Les bonnes pratiques lors de la création d'une démarche

Retrouvez ici quelques conseils pour créer une démarche efficace pour les usagers comme pour les instructeurs.

1. Un champ = une information

Il est préférable de ne demander qu'une seule information par champ. Ainsi, privilégiez deux champs pour demander d'abord le prénom puis le nom, plutôt qu'un seul champ « Prénom Nom ». C'est notamment très utile en cas d'un export tableur des dossiers.

2. Choisissez le champ adapté

Il faut sélectionner pour chaque champ le bon type de champ en fonction de la réponse attendue. Ainsi, choisissez « Zone de texte », si l'usager doit développer sa réponse et « Texte » si la réponse attendue tient en quelques mots.

3. Réduisez la quantité d’informations demandée

Chaque champ supplémentaire augmente le temps nécessaire pour remplir la démarche – ainsi que le taux d’abandon. Pour chaque champ, assurez-vous que l'information demandée est strictement nécessaire.

En particulier, les pièces justificatives sont longues et fastidieuses à renseigner (il faut récupérer les documents, les scanner, les transférer, etc.) Demandez-en le moins possible.

S’il est possible de récupérer une information spécifique via une API ou un référentiel externe (plutôt que de la demander à l’usager), profitez-en.

4. Segmentez votre formulaire

Pour rendre celui-ci plus digeste, segmentez votre formulaire en utilisant les champs « Titre de section » et « Explications ».

5. Utilisez des blocs répétables et les champs conditionnels

Un bloc répétable sur un champ permet à ce dernier d'être répété autant de fois que nécessaires par l'usager. En particulier, lorsque vous demandez des pièces justificatives, nous recommandons de terminer votre formulaire par un bloc répétable « Autres pièces justificatives » comme dans l'image ci-dessous. Il arrive en effet que l'usager dispose d'un document séparé en plusieurs fichiers et qu'il ne sache pas comment les regrouper afin de le mettre en ligne sous une seule pièce justificative. Il se retrouve alors bloqué.

Afin de simplifier vos formulaires, vous pouvez également activer des logiques conditionnelles. Cela permettra de guider vos usagers vers les champs dédiées à leur situations en fonction de leur réponses aux champs du formulaire. Les formulaires sont donc plus précis et il s'agit d'un gain de temps pour l'usager. Pour plus d'information : https://doc.demarches-simplifiees.fr/pour-aller-plus-loin/le-conditionnel

6. Utilisez l'option « champ obligatoire » avec précaution

Avant de cocher l'option obligatoire d'un champ il faut toujours se demander si cela est réellement le cas. Un usager qui ne dispose pas de l'information est en effet bloqué et ne peut alors pas déposer le dossier.

7. Faites un test complet avant publication

Une démarche en test permet justement de déposer des dossiers fictifs qui vous permettent de prendre tour à tour le rôle d'usager et le rôle d'instructeur. Demandez également à des collègues de tester pour vous. Apportez une attention particulière à la partie « Annotations privées » qui entre dans le cadre dans le processus d'instruction et qui est parfois laissée de côté lors de la création du formulaire. Cette partie est modifiable, mais les modifications seront visibles pour les nouveaux dossiers non instruits.

8. Personnalisez l’URL de votre démarche et informez votre délégué à la protections des données :

Lorsque vous cliquez sur le bouton « Publier » de votre démarche en test, la fenêtre ci-dessous apparaît :

Par défaut, l'url de votre démarche est composé du titre de votre démarche. Mais vous avez la possibilité de personnaliser la fin de l'url selon vos besoins.

9. Prenez rendez-vous avec nous !

Vous avez un doute sur un élément de votre démarche ? Vous voulez que nous relisions votre démarche pour être sûr qu'elle soit claire et efficace ? N'hésitez pas à nous contacter à l'adresse : [email protected]