Cas d'usage
Découvrez ici les dernières procédures lancées par les administrations
Le Summer Pass de la Métropole Européenne de Lille
Dans le cadre de sa stratégie jeunesse, la Métropole Européenne de Lille (MEL) lance cet été son Summer Pass, une opération pour les 40 000 jeunes de 15 à 17 ans de son territoire. Ce chéquier permet de bénéficier d’entrées gratuites dans différents sites comme les parcs de l’Espace naturel métropolitain, le Musée d’Art Moderne, le musée de Fromelles, la patinoire Serge Charles ou la piscine des Weppes.
La collectivité souhaitait mettre à disposition des jeunes un formulaire en ligne pour faire la demande du Pass. La Direction du Système d'Information (DSI) a étudié différents outils avant de se décider, leur délai était très court puisqu’ils ne disposaient que de deux mois pour mettre en production le formulaire. Aurélien Caffier, chargé de projet Quartier Politique de la Ville, a alors partagé son expérience positive avec demarches-simplifiees.fr pour la dématérialisation des demandes de subvention. C’est l’outil qui a finalement a été validé par la DSI. Une fois mis en place, le dispositif a très rapidement porté ses fruits. En dix jours, la Métropole avait déjà reçu 2300 demandes.
L’expérience de Lille montre l’intérêt de « Démarches simplifiées » pour ce type de procédure ponctuelle. Le prix élevé d’une prestation d’un service informatique au vu de l’utilisation dissuade les administrations. Le choix d’un outil générique comme demarches-simplifiees adaptable aux différents besoins, peut être une solution très intéressante pour les administrations.
Pour en savoir plus: https://www.20minutes.fr/lille/2286267-20180608-lille-summer-pass-bons-plans-15-17-ans
L'ouverture des monuments historiques par la DIRECCTE du Val-de -Loire
Témoignage de Muriel Bego, de la DIRECCTE du Val-de-Loire
Quelle est la procédure que vous avez mise en place sur les monuments historiques?
Je fais partie du pôle Entreprise Economie Emploi (3E) de la DIRECCTE Val-de-Loire. Être propriétaire d’un monument historique donne droit à certains avantages fiscaux permettant de déduire du revenu imposable certaines charges relatives à ces biens. Ces avantages sont majorés lorsque le monument est ouvert au public dans les conditions fixées par les articles 17 ter à 17 quinquies de l’Annexe IV du Code Général des Impôts. Pour bénéficier des avantages fiscaux liés à l’ouverture au public de son monument, le propriétaire doit transmettre à la DIRECCTE avant le 1er février de l’année N une « déclaration d’ouverture au public », dans laquelle il indique la période et les conditions d’ouverture du monument (art. 17 quater). Ainsi, le propriétaire se doit de proposer son bien pour ouverture au public au minimum 40 jours par an.
Comment s’est passée la prise en main de l’outil ?
Très bien et très fluide, même si je ne suis pas une « geek ». J’ai pu dématérialiser ma procédure sans dépendre de ma DSI, j’ai seulement eu besoin de l’aval de ma direction et j’ai pu démarrer en composant mon formulaire et en le testant. Une fois au point, je me suis rapprochée du département communication afin de publier le lien sur le site de la DIRECCTE. Nous avons récolté plus de 200 dossiers sur la campagne de cette année dans notre région.
Quels sont les avantages que vous avez trouvés dans la solution ?
L’ équipe tout d’abord a été très réactive et pédagogue pour m’orienter et répondre à toutes mes questions tout au long de la création de ma procédure. Le deuxième avantage est l’interface d’instruction qui envoie des e-mails automatiquement et permet l’édition automatique d’une attestation. Cela m’a permis un gain de temps important dans l’instruction des dossiers et évite de perdre du temps avec les délais d’envoi et de réception des courriers. Enfin, l’outil offre la possibilité de cloner des procédures, ce qui permet à mes homologues de profiter du travail que j’ai mené. La DIRECCTE Bourgogne m’a récemment contacté pour recueillir mon retour d’expérience et la mettre en place sur leur territoire.
Vos prochains objectifs avec « Démarches simplifiées » ?
Je n’ai malheureusement pas d’autres cas d’usage à l'échelle de mon administration. Pour ce qui est des monuments historiques nous reportons au bureau des destinations touristiques de la DGE. Notre travail permet de répertorier de nouveaux lieux touristiques et de les identifier rapidement grâce à la structuration des données par le formulaire. Nous pouvons renforcer les contrôles et faire profiter le Ministère de la culture de cette base de connaissances patrimoniales. La prochaine étape est de généraliser cette procédure à l’échelle nationale avec l’appui de la DGE et la sous-direction du tourisme qui centralise cette mission auprès de toutes les DIRECCTEs pour fin 2018.
Dématérialisation de la DETR en préfecture
La Dotation d'Equipement des territoires ruraux (DETR) ou les dotations aux collectivités territoriales de manière générale sont un sujet qui a été pratiqué sur demarches-simplifiees.fr par de nombreuses préfectures.
Nous avons organisé dans cette optique un webinaire avec un grand nombre de préfectures, celui-ci est disponible en vidéo: https://vimeo.com/290916758
Téléprocédure « inscription à l'épreuve pratique du permis de conduire en candidat libre »
Témoignage et retour d'expérience d'Hélène LE ROC'H, DDT du Rhône
En quoi consiste la démarche mise en place par la DDT du Rhône via notre site demarches-simplifiees.fr?
Il s'agit d'une téléprocédure permettant aux candidats libres de s’inscrire pour passer l’épreuve pratique du permis de conduire. Elle s’adresse aux usagers ne souhaitant pas passer par une auto-école. En ce sens, l'instruction se déroule en deux temps : dans un premier temps, l'enregistrement de la demande d'inscription est prise en compte dans la file d'attente et dans un second temps, la programmation et la convocation à l'examen. Ces deux étapes sont réalisées par des agents distincts.
Comment s'est déroulée la mise en place de la démarche ?
L'élaboration de la démarche s'est faite en plusieurs étapes. La première étape a été celle de la définition précise des problématiques, points de tension. Ensuite, la définition des éléments nécessaires pour la téléprocédure (données obligatoires pour traiter la demande, justificatifs…) ainsi que l'étape relative à l'élaboration de la téléprocédure via « Démarches simplifiées ». Et enfin, l'étape concernant le test de la téléprocédure en interne pour détecter les coquilles / points à améliorer et réajustement.
Le temps consacré à ces différentes étapes est à souligner. Au total, la démarche a été mise en œuvre en deux jours.
Par ailleurs, la communication de la téléprocédure aux usagers a été faite via l’affichage de visuels sur site et par publication sur le site des services de l’État dans le Rhône.
Quels sont les avantages que vous avez trouvés en utilisant demarches-simplifiees.fr ?
Nous avons choisi « Démarches simplifiées » pour plusieurs raisons :
Très simple de mise en œuvre et d’utilisation
Gain de temps dans le traitement des demandes
Suivi des demandes par le service et l’usager (via le compte utilisateur)
Envoi automatique d’accusés de réception pour une meilleure communication aux usagers
Archivage des demandes
Plus de dossiers incomplets, plus de perte de dossier
Plus de contentieux sur les dates d’envoi et de réception
Possibilité de communication entre le service et l’usager par le biais d’une messagerie dédiée et personnelle
Possibilité de faire des extractions pour faire des suivis statistiques
Quelles sont les prochaines étapes avec demarches-simplifiees.fr ?
Le bilan après le passage à DS est un gain de temps d'environ 50% sur le traitement des demandes. En ce sens, la prochaine étape est de poursuivre cette démarche de dématérialisation des procédures en matière d'éducation routière. Trois téléprocédures ont déjà été lancées pour l’éducation routière dans le Rhône (candidats libres, NEPH, label qualité des formations), téléprocédures qui connaissent un très grand succès.
La dématérialisation du fonds de développement de la vie associative - volet « fonctionnement innovation » DDCS 54
Témoignage de Frédéric Cuignet Royer, DDVA, DDCS 54
Dans quel contexte s'est inscrit le besoin de dématérialiser la démarche relative au FDVA - volet fonctionnement innovation?
Cela s'est fait dans un contexte où il y a eu une évolution de la réserve parlementaire, le FDVA (fonds de développement de la vie associative) pour son volet « fonctionnement innovation » s’adressait ainsi dans un temps très court (décret sorti en mai, AAP début juillet, clôture le 17/9), principalement aux petites associations du département. De plus, d'autres facteurs ont eu une influence sur la dématérialisation de la démarche via le site demarches-simplifiees.fr : d'une part, la volumétrie était inconnue (100, 200 , 300 dossiers) et d'autre part, l'existence d'usagers avec une culture du dépôt en ligne très inégale.
Comment s'est mise en place la démarche en ligne ?
La mise en place au sein du service, s'est faite par l'intermédiaire de deux agents , l'un en charge de l'appel à projet Test et le second qui était plus expérimenté notamment avec le « compteasso » pour le CNDS. Une demi-journée a été nécessaire pour la construction et le test Communication spécifique dans le cadre de la diffusion de l’appel à projet régional (attention, le dépôt en ligne était optionnel).
Pourquoi avoir choisi demarches-simplifiees.fr ?
Tout d'abord, plusieurs irritants lors du dépôt d'un dossier ont conditionné notre choix vers DS, comme l'existence de dossiers manuscrits, les dates limites de dépôt de dossier peu respectées, ou encore les allers-retours sur les dossiers (avec les pièces complémentaires). Ainsi, nous avons choisi DS pour gagner en temps de collecte, pour éviter les erreurs de messagerie mais également pour passer tout de suite au téléservice au moment où l'on installe un financement dans le temps.
La dématerialisation des déclarations de prélèvement réalisés par les locataires de chasse.
Témoignage de Jonathan Fischbach, ONF, Agence de Sarrebourg
En quoi consiste la démarche mise en place par l'ONF - Agence de Sarrebourg via notre site demarches-simplifiees.fr?
Nous avions besoin d'avoir une plateforme déclarative des prélèvements réalisés par les locataires de chasse. Une démarche a été créée et adaptée suivant les agences et les besoins pour que les usagers puissent saisir en ligne leurs prélèvements et que nous puissions les traiter directement. Cette démarche est uniquement déclarative, une macro VBA permet d'utiliser la fonction Api de démarches-simplifiees.fr pour rapatrier les données dans notre base de données et d'établir automatiquement les tableaux de bord. Les photos sont téléchargées automatiquement pour être contrôlées si besoin. Les instructeurs n'ont donc même pas besoin d'utiliser le site demarches-simplifiees.fr, mais uniquement Excel !
Comment s'est déroulée la mise en place de la démarche ?
La démarche a été très rapide à créer : il s'agissait uniquement de dématérialiser une procédure papier et de la compléter par les besoins identifiés. Une première phase de test nous a permis d'identifier les points de tensions pour les usagers et grâce à la modification en ligne de la démarche sans dépublication, nous pouvons l'améliorer continuellement au fur et à mesure de l'analyse des retours. La macro VBA via l'API a nécessité un peu plus de travail de programmation et engendrait parfois des erreurs du fait de données non-anticipés mais ont été corrigées au fur et à mesure. Les usagers ont fait l'objet d'un support de nos services pour utiliser la démarche et sont maintenant à l'aise avec toutes les démarches. Cela nécessite néanmoins un travail d'accompagnement important suivant les compétences des usagers, à prévoir lors de la mise en place de la démarche
Quels sont les avantages que vous avez trouvés en utilisant demarches-simplifiees.fr ?
Le site demarches-simplifiees.fr a été utilisé pour plusieurs raisons :
Pas besoin de créer une base de données en ligne avec un formulaire et du traitement : très rapide à mettre en place
Dématérialisation et sécurisation de la donnée (absence de re-saisie manuelle)
Plus de perte de déclaration
Possibilité de traiter automatiquement les données sur Excel via une macro VBA
Quelles sont les prochaines étapes avec demarches-simplifiees.fr ?
Bien évidemment, la démarche n'est que déclarative, des erreurs de déclarations peuvent occurrer et restent à traiter a posteriori. Néanmoins, le gain de temps est énorme (>80%) si on compare à de la re-saisie et les erreurs bien moins nombreuses. De nombreuses démarches sont publiées par l'ONF aux niveaux territorial et national, qu'elles soient uniquement déclaratives ou suivies (instruction avec demande d'avis aux experts concernés), pour tout ce qui peut être dématérialisé :
Demande d'autorisation de manifestation en forêt domaniale
Demande de macrons de circulations
Signalement d'incivilités
Dépôt de candidature à des adjudications
Grâce aux possibilités du site, un projet d'utilisation de l'API depuis un logiciel SIG (pour importer des données géoréférencées et les localiser directement sur une carte) est en cours. Une autre utilisation possible pourrait être l'import des données de demarches-simplifiees.fr directement sur un site web (à l'étude).
La dématérialisation des démarches dans l'Allier
Témoignage de Nathalie DESTERNES - Adjointe au chef du BISIC, SGC de l'Allier
En quoi consistent les démarches mises en place via démarches simplifiées ?
Dans l’Allier les démarches sont nombreuses et portent sur des thématiques diverses et variées (agriculture, délivrance des titres, réglementation générale ou encore subventions aux collectivités etc.) . Plus de trente démarches ont été dématérialisés via Démarches simplifiées. Elles sont le reflet de l’activité des agents de l’ATE (DDETSPP, DDT, Préfecture et SGC).
Comment s'est déroulée la mise en place des démarches ?
Tout part toujours de l’agent instructeur de dossiers. Souvent il veut dématérialiser un Cerfa, parfois actualiser une démarche existante, parfois même il se dit « pourquoi je ne ferai pas comme la collègue d’à côté ».
Certains se lancent tout seul et suivent les guides en ligne pour créer leur démarche, d’autres font appel à moi pour les accompagner dans le processus. L’objectif n’est pas de faire à leur place mais bien de les acculturer à l’utilisation des outils numériques, dont démarches simplifiées, les rendre le plus autonome possible.
Quels sont les avantages que vous avez trouvés en utilisant démarches simplifiées ?
L’avantage indiscutable est le gain de temps. Quand les dossiers arrivent en instruction ils sont forcément complets, plus besoin de courir après les informations ou les pièces justificatives manquantes. Le circuit courrier est réduit, on passe de 3 jours pour les précédents courriers papier à 3 secondes pour l’envoi électronique du mail d’acceptation ou de refus.
L’autre grand avantage est la fonction « cloner ». Ce n’est pas comme à l’école, on a le droit de copier sur ses camarades, il est même recommandé de le faire. On trouve une démarche existante, on la duplique et ensuite on la personnalise.
En fin d’instruction, les dossiers sont exportés pour l’archivage en local. Tout est dématérialisé de bout en bout, pas de papier. Des experts sont sollicités, des avis sont donnés. Tout le processus d’instruction est conservé.
Quelles sont les prochaines étapes avec démarches simplifiées ?
La valorisation des agents que j’ai accompagnés dans la conception de leur 1ère démarche.
Un diplôme leur est remis pour leur réussite dans la publication de démarches en ligne et leur investissement dans la simplification administrative portée par l’État. L’agent est valorisé, les collègues s’intéressent à l’outil et viennent le consulter quand ils se lancent à leur tour. Les agents qui ont vécu cette expérience deviennent des référents.
Démarches simplifiées se développe ainsi en interne. Les usages des uns inspirent les autres dans leurs propres missions.
Comment s'est déroulé l'accompagnement des usagers et agents instructeurs à l'utilisation de démarches simplifiées ?
Un projet ne peut voir le jour et se développer que s’il est porté par le haut. C’est le cas pour démarches simplifiées.
A la création du SGC, notre directrice Madame Dufour a donné les moyens au Bureau Interministériel des Systèmes d’Information et de Communication (BISIC) d’acculturer les agents aux ressources numériques en créant un pôle spécifique.
En ma qualité d’adjointe du BISIC chargée de faire découvrir les outils et pratiques numériques locales, j’accompagne individuellement les agents par des actions d’accueil numérique des nouveaux arrivants, d’accompagnement à la mise en œuvre de projets de dématérialisation (DS, Osmose, LimeSurvey, etc …). Je participe également à la valorisation du travail des agents avec des articles dans l’intranet, des vidéos de présentation, des ateliers « Rencontres du numérique » où les missions du BISIC sont présentées aux agents de manière interactive. Je me déplace sur tous les sites, je vais vers les utilisateurs, une chose très appréciée.
Grace à toutes ces actions, notre catalogue de service est maintenant connu en interne. Les agents sont de plus en plus autonomes avec les équipements et ressources numériques, satisfaits de l’offre proposée et force de proposition pour aller plus loin encore.
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