démarche soit publiée, il est nécessaire en amont d’en assigner la charge à des instructeurs, qui seront alors les seules habilités à traiter les dossiers déposés. Vous pouvez ajouter ou enlever des instructeurs à tout moment, même après la publication de la démarche.

A. Lors d'une instruction unique

  • Si vous souhaitez que l'ensemble des instructeurs aient accès à l'ensemble des dossiers, rendez-vous sur l’onglet instructeur puis rentrez l’adresse e-mail de l’instructeur dans le champ « E-mail » et cliquer sur le bouton « Valider ». Une fois qu’il apparaît dans votre liste à gauche, cliquer sur le bouton « Ajouter » vert faisant figurer une flèche pour ajouter l’instructeur aux membres nommés sur cette démarche.

  • Pour enlever un instructeur : cliquer sur le bouton « Enlever » bleu faisant figurer une flèche.

Attention : lorsque vous clonez une démarche, il faut recommencer le processus d'affectation des instructeurs à la démarche clonée.

B. Dans le cadre de l'utilisation du routage

Il est désormais possible d'affecter automatiquement les dossiers à des groupes d'instructeurs préalablement définis à l'avance. Pour en savoir plus, nous vous invitons à consulter notre page consacrée à la fonction routage en cliquant ici.

12. Proposez l'évaluation de votre démarche par les usagers

Vous pouvez proposer à vos usagers d'évaluer la qualité de votre démarche grâce à l'outil "MonAvis" mis à disposition par l'Observatoire de la qualité des démarches en ligne. Demarches-simplifiees.fr permet en effet l'intégration facile de l'outil "MonAvis" au sein de votre démarche. Pour en savoir plus, vous pouvez consulter l'article dédié en cliquant ici.

13. Publier sa démarche

Avant de publier votre démarche, il est nécessaire d'avoir fait un test global de celle-ci, du dépôt du dossier à l'instruction complète de celui-ci, grâce au lien de test disponible dans l'onglet "Test et publication" de la démarche.

La publication de la démarche génère un lien de la forme "https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/xxxxx". Les usagers qui disposent de ce lien pourront déposer un dossier. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet "Test et publication", puis cliquez sur le bouton vert "Publier". La fenêtre suivante apparaît :

Nous vous recommandons de personnaliser la partie de l'url située après "/commencer/" avec des mots lisibles par l'usager. La partie "https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/" de l'url n'est pas personnalisable.

Vous devez ensuite indiquer où les usagers trouveront le lien de la démarche. Si ce n'est pas sur un site internet, vous pouvez indiquer le moyen de diffusion utilisé comme "mail". Cliquez enfin sur "Publier" pour finaliser la publication.

Attention : une fois la démarche publiée, les onglets suivants de la démarche ne sont plus accessibles :

  • Champs

  • Annotations privées

Les onglets suivants restent modifiables, de la même manière que lorsque votre démarche était en test :

  • Description

  • Service

  • Administrateurs

  • Instructeurs

  • E-mails

  • Attestation

  • MonAvis

14. Archiver sa démarche

Dans le cas d’un appel à projet, je peux vouloir bloquer le dépôt des dossiers après une date limite. C’est pourquoi il est possible d’archiver une démarche, ce qui entraîne la fermeture du dépôt des dossiers et la désactivation du lien URL. Pour ce faire, cliquez sur une démarche active, sur l’onglet « Publication » et cliquez sur le bouton « Archiver ». La démarche est automatiquement transférée dans les démarches closes.

15. Transférer sa démarche

Une démarche d'un collègue peut ne pas être présente dans le catalogue des démarches car il faut 30 dossiers pour qu'elle y soit incluse. Cependant, vous pouvez tout de même partager votre démarche avec votre collègue. Pour ce faire, rendez-vous sur votre profil administrateur :

  • cliquer sur votre démarche

  • cliquer sur l'onglet publication

  • cliquer sur le bouton "envoyer une copie" ( en haut à droite)

  • renseigner l'adresse mail de votre collègue

Une copie de votre démarche apparaît alors dans ses démarches "En test".

16. Supprimer une démarche

Vous pouvez vouloir supprimer des démarches qui vous ont servies de test ou qui sont désormais archivée (mais cette suppression n’est pas obligatoire). Pour ce faire, il faut que l’administrateur nous envoie un mail.