Tutoriel usager
Ce tutoriel présente les différentes fonctionnalités proposées aux usagers pour effectuer une démarche avec « Démarches simplifiées ».
Ce tutoriel détaille les étapes de dépôt d'un dossier sur demarches-simplifiees.fr par un usager.
Présentation en vidéo
1. Accéder à la procédure pour le dépôt d’un dossier sur demarches-simplifiees.fr
A. Accéder au lien vers la procédure
La page d'accueil de demarches-simplifiees.fr permet à l'usager de se connecter : elle ne permet pas de créer un compte, ni de rechercher une démarche.
Afin d'accéder à une démarche, et subséquemment à la possibilité de créer un compte, le service administratif compétent en charge de la démarche communique le lien vers celle-ci à ses administrés : le lien peut être publié sur le site internet du service compétent, ou communiqué directement aux usagers par e-mail ou par le biais de flyers et autres moyens de communication. L'usager a besoin du lien de la démarche pour pouvoir déposer un dossier.
Ce lien renvoie vers une page de connexion demarches-simplifiees.fr similaire à l'exemple ci-dessous :
B. Se connecter à demarches-simplifiees.fr
Il existe 3 cas de connexion pour accéder à la procédure sur demarches-simplifiees.fr :
L’usager possède déjà un compte sur demarches-simplifiees.fr : il doit cliquer sur « Se connecter » puis renseigner l'e-mail et le mot de passe de connexion
L’usager ne possède pas de compte et souhaite se connecter pour la première fois : il doit cliquer sur le lien de la démarche (qu'il trouvera sur le site de l'administration), puis, entrer un e-mail, choisir un mot de passe et cliquer sur « se connecter ». En cas de doute, rendez vous sur cette page
L’usager possède un compte France Connect : il faut cliquer sur le bouton « France Connect », puis choisir un compte de connexion en cliquant sur un des boutons (La Poste, Ameli, etc.), entrer les identifiants liés au compte sélectionné. La redirection vers demarches-simplifiees.fr est automatique.
S'il s'agit d'une première inscription, un lien vous sera envoyé par e-mail afin de confirmer la création du compte. Veillez à consulter les courriers indésirables, spams ou e-mails promotionnels vers lesquels l'e-mail de validation peut être redirigé automatiquement.
Par ailleurs, si vous ne recevez pas cet e-mail assurez-vous de ne pas utiliser un filtre anti-spam qui empêcherait la récéption de celui-ci.
2. Déposer un dossier
A. Page d'accueil de la démarche
Le formulaire peut viser deux types d'usagers :
Une entreprise ou organisme possédant un numéro SIRET
Une personne physique
Pour l'entreprise ou l'organisme possédant un numéro SIRET :
La première information demandée est le numéro SIRET permettant de récupérer des informations juridiques et financières auprès de l'INSEE et d'Infogreffe grâce à l'API entreprise. Si vous ne connaissez pas le SIRET de votre administration, vous pouvez cliquer sur le lien de l'annuaire entreprises pour retrouver cette information.
Après avoir indiqué le numéro SIRET et cliqué sur le bouton « Valider », un récapitulatif des informations récupérées s'affiche comme suit :
Une fois les informations relatives à l'établissement vérifiées, cliquez sur le bouton « Continuer avec ces informations ». Vous êtes alors redirigé vers le formulaire.
Une personne physique :
Vous déposez un dossier pour vous-même:
Vous devez sélectionner l'option "pour vous" puis renseigner votre civilité, nom et prénom.
Vous déposez un dossier pour un tiers bénéficiaire:
Vous devez choisir l'option "pour un bénéficiaire" puis renseigner votre identité et celle du bénéficiaire.
Puis, vous aurez la possibilité de choisir de notifier ou non le bénéficiaire de l'avancée de son dossier:
Les premières informations demandées sont la civilité, le nom et le prénom de l'usager. Une fois que vous avez cliqué sur « Continuer », vous êtes automatiquement redirigé vers le formulaire.
B. Remplir le formulaire
Présentation des champs du formulaire
ATTENTION : les champs à côté desquels figure un astérisque sont obligatoires. Cela signifie que le dépôt du dossier ne peut se faire que si ces champs sont remplis.
Déposer un document en pièce jointe
Le dépôt du dossier peut nécessiter l’ajout de pièces jointes afin de fournir des documents justificatifs.
Pour chaque document demandé, cliquer sur parcourir, sélectionner un fichier puis cliquer sur « Ouvrir ». Le nom du fichier sélectionné apparait à côté du bouton « Parcourir », la pièce est alors enregistrée.
Pour certaines démarches, il se peut que plusieurs pièces jointes soient demandées pour un seul champ.
Le dépôt du dossier peut nécessiter de remplir un document vierge annexe au formulaire. Le document vierge est disponible dans la section « Pièces jointes ». Cliquez sur le lien en bleu, téléchargez le fichier, remplissez le document puis l’ajouter en pièce jointe dans le dossier demarches-simplifiees.fr.
La capacité maximale d’ajout de pièce jointe est de 200 Mo au total par champ. Si l'ensemble des pièces-jointes dépasse 200 Mo, vous devrez revoir le format de votre pièce jointe.
Formats de pièces jointes acceptées : .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .cvs, .ppt, .pptx, .odt, .ods, .odp, .jpg, .jpeg, .png
Co-construction du dossier : inviter une personne à modifier le dossier
Il est possible d'inviter un ou plusieurs personnes à compléter ou à modifier un dossier.
En accédant au dossier concerné, cliquez sur le bouton « Inviter une personne à modifier ce dossier » en haut à droite, puis saisissez une adresse e-mail. Vous pouvez ajouter un message à votre destinataire. Enfin, cliquez sur le bouton « Envoyer une invitation ».
Vous pouvez inviter plusieurs personnes à co-construire votre dossier.
La personne invitée reçoit alors un e-mail l’invitant à se connecter sur demarches-simplifiees.fr afin d'accéder au dossier. Une fois connecté, l’invité a accès à l’ensemble du dossier et est libre de le modifier ou le compléter.
Toutefois, l'invité ne peut pas déposer le dossier. Seul l'usager à l'origine de la création du dossier dispose des droits pour déposer celui-ci.
C. Enregistrement automatique du brouillon
Lorsque vous remplissez un formulaire sur demarches-simplifiees.fr, les informations que vous remplissez sont enregistrées automatiquement.
Si vous voulez terminer de remplir le formulaire plus tard, il suffit de fermer la page du formulaire.
Le brouillon est accessible depuis votre espace personnel et peut être complété à tout moment, tant que la démarche n'a pas été clôturée.
Un message apparaît pour vous confirmer la sauvegarde de votre brouillon. Si le message de sauvegarde n'apparaît pas, assurez-vous que votre connexion internet soit active et que la page de votre navigateur n'ait pas expiré.
Si besoin, l'usager a la possibilité de télécharger le dossier vide en PDF (en bas de page)
D. Déposer le dossier
Une fois le dossier complété, cliquez sur le bouton « Déposer le dossier » afin de le transmettre au service instructeur.
Le dossier passe alors du statut « brouillon » au statut « en construction ».
Le statut « en construction » indique que le dossier est visible par l’administration mais reste modifiable par l'usager. Pour certaines démarches, le dossier passe automatiquement au statut "en instruction". L'usager ne pourra plus modifier son dossier.
L'usager a également la possibilité de télécharger son dossier en PDF au moment du dépôt du dossier.
Le cas du dossier inéligible
Dans certains cas, l'administration peut paramétrer un critère d'inéligibilité. Si un usager renseigne un dossier avec des champs qui correspondent aux critères d'inégilibilité, celui ci ne pourra déposer le dossier. Un message explicatif s'affiche alors:
E. Consultez l'attestation de dépôt de votre dossier
Une fois le dossier déposé, une attestation de dépôt de dossier est automatiquement générée. Elle est disponible dans l'onglet "résumé" du dossier.
Cette attestation comporte des informations telles que le nom, prénom de l'usager, la date de dépôt du dossier ainsi que son numéro, les coordonnées du service traitant, etc.
3. Accéder au suivi de mon dossier
A. Présentation du tableau de bord
En se connectant avec son adresse e-mail et son mot de passe, l'usager a accès à plusieurs onglets « en cours » , « traités », « dossiers invités », « expirant », « supprimés récemment », « supprimés définitivement » et "demande de transfert".
Vous avez la possibilité de rechercher un dossier en renseignant le numéro de dossier dans la barre de recherche et également de rechercher un dossier en fonction du nom de la démarche.
Affichage des filtres
Vous avez la possibilité de filtrer l'affichage de vos dossiers en fonction de plusieurs critères:
Le statut du dossier
La date de création du dossier
La date de dépôt du dossier
En cours
Cet onglet reprend toutes les démarches en cours effectuées par l'usager (brouillon, en construction, en instruction). Vous accédez ainsi à l'ensemble des dossiers déposés par l'usager et pas encore traités par l'instructeur.
Les dossiers sont identifiés par un numéro, l'intitulé de la démarche, l'identité du demandeur, statut du dossier et la date de mise à jour.
Traités
Cet onglet reprend les dossiers traités, pour lesquels une décision finale a été rendue. 3 décisions sont possibles:
acceptation
refus
classement sans suite
En cas de refus ou de classement sans suite, l'administration doit motivée cette décision.
Les dossiers sont identifiés par un numéro, par l'intitulé de la démarche, par demandeur, statut et date de mise à jour. Figure aussi l'email de la personne invitée qui a participé à la construction du dossier.
Décision du dossier avec accusé de lecture
Pour certaines démarches, l'administration a paramétré un accusé de lecture de la décision du dossier.
L’usager est prévenu par e-mail qu‘une décision a été rendue sur son dossier sans en dévoiler la nature (accepté, refusé, classé sans suite). L'usager doit se connecter puis cliquer sur un bouton pour accepter l’accusé de lecture afin de prendre connaissance de la décision finale.
Dossiers invités
Cet onglet reprend les dossiers sur lesquels l'usager a été invité afin d'apporter des modifications ou de participer à la complétude du dossier. L'invité peut modifier le dossier mais ne peut le déposer à la place de l'usager qui a initié le dossier:
Dossiers supprimés
Si vous avez supprimé des dossiers récemment, vous avez la possibilité de les restaurer en cliquant sur le bouton "restaurer".
Dans l'onglet "supprimés définitivement", vous retrouverez les dossiers qui ont été supprimés mais que vous ne pouvez restaurer.
Pour être conformes aux principes du RGPD, nous ne pouvons garder les données personnelles des usagers au delà d'un certain nombre de semaines, c'est pour cette raison que vos dossiers sont supprimés. Vous recevez plusieurs alertes avant la suppression de vos dossiers. Le délai de conservation est déterminé par l'administration qui a mis en place la démarche.
Demande de transfert
Il s'agit des dossiers qui sont transférés d'un usager à l'autre. L'usager qui reçoit la demande de transfert peut accepter ou rejeter cette demande. S'il accepte la demande de transfert, le dossier apparaîtra dans l'onglet des dossiers "en cours" ou "traités" selon le statut du dossier. S'il refuse la demande, le dossier restera dans l'interface de celui qui l'a envoyé. Lorque la demande de transfert est accepté, le dossier est définitivement supprimé du compte initial.
B. Les différents statuts d'un dossier
En brouillon
Une fois la démarche débutée par l'usager et le dossier enregistré, celui-ci est au statut de brouillon tant que l'usager ne l'a pas déposé.
En construction
Une fois le dossier déposé par l'usager, son statut est « en construction ». L'usager peut encore le modifier tant qu'il n'est pas passé en "instruction".
En instruction
Le dossier « en instruction » est pris en charge par le service compétent. Il ne peut plus être modifié par l'usager, mais est toujours consultable.
Accepté / Classé sans suite / Refusé
Le dossier prend l'un de ces statuts une fois que le service compétent a statué : la messagerie reste encore accessible. A savoir que lorsque le dossier est archivé par l'administration, la messagerie est automatiquement désactivée.
Dossier à corriger
Un dossier à corriger est un dossier qui a été consulté par l'instructeur et ce dernier demande à l'usager d'apporter des modifications afin de pouvoir instruire le dossier (par exemple modifier une pièce jointe, etc).
La mention "à corriger" s'affiche alors sur le dossier. Une fois le dossier corrigé, l'instructeur sera informé de cette mise à jour.
C. Consultation d'un dossier
Afin d'accéder au détail d'un dossier, cliquez sur celui-ci. Cliquez ensuite sur l'onglet "demande" pour consulter l'intégralité du dossier soumis.
D. Modifier un dossier
Un dossier peut être modifié s'il est en brouillon ou en construction. Pour cela cliquer sur le bouton « Modifier mon dossier » en haut à droite :
Une fois les modifications effectuées, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton « Enregistrer les modifications du dossier », situé en bas de page :
E. Utiliser la messagerie pour contacter le service instructeur
Un onglet « Messagerie » est intégré au dossier : celui-ci reprend les e-mails automatiques qui sont envoyés à l'usager à chaque changement de statut de son dossier et lui permet ainsi de communiquer directement avec le service instructeur. Il peut également contacter l'administration même après l'instruction du dossier.
Après avoir saisi votre message, vous pouvez cliquer sur le bouton "envoyer le message".
Vous avez également la possibilité de joindre un fichier au message (max 20 Mo) en cliquant sur « Parcourir ».
En l'absence de réponse ou si vous souhaitez contacter directement l'administration, les informations de contact sont disponibles en bas de page de la démarche concernée, sous la rubrique « Poser une question sur votre dossier ».
F. Les différentes actions à effectuer sur un dossier
En cliquant sur le bouton "Actions", vous pouvez :
Transférer le dossier à un tiers en renseignant son adresse email
Commencer un nouveau dossier de la même démarche: vous serez redirigé vers le lien de la démarche. Si la démarche a été clotûrée, vous devrez obtenir le nouveau lien de la démarche pour déposer un dossier.
Dupliquer le dossier (en copiant l'ensemble des champs de pièces jointes)
Supprimer le dossier
G. Téléchargement du dossier
Une fois le dossier déposé, l'usager a la possibilité de le télécharger en PDF depuis l'onglet "résumé". Il peut aussi, depuis le même espace, télécharger l'attestation délivrée en cas d'acceptation du dossier si l'administration a prévu l'envoi de ce document.
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