Tutoriel usager

Ce tutoriel détaille les étapes de dépôt d'un dossier sur demarches-simplifiees.fr par un usager.

Présentation en vidéo

1. Accéder à la procédure pour le dépôt d’un dossier sur demarches-simplifiees.fr

A. Accéder au lien vers la procédure

La page d'accueil de demarches-simplifiees.fr permet à l'usager de se connecter : elle ne permet pas de créer un compte, ni de rechercher une démarche.

Afin d'accéder à une démarche, et subséquemment à la possibilité de créer un compte, le service administratif compétent en charge de la démarche communique le lien vers celle-ci à ses administrés : le lien peut être publié sur le site internet du service compétent, ou communiqué directement aux usagers par e-mail ou par le biais de flyers et autres moyens de communication. L'usager a besoin du lien de la démarche pour pouvoir déposer un dossier.

Ce lien renvoie vers une page de connexion demarches-simplifiees.fr similaire à l'exemple ci-dessous :

B. Se connecter à demarches-simplifiees.fr

Il existe 3 cas de connexion pour accéder à la procédure sur demarches-simplifiees.fr :

• L’usager possède déjà un compte sur demarches-simplifiees.fr : il doit cliquer sur « Se connecter » puis renseigner l'e-mail et le mot de passe de connexion

• L’usager ne possède pas de compte et souhaite se connecter pour la première fois : il doit cliquer sur le lien de la démarche (qu'il trouvera sur le site de l'administration), puis, entrer un e-mail, choisir un mot de passe et cliquer sur « se connecter ». En cas de doute, rendez vous sur cette page

• L’usager possède un compte France Connect : il faut cliquer sur le bouton « France Connect », puis choisir un compte de connexion en cliquant sur un des boutons (La Poste, Ameli, etc.), entrer les identifiants liés au compte sélectionné. La redirection vers demarches-simplifiees.fr est automatique.

S'il s'agit d'une première inscription, un lien vous sera envoyé par e-mail afin de confirmer la création du compte. Veillez à consulter les courriers indésirables, spams ou e-mails promotionnels vers lesquels l'e-mail de validation peut être redirigé automatiquement.

Par ailleurs, si vous ne recevez pas cet e-mail assurez-vous de ne pas utiliser un filtre anti-spam qui empêcherait la récéption de celui-ci.

2. Déposer un dossier

A. Page d'accueil de la démarche

Le formulaire peut viser deux types d'usagers :

• Une entreprise ou organisme possédant un numéro SIRET

• Une personne physique

En tant qu'entreprise ou organisme possédant un numéro SIRET :

La première information demandée est le numéro SIRET permettant de récupérer des informations juridiques et financières auprès de l'INSEE et d'Infogreffe grâce à l'API entreprise. Si vous ne connaissez pas le SIRET de votre administration, vous pouvez cliquer sur le lien de l'annuaire entreprises pour retrouver cette information.

Après avoir indiqué le numéro SIRET et cliqué sur le bouton « Valider », un récapitulatif des informations récupérées auprès de l'INSEE et d'Infogreffe s'affiche comme suit :

Une fois les informations relatives à l'établissement vérifiées, cliquez sur le bouton « Continuer avec ces informations ». Vous êtes alors redirigé vers le formulaire afin de commencer à compléter votre dossier.

En tant que personne physique :

Vous déposez un dossier pour vous-même:

Vous devez sélectionner l'option "pour vous" puis renseigner votre civilité, nom et prénom.

Vous déposez un dossier pour un tiers bénéficiaire:

Vous devez choisir l'option "pour un bénéficiaire" puis renseigner votre identité et celle du bénéficiaire.

Puis, vous aurez la possibilité de choisir de notifier ou non le bénéficiaire de l'avancée de son dossier:

Les premières informations demandées sont la civilité, le nom et le prénom de l'usager. Une fois que vous avez cliqué sur « Continuer », vous êtes automatiquement redirigé vers le formulaire.

B. Remplir le formulaire

Présentation des champs du formulaire

Déposer un document en pièce jointe

Le dépôt du dossier peut nécessiter l’ajout de pièces jointes afin de fournir des documents justificatifs.

Pour chaque document demandé, cliquer sur parcourir, sélectionner un fichier puis cliquer sur « Ouvrir ». Le nom du fichier sélectionné apparait à côté du bouton « Parcourir », la pièce est alors enregistrée.

Pour certaines démarches, il se peut que plusieurs pièces jointes soient demandées pour un seul champ.

Le dépôt du dossier peut nécessiter de remplir un document vierge annexe au formulaire. Le document vierge est disponible dans la section « Pièces jointes ». Cliquez sur le lien en bleu, téléchargez le fichier, remplissez le document puis l’ajouter en pièce jointe dans le dossier demarches-simplifiees.fr.

La capacité maximale d’ajout de pièce jointe est de 200 Mo au total par champ. Si l'ensemble des pièces-jointes dépasse 200 Mo, vous devrez revoir le format de votre pièce jointe.

Formats de pièces jointes acceptées : .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .cvs, .ppt, .pptx, .odt, .ods, .odp, .jpg, .jpeg, .png

Co-construction du dossier : inviter une personne à modifier le dossier

Il est possible d'inviter un ou plusieurs personnes à compléter ou à modifier un dossier.

En accédant au dossier concerné, cliquez sur le bouton « Inviter une personne à modifier ce dossier » en haut à droite, puis saisissez une adresse e-mail. Vous pouvez ajouter un message à votre destinataire. Enfin, cliquez sur le bouton « Envoyer une invitation ».

Vous pouvez inviter plusieurs personnes à co-construire votre dossier.

La personne invitée reçoit alors un e-mail l’invitant à se connecter sur demarches-simplifiees.fr afin d'accéder au dossier. Une fois connecté, l’invité a accès à l’ensemble du dossier et est libre de le modifier ou le compléter.

Toutefois, l'invité ne peut pas déposer le dossier. Seul l'usager à l'origine de la création du dossier dispose des droits pour déposer celui-ci.

Vous avez également la possibilité de modifier votre identité en cas d’erreur, avant le dépôt du dossier, en cliquant sur le bouton « Votre identité » situé en haut à droite de l’écran.

C. Enregistrement automatique du brouillon

Lorsque vous remplissez un formulaire sur demarches-simplifiees.fr, les informations que vous remplissez sont enregistrées automatiquement.

Si vous voulez terminer de remplir le formulaire plus tard, il suffit de fermer la page du formulaire.

Le brouillon est accessible depuis votre espace personnel et peut être complété à tout moment, tant que la démarche n'a pas été clôturée.

Un message apparaît pour vous confirmer la sauvegarde de votre brouillon. Si le message de sauvegarde n'apparaît pas, assurez-vous que votre connexion internet soit active et que la page de votre navigateur n'ait pas expiré.

Si besoin, l'usager a la possibilité de télécharger le dossier vide en PDF (en bas de page)

Le cas du dossier inéligible

Dans certains cas, l'administration peut paramétrer un critère d'inéligibilité. Si un usager renseigne un dossier avec des champs qui correspondent aux critères d'inéligibilité, celui ci ne pourra déposer le dossier. Un message explicatif s'affiche alors :

Accompagnement et informations de contact :

En tant qu’usager, vous pouvez contacter le service en charge de la démarche pour toute question préalable au dépôt de votre dossier, en utilisant les informations de contact situées en bas du formulaire.

Vous avez également la possibilité d’être accompagné dans votre démarche en contactant une Maison France Services ou en vous rendant dans un lieu d’inclusion numérique. Les coordonnées de ces structures sont également disponibles en bas du formulaire.

Cadre juridique et statistiques :

En tant qu’usager, vous pouvez prendre connaissance du cadre juridique relatif à la démarche en ligne que vous déposez. Vous y trouverez les informations concernant la rétention et l’archivage des données, ainsi que le texte encadrant la demande d’informations.

Des statistiques sont également mises à votre disposition : temps de traitement usuel de la démarche, état d’avancement des dossiers, taux d’acceptation, et répartition hebdomadaire des dépôts. Pour y accéder, cliquez sur le lien « Voir les statistiques de la démarche », situé en bas du formulaire.

D. Déposer le dossier

Une fois le dossier complété, cliquez sur le bouton « Déposer le dossier » afin de le transmettre au service instructeur.

Le dossier passe alors du statut « brouillon » au statut « en construction ».

Le statut « en construction » indique que le dossier est visible par l’administration mais reste modifiable par l'usager. Pour certaines démarches, le dossier passe automatiquement au statut "en instruction". L'usager ne pourra plus modifier son dossier.

L'usager a également la possibilité de télécharger son dossier en PDF au moment du dépôt du dossier.

E. Consultez l'attestation de dépôt de votre dossier

Une fois le dossier déposé, une attestation de dépôt de dossier est automatiquement générée. Elle est disponible dans l'onglet "suivi de votre dossier".

Cette attestation comporte des informations telles que le nom, prénom de l'usager, la date de dépôt du dossier ainsi que son numéro, les coordonnées du service traitant, etc.

3. Accéder au suivi de mon dossier

A. Présentation du tableau de bord

En se connectant avec son adresse e-mail et son mot de passe ou via France connect, l'usager a accès à plusieurs onglets : « en cours » , « traités », « dossiers invités », « expirant », «corbeille » et « historique des dossiers supprimés ».

Recherche des dossiers et affichage des filtres :

Vous avez la possibilité de rechercher un dossier en saisissant le numéro de dossier, le nom/prénom ou encore des mots-clés relatifs aux dossiers dans la barre de recherche. Vous pouvez également afficher les dossiers par démarche.

Par ailleurs, pour personnaliser votre tableau de bord et faciliter la recherche, vous pouvez filtrer l’affichage de vos dossiers selon plusieurs critères :

• Le statut du dossier

• La date de création du dossier

• La date de dépôt du dossier

En cours

Cet onglet reprend toutes les démarches en cours effectuées par l'usager (brouillon, en construction, en instruction). Vous accédez ainsi à l'ensemble des dossiers déposés par l'usager et pas encore traités par l'instructeur.

Les dossiers sont identifiés par un numéro, l'intitulé de la démarche, l'identité du demandeur, statut du dossier et la date de mise à jour.

Traités

Cet onglet reprend les dossiers traités, pour lesquels une décision finale a été rendue. 3 décisions sont possibles:

• acceptation

• refus

• classement sans suite

En cas de refus ou de classement sans suite, l'administration doit motivée cette décision.

Les dossiers sont identifiés par un numéro, par l'intitulé de la démarche, par demandeur, statut et date de mise à jour. Figure aussi l'email de la personne invitée qui a participé à la construction du dossier.

Décision du dossier avec accusé de lecture

Pour certaines démarches, l'administration a paramétré un accusé de lecture de la décision du dossier.

L’usager est prévenu par e-mail qu‘une décision a été rendue sur son dossier sans en dévoiler la nature (accepté, refusé, classé sans suite). L'usager doit se connecter puis cliquer sur un bouton pour accepter l’accusé de lecture afin de prendre connaissance de la décision finale.

Dossiers invités

Cet onglet reprend les dossiers sur lesquels l'usager a été invité afin d'apporter des modifications ou de participer à la complétude du dossier. L'invité peut modifier le dossier mais ne peut le déposer à la place de l'usager qui a initié le dossier:

Dossiers expirants

Vous retrouverez dans cet onglet les dossiers arrivant à expiration et n’ayant pas encore été supprimés.

En effet, afin d’être conforme au RGPD et à nos Conditions Générales d’Utilisation, les dossiers n’ont pas vocation à être conservés indéfiniment sur la plateforme. Vous recevrez un e-mail de notification 14 jours avant la suppression de votre dossier, comme illustré ci-dessous :

Pour les dossiers traités arrivant à expiration, vous avez la possibilité de les télécharger au format PDF avant leur suppression, afin d’en conserver une trace :

Pour les dossiers en brouillon, vous avez la possibilité de les conserver selon la durée de conservation configurée par le service en charge de la démarche, comme illustré ci-dessous :

Corbeille

Vous retrouverez dans cet onglet les dossiers qui n'ont pas été supprimés définitivement et que vous pouvez encore restaurer.

Historique des dossiers supprimés :

Vous retrouverez dans cet onglet la liste des dossiers supprimés définitivement, soit parce que vous en êtes à l’initiative, soit en raison de l’expiration du délai maximal de conservation des dossiers.

En effet, afin de respecter les principes du RGPD et nos conditions générales d’utilisation, nous ne pouvons conserver les données personnelles des usagers au-delà de la durée de conservation définie par le service en charge de la démarche. Vous êtes toutefois averti 14 jours avant la suppression définitive des dossiers.

B. Les différents statuts d'un dossier

En brouillon

Une fois la démarche débutée par l'usager et le dossier enregistré, celui-ci est au statut de brouillon tant que l'usager ne l'a pas déposé. Les brouillons sont automatiquement enregistrés et conservés pendant 3 mois après la dernière modification du dossier. Au-delà de ce délai, tout dossier en brouillon non déposé est supprimé.

En construction

Une fois le dossier déposé par l'usager, son statut est « en construction ». L'usager peut encore le modifier tant qu'il n'est pas passé en "instruction". La durée d'expiration des dossiers déposés est fixée par le service en charge de la démarche et est affichée dans votre interface usager, sous le numéro de dossier

En instruction

Le dossier « en instruction » est pris en charge par le service compétent. Il ne peut plus être modifié par l'usager, mais est toujours consultable. Les dossiers en instructions n'expirent pas.

Accepté / Classé sans suite / Refusé

Le dossier prend l'un de ces statuts une fois que le service compétent a statué : la messagerie reste encore accessible. A savoir que lorsque le dossier est archivé par l'administration, la messagerie est automatiquement désactivée.

Le dossier expirera à l’issue de la durée de conservation fixée par le service en charge de la démarche.

Dossier à corriger

Un dossier à corriger est un dossier qui a été consulté par l'instructeur et ce dernier demande à l'usager d'apporter des modifications afin de pouvoir instruire le dossier (par exemple modifier une pièce jointe, etc). En tant qu’usager, vous recevrez un mail vous demandant de corriger votre dossier.

La mention "à corriger" s'affiche alors sur le dossier. Une fois le dossier corrigé, l'instructeur sera informé de cette mise à jour.

C. Consultation d'un dossier

Afin d'accéder au détail d’un dossier, cliquez sur celui-ci. Vous retrouverez plusieurs onglets associés à votre dossier :

• L’onglet de suivi de votre dossier, dans lequel vous pouvez télécharger l’attestation de dépôt, consulter le dernier message envoyé, et télécharger l’ensemble de votre dossier au format PDF.

• L’onglet “Votre dossier”, qui vous permet de consulter l’intégralité du dossier soumis.

• La messagerie administration, pour échanger avec l’instructeur en charge de votre dossier.

D. Modifier un dossier

Un dossier peut être modifié s'il est en brouillon ou en construction. Pour cela cliquer sur le bouton « Modifier le dossier » en haut à droite :

Une fois les modifications effectuées, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton « déposer les modifications», situé en bas de page :

Vous retrouverez l'historique des modifications depuis l'onglet "votre dossier" .

E. Utiliser la messagerie pour contacter le service instructeur

Un onglet « Messagerie administration » est intégré au dossier : celui-ci reprend les e-mails automatiques qui sont envoyés à l'usager à chaque changement de statut de son dossier et lui permet ainsi de communiquer directement avec le service instructeur en cliquant sur le bouton "nouveau message". Il peut également contacter l'administration même après l'instruction du dossier.

Après avoir saisi votre message, vous pouvez cliquer sur le bouton "envoyer le message".

Vous avez également la possibilité de joindre un fichier au message (max 20 Mo) en cliquant sur «select. fichiers ».

En l’absence de réponse ou si la messagerie est désactivée après le traitement de votre dossier, vous avez la possibilité de contacter directement l’administration via les informations de contact affichées en bas de la page de la démarche concernée, sous la rubrique « Une question sur votre dossier ? ».

F. Les différentes actions à effectuer sur un dossier

En cliquant sur le bouton "Actions" associé au dossier vous pouvez :

• Transférer votre dossier à un tiers en renseignant son adresse email : l'usager qui reçoit la demande de transfert peut accepter ou rejeter cette demande. S'il accepte la demande de transfert, le dossier apparaîtra dans l'onglet des dossiers "en cours" ou "traités" selon le statut du dossier. S'il refuse la demande, le dossier restera dans l'interface de celui qui l'a envoyé. Lorsque la demande de transfert est acceptée, le dossier est définitivement supprimé du compte initial de l’usager ayant transféré le dossier.

• Dupliquer le dossier : cette action permet à l’usager de commencer un nouveau dossier prérempli avec l’ensemble des informations et des pièces jointes renseignées dans le dossier d’origine. C’est un véritable gain de temps pour les usagers. Cette action n’est possible que pour les dossiers déposés dans le cadre d’une même démarche, et uniquement si celle-ci est toujours active.

• Mettre à la corbeille : cette action permet à l’usager de supprimer son dossier. Toute suppression entraîne l’annulation de la demande. Cette action n’est pas disponible pour les dossiers "en instruction". Une fois supprimé, le dossier apparaîtra dans l’onglet "Corbeille" de votre interface

• Commencer un nouveau dossier pour la même démarche : vous serez redirigé vers un formulaire en ligne vierge. Cette action n’est pas disponible si la démarche est close. Dans ce cas, vous devrez obtenir le nouveau lien de la démarche, transmis par le service en charge, afin de pouvoir déposer un nouveau dossier.

G. Téléchargement du dossier

Une fois le dossier déposé, l’usager a la possibilité de le télécharger au format PDF en accédant au dossier et en cliquant sur le bouton "Télécharger mon dossier (PDF)". Les échanges effectués via la messagerie du dossier figurent également dans ce document. L’usager peut également, depuis le même espace, télécharger l’attestation délivrée en cas d’acceptation du dossier, si l’administration a prévu l’envoi de ce document.