Tutoriel instructeur

Comment instruire un dossier sur demarches-simplifiees.fr ?

Ce tutoriel détaille les étapes d’instruction d'un dossier sur demarches-simplifiees.fr par un instructeur.

Version vidéo

Attention : nous apportons continuellement des améliorations à demarches-simplifiees.fr. De ce fait, la vidéo ci-dessous n'est pas nécessairement à jour contrairement à la documentation écrite qui suit.

Qu'est-ce qu'un instructeur ?

Un instructeur est une personne nommée par un administrateur afin de prendre en charge le traitement et l'instruction des dossiers d'une démarche administrative.

L'instructeur a accès au contenu des dossiers de la démarche sur laquelle il a été nommé (champs renseignés, pièces justificatives, messagerie). Il dispose des droits pour statuer sur le dossier (acceptation, classement sans suite, refus) et peut inviter un tiers à consulter un dossier afin d'émettre un avis sur celui-ci.

1. Se connecter à demarches-simplifiees.fr

  • Réception du message d’invitation à devenir instructeur sur une procédure :

Un instructeur nommé pour la première fois par un administrateur pour suivre une procédure reçoit une invitation par e-mail :

Ce lien renvoie à la page suivante :

L'adresse e-mail affichée sera celle de l'instructeur

Cette page permet à l'instructeur de définir le mot de passe qui sera associé à son compte, et qu'il utilisera ultérieurement pour se connecter à demarches-simplifiees.fr.

Si vous devez confirmer votre compte à chaque connexion, veuillez consulter la page dédiée.

2. Le tableau de suivi des procédures

Le tableau de suivi des démarches permet à l’instructeur d’avoir une vue d’ensemble des procédures pour lesquelles il a été nommé.

"Test instructeurs" est ici le libellé de la démarche

Cliquer sur l'une des procédures permet d'accéder au détail de celle-ci. Par défaut la procédure s’ouvre sur les dossiers « à suivre ».

Les dossiers sont classés selon leur stade de traitement : à suivre, suivi, traité, tous les dossiers et archivé.

Les onglets représentant les stades du dossier

Ces différents stades de traitement correspondent à :

  • à suivre : onglet contenant l'ensemble des dossiers qui ne sont suivis par aucun instructeur

  • suivi : onglet listant seulement les dossiers suivis par l'instructeur connecté ;

  • traité : dossiers sur lesquels un instructeur a statué ;

  • tous les dossiers : regroupe l'ensemble des dossiers dont ceux suivis par les instructeurs autres que celui connecté ;

  • archivé : dossiers archivés par un instructeur.

A. Personnaliser le tableau de suivi des dossiers

Le tableau de suivi des dossiers est paramétrable afin de modifier ou d’ajouter des colonnes faisant figurer des champs relatifs à la procédure.

Cliquer sur le bouton personnaliser, en haut à droite, puis cliquer sur le champ de recherche et sélectionner le champ souhaité ; enfin cliquer sur le bouton « enregistrer » comme suit :

Localisation du bouton "Personnaliser"
Choix d'une colonne et enregistrement

Un champ peut être retiré du tableau de suivi : cliquer de nouveau sur personnaliser, puis sur la croix figurant sur le libellé du champ en question puis sur le bouton « enregistrer », comme suit :

Utiliser la croix pour retirer une colonne

Si vous retirez toutes les colonnes depuis le bouton "Personnaliser", seul les numéros des dossiers seront affichés en plus du statut de ceux-ci.

B. Filtrer les dossiers

Il est possible de filtrer les dossiers à l'aide des champs présents dans la procédure.

Cliquer sur le bouton « Filtrer », sélectionner un champ, puis une valeur associée à ce champs et cliquer sur le bouton « Ajouter un filtre » comme suit :

Localisation du bouton "Filtrer"

Vous aurez alors accès à l'ensemble des champs du formulaire pour filtrer les dossiers : sélectionner la colonne voulue, puis saisir une valeur et cliquer sur le bouton "Ajouter le filtre".

Attention : en raison d'un bug, les champs pour lesquels l'usager doit répondre par "Oui" ou par "Non" doivent ici être respectivement filtrés par "True" ou "False".

C. Trier les dossiers

Il possible de trier les dossiers par ordre alphabétique et/ou numérique en cliquant sur la colonne souhaitée, en plus des options de filtre et de personnalisation sus-mentionnés.

Dans l'exemple suivant, la colonne "Nom" est affichée à la place de la colonne par défaut "Demandeur" (qui affiche l'adresse e-mail associée au compte de l'usager). Le tri par défaut porte sur les numéros de dossiers (les dossiers sont alors affichés selon la date de dépôt, du plus récent au plus ancien).

Affichage avec le tri par défaut

En cliquant sur la colonne "Nom", l'affichage est modifié :

Affichage avec un tri par ordre alphabétique sur le nom

En cliquant de nouveau sur la même colonne, le tri est effectué en sens inverse.

D. Suivre un dossier

Les dossiers déposés sont regroupés par défaut sous le statut « à suivre ».

Un dossier à suivre a le statut « en construction ». Il est consultable et modifiable par l’usager.

Pour suivre un dossier cliquer sur le bouton « Suivre le dossier ». Le dossier est alors automatiquement transféré dans les dossiers avec le statut « suivi ».

Suivre un dossier signifie s’attribuer le traitement de celui-ci et permet de le "sortir" de la liste de tous les dossiers à suivre. En suivant un dossier, l'instructeur sera alors notifié via une pastille orange sur le dossier, si ce dernier a été modifié par l'usager ou si l'usager a écrit un nouveau message. Il est donc important que chaque dossier instruit soit suivi par au moins un instructeur afin que le service instructeur soit alerté en cas de changement concernant le dossier.

Plusieurs instructeurs peuvent suivre le même dossier.

4. Instruire un dossier

A. Présentation des onglets

L’instructeur a accès à un ensemble de fonctionnalités :

- Demande :

Cet onglet est un récapitulatif du dossier qui permet notamment d'identifier le demandeur et affiche les champs du formulaire tels que remplis par l’usager.

- Annotations privées :

Équivalent du cadre réservé à l’administration sur les formulaires papiers, il permet à l’instructeur de saisir les informations demandées par l’administration pour le suivi du traitement des dossiers.

Ce cadre est strictement réservé aux instructeurs et n’est visible ni par les usagers, ni par les personnes invitées à consulter le dossier.

Il est possible qu’il ne figure aucune annotation privée à remplir si la procédure n'en prévoit pas.

Une fois les annotations renseignées, il convient de cliquer sur le bouton "Sauvegarder" afin d'enregistrer toute modification.

- Avis externes :

Cette fonctionnalité permet à l’instructeur d’inviter un tiers, un "expert", à rendre un avis sur le dossier.

L'instructeur à l'origine de l'invitation doit renseigner au moins une adresse e-mail, chaque adresse correspondant à un expert qui sera invité, par e-mail, à formuler un avis sur le dossier en question.

La fonctionnalité permet également à l'instructeur de personnaliser le message qui sera adressé à l'expert.

Les avis externes ne sont pas visibles par l'usager. Il revient en revanche à l'instructeur de choisir si l'avis sera confidentiel (visible par les instructeurs uniquement) ou visible par les autres experts invités en cliquant sur le bouton "Cet avis sera" :

Les deux options de visibilité des avis

Une fois l'adresse e-mail, le message et l'option de visibilité de l'avis renseignés, cliquer sur le bouton "Demander un avis" envoie une invitation par e-mail à l'expert.

Localisation du bouton "Demander un avis"

Il n'y a pas de limite sur le nombre d'avis que l'on peut demander.

- Messagerie :

La messagerie permet à l’instructeur d’échanger directement avec l’usager par messages sur le dossier afin de faciliter l’instruction de celui-ci. Le fil de messagerie permet de garder l’historique des échanges avec l’usager de manière centralisée.

Pour envoyer un message à l’usager : taper le contenu du message puis cliquer sur le bouton « Envoyer ».

Pour envoyer une pièce-jointe à l’usager : cliquer sur le bouton « Parcourir », sélectionner un fichier puis cliquer sur le bouton « Envoyer ». Une pièce-jointe ne peut pas être envoyée seule, il est nécessaire de taper un texte dans le corps du message.

La capacité maximale d’envoi de pièce-jointe est de 300Mo par pièce envoyée.

Attention si vous commencez à saisir un message : ne quittez pas la page en cours car le brouillon du message n'est pas sauvegardé.

- Personnes impliquées :

Cet onglet fait office de récapitulatif de l'ensemble des personnes contribuant au traitement du dossier : il contient la liste des instructeurs suivant le dossier et des experts invités à rendre un avis.

A partir de cet onglet, il est également possible d'envoyer le dossier à un autre instructeur qui a été au préalable nommé sur la procédure. Celui-ci suivra alors automatiquement le dossier concerné et recevra également un mail lui indiquant que le dossier lui a été transmis.

Exemple d'un dossier sur lequel un seul instructeur est impliqué

B. Premières étapes : construction et instruction du dossier

- Dossier en construction

Une fois un dossier déposé par un usager, ce dossier est au stade "En construction". Le statut du dossier est notifié en haut à droite de l'écran :

Un dossier en construction reste modifiable par l'usager. Ce stade permet à l'instructeur de s'assurer de la complétude du dossier. En cas d'information manquante, l'instructeur peut les réclamer à l'usager grâce à la messagerie.

- Passer le dossier en instruction :

Une fois le dossier complet, il convient de passer ce dossier au statut "En instruction" afin d'empêcher toute nouvelle modification par l'usager. Pour cela, cliquez sur le bouton « En construction » en haut à droite de l’écran puis cliquez sur le bouton « Passer en instruction ».

L’instructeur peut à tout moment passer un dossier « En construction » en « Instruction ». Un dossier en instruction n’est plus modifiable par l’usager.

Un message automatique est envoyé à l’usager au moment du passage en instruction afin de l’avertir qu’il ne peut plus modifier son dossier.

Toutefois, les échanges de messages et de documents entre l’instructeur et l’usager restent possibles à travers la messagerie.

- Repasser le dossier en construction :

Il est possible pour l’instructeur de repasser le dossier en construction afin de permettre à l’usager de compléter son dossier.

Cliquer sur le bouton « En instruction » en haut à droite de l’écran puis cliquer sur le bouton « Repasser en construction ». L’instructeur est alors invité à confirmer son choix de repassage en construction en cliquant sur le bouton « OK ».

C. Rendre une décision sur le dossier

L’instruction du dossier peut aboutir à trois décisions : Accepter, Classer sans suite et Refuser.

Dans les trois cas, la décision peut être motivée par le biais d'un encart spécial : ce motif est optionnel en cas d'acceptation, mais obligatoire dans les deux autres cas. Celui-ci peut par ailleurs apparaître ou pas dans les e-mails reçus par l'usager ou sur l'attestation en fonction des paramètres retenus par l'administrateur de la procédure.

Par ailleurs il est également possible de joindre un justificatif à la décision, lequel sera reçu par l'usager sur la boîte e-mail associée à son compte.

a. Accepter

Cliquez sur le bouton « En instruction » en haut à droite de l’écran puis cliquer sur le bouton « Accepter ». L’instructeur peut alors rédiger une motivation qui sera consultable par l’usager dans son dossier après acceptation. Dans le cas d'une acceptation, cette motivation reste optionnelle. Cliquer sur le bouton « Valider la décision ». Confirmez le choix de validation en cliquant sur le bouton « OK ».

Un message automatique est envoyé à l’usager afin de le notifier de l’acceptation de son dossier. La motivation est consultable par l'usager sur son dossier. Elle peut aussi être envoyée dans le corps du message automatique si le message a été paramétré ainsi par l'administrateur.

Le dossier passe automatiquement dans l’onglet des dossiers traités.

Bouton "Accepter"

b. Classer sans suite

Cliquez sur le bouton « En instruction » en haut à droite de l’écran puis cliquer sur le bouton « Classer sans suite ». L’instructeur doit alors remplir une motivation qui sera consultable par l’usager dans son dossier après classement sans suite. Cliquez sur le bouton « Valider la décision ». Confirmez le choix de validation en cliquant sur le bouton « OK» .

Aucun message de notification n’est envoyé à l’usager. Le dossier passe automatiquement dans l’onglet des dossiers traités.

Bouton "Classer sans suite"

c. Refuser

Cliquez sur le bouton « En instruction » en haut à droite de l’écran puis cliquer sur le bouton « Refuser ». L’instructeur doit alors rédiger une motivation qui sera consultable par l’usager dans son dossier après acceptation. Cliquez sur le bouton « Valider la décision ». Confirmez le choix de validation en cliquant sur le bouton « OK ».

Un message automatique est envoyé à l’usager afin de le notifier du refus de son dossier. La motivation est consultable par l'usager sur son dossier. Elle peut aussi être envoyée dans le corps du message automatique si le message a été paramétré ainsi par l'administrateur.

Le dossier passe automatiquement dans l’onglet des dossiers traités.

Bouton "Refuser"

d. Repasser un dossier en instruction

Une fois la décision prise, si celle-ci a été prise par erreur ou si l'instructeur souhaite revenir sur sa décision, il est possible de repasser le dossier en instruction.

Cliquez sur le bouton relatif au statut du dossier (Accepté, Classé sans suite ou Refusé) en haut à droite de l’écran puis cliquez sur le bouton « Repasser en instruction».

Attention : l'acceptation d'un dossier est une action créatrice de droits. Revenir sur cette décision dans un délai supérieur à 4 mois après l'avoir prise peut vous exposer à des poursuites de la part de l'usager.

e. Archiver un dossier

Cette fonctionnalité permet à l’instructeur d’avoir une vision plus claire du suivi des dossiers. Le fait d'archiver un dossier désactive la messagerie de celui-ci. Vous ne recevrez également plus de notifications le concernant. Les dossiers restent toutefois consultables par l'instructeur.

Dans l’onglet « Traité » cliquer sur le bouton « Archiver le dossier ». Le dossier est automatiquement transféré dans l’onglet « archivé ».

Il est possible de repasser le dossier dans l’onglet « traité » en cliquant sur le bouton « Désarchiver le dossier » depuis l'onglet « archivé ». Le dossier est automatiquement transféré dans l’onglet « traité ».

5. Extraire les dossiers

A. Extraire les dossiers

L’ensemble des dossiers est téléchargeable sous la forme d'un tableur récapitulatif aux formats .csv, .xlsx ou .ods.

Cliquer sur le bouton « Télécharger tous les dossiers » en haut à droite de l’écran. Un menu déroulant s'affiche alors pour proposer un export selon le format souhaité :

  • demander un export au format .xlsx

  • demander un export au format .csv

  • demander un export au format .ods

Cliquer sur le format souhaité afin de lancer la préparation du fichier d'extraction :

Préparation d'un export au format .xlsx

Un message s'affiche (en vert ci-dessus) afin d'informer que le fichier est en cours de préparation.

Après quelques minutes (environ 5 minutes), vous pouvez rafraichir la page afin d'accéder au bouton de téléchargement.

Lorsque le libellé du bouton change (il passe de "Demander un export" à "Télécharger l'export"), vous pouvez télécharger votre fichier. Vous n'êtes pas obligé de rester sur cette page durant la génération du fichier tableur.

La préparation du fichier d'export peut prendre plus de temps selon le nombre de dossiers déposés.

Le tableau d’extraction des dossiers contient autant de colonnes que de champs dans la procédure et présente un dossier par ligne, pour plus d'informations sur l'extraction des données, vous pouvez consultant la page dédiée en cliquant ici.

Attention : veillez à désactiver les extensions de blocage de publicités qui peuvent empêcher le téléchargement du fichier d'export.

B. Extraire les dossiers et les pièces jointes

Le tableau d'extraction des dossiers ne contient pas les pièces jointes par les usagers à leurs dossiers. Vous pouvez télécharger l'ensemble des pièces jointes, dossier par dossier, en utilisant le bouton "Télécharger toutes les pièces jointes". Si vous souhaitez télécharger l'ensemble des pièces jointes de tous les dossiers, il faut utiliser notre API.

6. Autres paramètres

A. Notifications de mise à jour d'un dossier

Toute modification effectuée par l’usager sur un dossier suivi ou traité génère une notification du côté instructeur afin de l’en avertir. Cette notification est représentée par une pastille orange qui permet à l’instructeur de trouver le ou les dossier(s) mis à jour par l'usager.

La pastille orange apparaît d’abord sur la colonne d’état du dossier concerné, dans l'exemple ci-après sur la colonne "suivis" :

En accédant à la colonne concernée, la pastille se trouve alors sur le dossier mis à jour :

Si plusieurs vous suivez plusieurs dossiers, utiliser les options de personnalisation (cf. ultra 2.A) et de filtre (cf. ultra 2.B) afin d'afficher les dossiers les plus récents par exemple.

B. Statistiques

Sur chaque procédure, l'instruction a accès à des statistiques :

Ces statistiques sont calculées à partir du temps effectif de traitement des dossiers.

C. Récapitulatif de l'activité

L'instructeur est notifié par e-mail de l'activité sur chacune des procédures sur lesquelles il a été nommé : l'e-mail signale le dépôt de nouveaux dossiers et les changements effectués par les usagers sur les dossiers suivis.

Cet e-mail n'est toutefois pas envoyé si la démarche est déclarative.

Afin de paramétrer son choix de notification, l'instructeur a accès à un bouton depuis le tableau de bord de la procédure :

Deux types de notifications sont proposées, dont vous trouverez le détail ci-après :

a. Notification hebdomadaire

Un e-mail hebdomadaire est envoyé le lundi matin à l’instructeur afin de faire le bilan de l’activité d’une procédure sur la semaine. L'e-mail présente le récapitulatif de l'activité par procédures suivies.

Cette notification n'est pas désactivable, et permet d'informer a minima l'instructeur du dépôt de dossiers sur la procédure si celui-ci ne se connecte qu'occasionnellement.

b. Notification quotidienne

En plus de la notification hebdomadaire, l'instructeur peut faire le choix d'une notification quotidienne afin de recevoir un récapitulatif sur une fréquence plus soutenue.

Cet notification est envoyée du lundi au samedi vers 10h du matin.