Ce tutoriel fait le tour des étapes de création d’une procédure sur demarches-simplifiees.fr par un administrateur.

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1. Création d’un compte administrateur

Rendez-vous sur la page : https://www.demarches-simplifiees.fr/demandes/new

2. Se connecter à demarches-simplifiees.fr

Se rendre sur la page de connexion de demarches-simplifiees.fr avec l’URL suivante : https://www.demarches-simplifiees.fr/users/sign_in

Rentrer l’email lié au compte demarches-simplifiees.fr et le mot de passe communiqué par l’équipe demarches-simplifiees.fr.

3. Tableau de bord des procédures créées

Après connexion, l’administrateur accède au tableau de suivi des procédures qu’il a créé.

Le tableau est organisé en trois parties :

  • Brouillons :

Les procédures à l’état de brouillon sont celles créées mais non finalisées et non publiées.

  • Actives :

Une procédure est considérée active lorsqu’elle est finalisée et publiée.

La publication de la procédure génère une URL qui permet d’accéder au dépôt de dossier sur la procédure. Cette URL doit être communiquée aux usagers afin qu’ils déposent leur dossier sur demarches-simplifiees.fr.

  • Archivées :

Une procédure archivée ne permet plus le dépôt de dossier par les usagers. Elles sont toujours visibles par les accompagnateurs afin de procéder à l’instruction des dossiers.

Cliquer sur le bouton « Mettre à jour » pour enregistrer ou sur le bouton « Annuler » pour ignorer les modifications apportées.

4. Créer une nouvelle procédure

Cliquer sur le bouton « Nouvelle » situé en haut à droite du tableau de bord.

Description de la procédure

Après avoir cliqué sur le bouton « Nouvelle », une nouvelle page s’ouvre. Cette page permet de paramétrer la page de présentation de la procédure. C’est la première page visible par l’usager lorsqu’il initie le dépôt d’un dossier.

Les champs à côté desquels figure un astérisque sont obligatoires afin de créer une procédure.

* Ajouter un logo : cliquer sur le bouton « Parcourir », sélectionner l’image souhaitée et cliquer sur le bouton « Ouvrir ».

* Drapeau européen : sélectionner la possibilité de faire figurer le drapeau européen en cliquant sur la case « Afficher le drapeau européen ».

* Cartographie : Il est possible de faire figurer sur le formulaire une carte permettant à l’usager de dessiner la zone géographique concernée. Les données cadastrales et/ou les zones prioritaires sont automatiquement remontées. Cliquer sur la case « Utilisation de la cartographie ».

* Choix d’une procédure adressée à une personne physique ou un public disposant d’un numéro SIRET :

Par défaut la procédure est adressée à un public possédant un numéro SIRET (entreprise, collectivité, association, etc.). La première information demandnnée à l’usager lors du dépôt du dossier est alors le numéro SIRET.

Le numéro SIRET permet d’obtenir des informations auprès de l’Insee et d’Infogreffe de manière automatique.

Dans le cas où la procédure s’adresse à une personne physique, cliquer sur la case « Cette procédure s'adresse à un public qui ne possède pas (ou pas encore) de numéro SIRET, qui doivent donc s'identifier en tant que personne physique. ». Les premières informations demandées à l’usager sont alors le nom, le prénom et la date de naissance.

* Archivage automatique : Il est possible de programmer la date d’archivage de la procédure. Cliquer sur le champ vide et sélectionner la date sur le calendrier. L’archivage de la procédure entraine la fermeture du dépôt de dossier pour les usagers et le passage en instruction de tous les dossiers déposés. Les dossiers à l'état de brouillon sont laissés en tant que brouillon et ne peuvent plus être soumis. Les dossiers en construction seront automatiquement passés en instruction.

Cadre juridique

Aide sur le cadre juridique en cours de rédaction.

* Passer à l’étape suivante : cliquer sur le bouton « Valider » en bas à droite de l’écran.

Création de champs

Après validation de la description, l’administrateur est redirigé sur la page de création de champs repérable à l’onglet « Champs » dans le menu situé à gauche de l’écran.

Pour créer un champ :

* Rentrer un libellé de champ

* Choisir le type de champ souhaité dans la liste.

Quelques types de champs spécifiques :

  • Zone de texte : permet des fonctionnalités de traitement de texte à l’usager

  • Checkbox : permet à l’usager de sélectionner un élément en cochant une case

  • Menu déroulant : permet à l’usager de sélectionner un élément dans une liste donnée. Dans l’encadré « Liste déroulante », écrire une valeur par ligne. Il est possible d’ajouter un séparateur entre chaque valeur en formatant les valeurs de la manière suivante : --valeur--

  • Menu déroulant à choix multiples : permet à l’usager de sélectionner plusieurs valeurs dans la liste.

  • Engagement : en cliquant sur une case, l’usager s’engage à ce qu’il est prévu dans le libellé du champ.

  • Titre de section : permet de créer un titre afin d’organiser le formulaire en sections. Le titre apparait sous forme d’un encadré bleu.

  • Explication : permet de présenter une explication à l’usager afin d’apporter des précisions ou de présenter des mentions légales.

  • Lien vers un autre dossier: permet de demander à l’usager de renseigner un numéro de dossier d’une autre procédure qui serait lié à la procédure présente. Cela permet à l’accompagnateur de consulter les deux dossiers (à condition qu’il soit nommé accompagnateur sur les deux procédures).

  • Deux menus déroulants liés : permet de faire deux menu déroulants, dont le contenu du second change selon le choix fait par l'utilisateur au premier. Pour l'utiliser, remplissez la partie "Liste déroulante" avec le format suivant : --Fiction-- Romans Nouvelles Science-Fiction --Bandes dessinées-- Jeunesse Mangas --Sciences-- Sciences humaines Sciences sociales avec : - "Fiction", "Bandes dessinées", "Sciences" : les choix de premier niveau, qui seront affichés dans la première liste - "Romans", "Nouvelles", "Science-fiction" : les choix de second niveau, qui seront affichés dans la seconde liste selon l'option choisie dans la première liste

* Ajouter une description au champ qui sera visible en dessous du champ (facultatif)

* Choisir si le champ est obligatoire ou facultatif en cochant ou non la case « Obligatoire »

* Cliquer sur le bouton « Ajouter le champ »

Changer l’ordre des champs

Il est possible de modifier l’ordre des champs en les faisant monter ou descendre dans le formulaire. Cliquer sur les fleches situées à droite du champ comme suit:

Supprimer un champ

Pour supprimer un champ, cliquer sur le bouton rouge faisant figurer une poubelle comme suit:

Ajout de champ de pièces-jointes

Cliquer sur l’onglet « Pièces-jointes » situé à gauche de l’écran.

* Rentrer le libellé de la pièce-jointe souhaitée

* Ajouter une description qui sera visible sous le libellé (facultatif)

* Choisir si la pièce-jointe est obligatoire ou facultative en cochant ou non la case « Obligatoire »

* Cliquer sur le bouton « Ajouter la pièce »

Ajout d’un lien vers un fichier annexe à remplir par l’usager

L’administrateur peut prévoir un fichier annexe au formulaire à remplir par l’usager (par exemple un tableau Excel). Ce fichier est mis à disposition des usagers dans la partie « Pièces-jointes » sous forme d’un lien.

Ajouter le lien dans le champ « Lien du formulaire vierge ». L’usager, en cliquant sur le lien, télécharge le fichier, rempli le tableau et ajoute le ficher en pièce-jointe comme suit :

Annotations privées

Les annotations privées sont l’équivalent du cadre réservé à l’administration présent sur les formulaires papiers.

L’onglet « Annotation privées » permet d’éditer des champs qui seront remplis par les accompagnateurset exclusivement visibles par les accompagnateurs.

Les annotations privées se créées comme des champs normaux.

E-mails

Des e-mails automatiques sont envoyés à l’usager afin l’avertir de l’avancée du traitement de son dossier :

  • Accusé de réception

  • Accusé de passage en instruction

  • Accusé d'acceptation/de reject du dossier/de classement sans suite

Ces e-mail sont personnalisables : si vous souhaitez rajouter des précisions au texte par défaut, vous pouvez éditer le contenu du message envoyé.

Pour cela, cliquez sur l'onglet « E-mails » dans la barre latérale de gauche.

Il est possible de remonter des balises de champs dans le corps du message en copiant le format de la balise dans le texte comme suit :

Prévisualisation

L’onglet prévisualisation permet d’avoir un rendu du formulaire tel qu’il sera présenté aux usagers. Plus précisément, la prévisualisation présente le rendu de l’onglet champs et de l’onglet pièces-jointes.

Attestation

Les attestations, si elles sont activées, sont délivrées en pièce-jointe des e-mails aux usagers lorsque leurs dossiers sont acceptés, et sont également disponibles au téléchargement sur leur espace personnel.

Pour créer une attestation :

* Choisir un logo qui sera présenté en haut de page : Cliquer sur le bouton « Parcourir », sélectionner l’image puis cliquer sur le bouton « Ouvrir ».

* Rentrer un titre dans le champ « Titre »

* Rentrer le corps de l’attestation dans le champ « Corps du document ». Il est possible de remonter des balises de champs dans le corps du message en copiant le format de la balise dans le texte.

* Choisir un tampon ou une signature numérique qui sera présentée en fin de document : Cliquer sur le bouton « Parcourir », sélectionner l’image puis cliquer sur le bouton « Ouvrir ».

* Rentrer une adresse en bas de pagedans le champ « Adresse en bas de page »

* Prévisualiser l’attestation en cliquant sur le bouton « Prévisualiser » situé en bas à gauche de l’écran. La prévisualisation s’ouvre dans un nouvel onglet.

* Activer l’attestation : cliquer sur le bouton « Activer l’attestation » situé en bas à droite de l’écran.

Service

Conformément aux exigences RGPD, il vous est demandé de compéter l'onglet « Service ». Vous le retrouverez dans le menu bleu à gauche de l'écran, au-dessus de l'onglet "acccompagnateur". Il s'agit de donner quelques renseignements sur le service qui instruira la procédure.

Pour cela, vous devez dans un premier temps ajouter un service dans la liste des services en cliquant sur "nouveau service".

Vous aurez alors plusieurs champs à remplir.

Vous devez dans un second temps, affecter votre service à la procédure: cliquer sur le menu déroulant "choisir un service", sélectionnez le service souhaité, puis validez.

Accompagnateurs

Afin que la procédure soit publiée, il est nécessaire en amont d’assigner la procédure à des accompagnateurs qui seront en charge de l’instruction du dossier.

* Rentrer l’adresse e-mail de l’accompagnateur dans le champ « E-mail » puis cliquer sur le bouton « Valider ».

* Cliquer sur le bouton « Ajouter » vert faisant figurer une flèche pour ajouter l’accompagnateur.

* Pour enlever un accompagnateur : cliquer sur le bouton « Enlever » bleu faisant figurer une flèche.

Informations

Cet onglet présente un récapitulatif des champs crées dans la procédure et permet le suivi du nombre de dossiers déposés, traités et archivés une fois la procédure publiée.

Il permet également deux actions :

Publier la procédure :

Pour publier une procédure: cliquer sur le bouton « Publier » situé en haut à droite de l’écran.

Une procédure publiée ne permet plus de modifier les champs crées dans le formulaire, dans les annotations privées et dans les pièces-jointes. Toutefois, il est toujours possible de modifier la description, les e-mails, l’attestation et les accompagnateurs assignés.

La publication de la procédure entraine son transfert automatique dans les procédures «Actives» et génère l’URL unique de la procédure.

Transférer une procédure :

Il est possible de transférer une procédure sur un autre compte: cliquer sur le bouton « Transférer » en haut à droite de l’écran, rentrer le mail lié au compte demarches-simplifiees.fr destinataire puis cliquer sur « Envoyer ».

La procédure transférée apparait dans les brouillons du compte destinataire.

5. Cloner une procédure

Cliquer sur le logo demarches-simplifiees.fr en haut à gauche de l’écran afin d’afficher le tableau de bord.

Cliquer sur le bouton « Cloner » situé à droite de chaque procédure.

La page de description de la procédure s’ouvre. Il est alors possible de la modifier.

Il est possible de cloner une procédure brouillon, active ou archivée.

6. Archiver une procédure

Il est possible d’archiver une procédure active. L’archivage entraine la fermeture du dépôt des dossiers et la désactivation de l’URL.

Cliquer sur une procédure active, sur l’onglet « Informations » cliquer sur le bouton « Archiver ».

La procédure est automatiquement transférée dans les procédures archivées.

7. Supprimer une procédure

Il existe deux cas de suppression d’une procédure :

* Supprimer un brouillon : sur le tableau de bord dans l’onglet « Brouillons », cliquer sur le bouton rouge faisant figurer une croix à droite de la procédure comme suit :

* Supprimer une procédure active ou archivée : cliquer sur la procédure, cliquer sur l’onglet « Informations », cliquer sur le bouton rouge « J’ai compris, je supprime la procédure » puis sur la fenêtre de confirmation cliquer sur OK. La suppression d’une procédure est définitive. Dans le cas où des dossiers ont été déposés sur la procédure, les dossiers seront aussi supprimés.