Pour les usagers
Mis à jour
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Le nouveau bloc mandataire est une nouvelle fonctionnalité sur la plateforme demarches-simplifiees.fr, conçue pour faciliter et optimiser la co-construction des dossiers. Cette introduction vise à offrir un aperçu détaillé de son fonctionnement et de ses avantages dans le processus de gestion des dossiers.
Le bloc mandataire a été mis en place pour répondre à un besoin essentiel : simplifier la collaboration entre différents acteurs dans le cadre de la préparation et du suivi des dossiers dans démarches-simplifiees. Il vise à rendre les échanges plus fluides et plus transparents, tout en assurant une gestion efficace des informations.
1. Choisissez si le dossier est pour vous ou pour un bénéficiaire
Pour vous : Cette option est à sélectionner si vous créez le dossier en votre nom propre. Elle est destinée aux individus qui s'engagent personnellement dans la démarche.
Pour un bénéficiaire : membre de la famille, proche, mandant... : Cette option doit être utilisée si vous agissez en tant que représentant d'un tiers. Que vous soyez un membre de la famille, un proche, ou un professionnel responsable du suivi du dossier, il est impératif de choisir cette deuxième option lorsque le dossier est établi pour le compte d'une autre personne. 2. Dans le cas ou le dossier est pour un bénéficiaire
Le mandataire doit d'abord renseigner ses propres informations personnelles sous la section "Votre identité", en fournissant son prénom et son nom. Ceci permet d'identifier clairement qui effectue la démarche.
Ensuite, il est requis de compléter la section "Identité du bénéficiaire". Cela inclut la civilité du bénéficiaire—Madame ou Monsieur—ainsi que son prénom et son nom. Cette étape est cruciale pour assurer que le dossier soit correctement attribué.
Il est important de noter que le mandataire doit s'assurer de respecter les conditions stipulées dans les articles pertinents du Code civil, qui régissent la représentation légale et les pouvoirs du mandataire. Cela garantit la conformité légale du processus et la validité des actions entreprises au nom du bénéficiaire.
Dans cette partie du formulaire, après avoir rempli les informations d'identité du bénéficiaire, le mandataire est confronté à un choix important : décider si le bénéficiaire doit être notifié des avancements du dossier.
Options de Notification :
Par e-mail : Si vous choisissez cette option, le bénéficiaire recevra des notifications par email concernant les étapes clés du processus. Cependant, il est essentiel de souligner que ces notifications sont informatives ; elles ne confèrent aucun accès direct au dossier sur la plateforme.
Pas de notification : Si vous optez pour cette alternative, le bénéficiaire ne sera pas informé par des notifications automatiques. Cette option peut être préférable dans des situations où il n'est pas nécessaire ou souhaitable d'informer le bénéficiaire à chaque étape.
Afin de garantir tant une meilleure gestion des dossiers qu'une meilleure ergonomie dans le processus de dépôt de dossiers sur « Démarches simplifiées », l'interface usager a été rafraichie.
En tant qu'usager, vous pouvez désormais suivre correctement l'avancée de vos dossiers grâce aux nouveaux onglets :
« en cours » : dossiers en cours d'instruction, ne faisant pas l'objet d'une décision finale
« traités » : dossiers faisant l'objet d'une décision finale d'acceptation, de refus ou encore de classement sans suite
« dossiers invités » : dossiers pour lesquels vous avez invité d'autres personnes à co-construire votre dossier
Il vous suffit alors de cliquer sur ces onglets :
Vous avez également la date de votre dernière modification effectuée pour l'ensemble de vos dossiers.
Dans l'objectif d'une meilleure gestion et organisation de leur interface, les usagers ont désormais la possibilité de supprimer des dossiers terminés (faisant l'objet d'une décision finale).
Depuis l'onglet « traités » de vos dossiers, il vous suffit de cliquer sur « supprimer de votre interface » :
Afin de déposer votre dossier dans les meilleures conditions et en toute connaissance, vous pouvez désormais modifier l'interface en anglais en cliquant sur le logo situé en haut à droite de l'écran (encadré ci-dessous en rouge) :
Afin de permettre aux citoyens d'avoir une cohérence graphique et une meilleure expérience à travers l'ensemble des sites de l'État, le site demarches-simplifiees.fr s'adapte progressivement au Système de Design de l'État. La première phase d'adaptation de « Démarches simplifiées » se situe au niveau des couleurs et dans les prochains mois d'autres changements seront visibles au niveau des composants et icônes.
Il est maintenant possible de transmettre un dossier à un autre usager de demarches-simplifiees.fr.
Depuis la liste de vos dossiers, vous pouvez ouvrir le menu d'actions, et sélectionner « Transférer le dossier ».
Vous pourrez alors envoyer une demande de transfert à l’usager de votre choix.
En tant qu'usager, il est désormais possible de télécharger son dossier au format PDF, une fois que celui-ci est déposé. Ce format permet ensuite d'imprimer facilement le dossier en question. Pour télécharger le dossier, il suffit de cliquer sur le logo imprimante en haut à droite de la page :
Afin de se conformer aux exigences du RGPD, les brouillons sont supprimés quand ils atteignent la durée définie par l'administrateur de la démarche (avec un maximum de 36 mois). Un e-mail est envoyé à l'usager un mois avant afin de le prévenir de la suppression prochaine de son dossier. L'usager a alors la possibilité de déposer son dossier en brouillon pour que ce dernier ne soit pas supprimé.
Lors d'une première visite, les pages du site se chargent de 5% à 18% plus vite qu'avant, en particulier pour les usagers des DOM-TOM.
Les boutons « enregistrer un brouillon » et « déposer le dossier », auparavant disponibles à la fin du formulaire, sont maintenant présentés dans une barre « flottante » qui permet à l’usager d’y accéder à tout moment.
Vous pouvez désormais facilement modifier l'adresse e-mail associée à votre compte demarches-simplifiees.fr. Plus d'informations ici :
Il est désormais plus facile pour l'usager de déposer plusieurs dossiers à la suite pour une même démarche. Une fois un dossier déposé, un lien lui donne la possibilité d'en redéposer un autre. De même, depuis son portail usager, un bouton usager permet de déposer un nouveau dossier
