demarches-simplifiees.fr est une application générique qui peut être utilisée par tout organisme exerçant des missions de services publics pour un grande variété de démarches administratives.

Utilisateurs

Des organismes publics de nature très diverses utilisent aujourd'hui l'application : administrations centrales, services déconcentrés, collectivités territoriales, opérateurs de l'État...

Une liste plus complète de cas d'usage actuels est disponible dans la rubrique Exemples de procédures.

Cas d'usage

Les démarches dématérialisées peuvent concerner des particuliers, des entreprises, des associations ou des collectivités publiques.

Il peut s'agir d'appels à projets, de procédures de création d'entreprise, de démarches d'enregistrement, d'autorisation ou d'agrément...

demarches-simplifiees.fr est adaptée lorsque :

• l'usager doit transmettre des pièces-jointes lourdes (max. 25 Mo) ;

• une trace juridique de la demande doit être conservée (horodatage et stockage) ;

• l’organisme n'effectue aucune vérification (procédure déclarative) ;

• l'organisme vérifie seulement la complétude de la demande (arrêt possible à ce stade) ;

• la demande est instruite par plusieurs services d’un même organisme public ;

• la demande est instruite avec des partenaires publics (collectivités, agences…) ;

• l'instruction débouche sur la délivrance d’une attestation (éditeur d’attestation) ;

• il existe déjà une application interne pour traiter les demandes (API permettant de sortir les données de demarches-simplifiees.fr)

En revanche, l'application n'est pas l'outil le plus adapté dans les cas suivant :

• enquête (obligation de se créer un compte, ce qui crée des frictions) ;

• prise de rendez-vous (pas de gestion dynamique des disponibilités) ;

• saisine par voie électronique pure (pas d’outil de routage et de suivi des courriers) ;

• procédure nécessitant un paiement (pas d’interconnexion avec des services de paiement) ;

• procédure purement interne (doublons fréquents avec des outils existants)

Bénéfices

demarches-simplifiees.fr a l'avantage d'être :

• gratuit : pour tous les organismes assurant des missions de service public.

• simple : entièrement en ligne, sans installation ni paramétrage à effectuer, qui peut être utilisé directement par les services gestionnaires (modèle Typeform, Google Form).

• intégré à l’écosystème numérique public : récupération automatique d’informations sur les demandeurs via API Entreprise et France Connect et récupération d'informations géographiques via BAN et API Géo ;

• collaboratif: possibilité de co-construire et co-instruire les demandes pour simplifier la vie des usagers et des administrations, ce qui simplifie l'instruction des dossiers lorsqu'interviennent plusieurs organismes publics ;

• sûr : plateforme homologuée Référentiel Général de Sécurité (RGS) et disponibilité constatée toujours supérieure à 99 % sur une période de 30 jours et accessible en ligne sur https://dashboard.apientreprise.fr/​

Les retours d'expérience montrent une réduction considérable des délais de traitement des demandes :

• traitement des demandes d'agrément des entreprises de transport routier par la Direction régionale et interdépartementale de l'équipement et de l'aménagement d'Île-de-France est ainsi passé de 45 jours à 15 jours ;

• examen des dossiers de demande de subvention de la politique de la ville coordonné par la Préfecture du Pas-de-Calais terminé fin mars contre fin juin...

Ce que nous ne faisons pas

Différents roles / niveaux d'instructeurs

Rajouter des roles d’instructeurs avec des droits plus ou moins fins n'est pas quelque chose que nous souhaitons faire, car cela va à l'encontre de deux de nos principes :

• la confiance : nous voulons pousser les instructeurs, même à différents niveaux, à se faire confiance, et nous pensons que notre outil peut justement donner l'opportunité à une organisation de se réorganiser autour de la confiance. Rajouter des contraintes, même légères, à certains instructeurs, va à l'encontre de ce principe

• l'absence de workflow : un tel changement serait quelque part mettre un place un workflow, or nous ne voulont pas introduire de workflow, sous quelque forme que ce soit, pour garder l'outil aussi générique que possible.

Définir l'administration comme émettrice des emails automatiques qui sont envoyés depuis notre site

Changer notre adresse email pour la votre est problématique :

• l'email émane de notre site, il est donc normal que l'expediteur vienne de notre domaine, pour bien signifier à l'usager que le changement a eu lieu sur notre plateforme

• l'un des but de notre site est de centraliser les échanges relatifs à un dossier au même endroit, en envoyant un email depuis l'adresse de l'administration qui gère la démarche, l'usager pourrait alors répondre directement à cette adresse et les échanges seraient alors dispersés entre notre site et des boites emails.