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Tutoriel usager

Ce tutoriel présente les différentes fonctionnalités proposées aux usagers pour effectuer une démarche avec « Démarches simplifiées ».
Ce tutoriel détaille les étapes de dépôt d'un dossier sur demarches-simplifiees.fr par un usager.

Version vidéo

1. Accéder à la procédure pour le dépôt d’un dossier sur demarches-simplifiees.fr

A. Accéder au lien vers la procédure

La page d'accueil de demarches-simplifiees.fr permet à l'usager de se connecter : elle ne permet pas de créer un compte, ni de rechercher une démarche.
Page de connexion
Afin d'accéder à une démarche, et subséquemment à la possibilité de créer un compte, le service administratif compétent en charge de la démarche communique le lien vers celle-ci à ses administrés : le lien peut être publié sur le site internet du service compétent, ou communiqué directement aux usagers par e-mail ou par le biais de flyers et autres moyens de communication.
Ce lien renvoie vers une page de connexion demarches-simplifiees.fr similaire à l'exemple ci-dessous :
Exemple de page d'accueil Démarches-simplifiées

B. Se connecter à demarches-simplifiees.fr

Il existe 3 cas de connexion pour accéder à la procédure sur demarches-simplifiees.fr :
  • L’usager possède déjà un compte sur demarches-simplifiees.fr : cliquer sur « Se connecter » puis renseigner l'e-mail et le mot de passe de connexion
  • L’usager ne possède pas de compte et souhaite se connecter pour la première fois : entrer un e-mail, choisir un mot de passe et cliquer sur « se connecter ». En cas de doute, rendez vous sur cette page
  • L’usager possède un compte France Connect : dans ce cas il faut cliquer sur le bouton « France Connect », puis choisir un compte de connexion en cliquant sur un des boutons (La Poste, Ameli, etc.), entrer les identifiants liés au compte sélectionné. La redirection vers demarches-simplifiees.fr est automatique.
Connexion avec France Connect
S'il s'agit d'une première inscription, un lien vous sera envoyé par e-mail afin de confirmer la création du compte. Veillez à consulter les courriers indésirables, spams ou e-mails promotionnels vers lesquels l'e-mail de validation peut être redirigé automatiquement.
Par ailleurs, si vous ne recevez pas cet e-mail assurez-vous de ne pas utiliser un filtre anti-spam qui empêcherait la réception de celui-ci.

2. Déposer un dossier

A. Page d'accueil de la démarche

Le formulaire peut viser deux types d'usagers :
  • Une entreprise ou organisme possédant un numéro SIRET
  • Une personne physique
Pour l'entreprise ou l'organisme possédant un numéro SIRET :
La première information demandée est le numéro SIRET permettant de récupérer des informations juridiques et financières auprès de l'INSEE et d'Infogreffe grâce à l'API entreprise.
Accéder au formulaire en tant qu'entreprise ou organisme possédant un numéro SIRET
Accéder au formulaire en tant qu'entreprise ou organisme possédant un numéro SIRET
Après avoir indiqué le numéro SIRET et cliqué sur le bouton « Valider », un récapitulatif des informations récupérées s'affiche comme suit :
Récapitulatif des informations relatives au SIRET
Une fois les informations relatives à l'établissement vérifiées, cliquer sur le bouton « Continuer avec ces informations ». Vous êtes alors redirigé vers le formulaire.
Une personne physique :
Vous déposez un dossier pour vous-même:
Vous devez sélectionner l'option "pour vous" puis renseigner votre civilité, nom et prénom.
Vous déposez un dossier pour un tiers bénéficiaire:
Vous devez choisir l'option "pour un bénéficiaire" puis renseigner votre identité et celle du bénéficiaire.
Connexion pour un bénéficiaire
Puis, vous aurez la possibilité de choisir de notifier ou non le bénéficiaire de l'avancée de son dossier:
Notifier le bénéficiaire
Les premières informations demandées sont la civilité, le nom et le prénom de l'usager. Une fois que vous avez cliqué sur « Continuer », vous êtes automatiquement redirigé vers le formulaire.

B. Remplir le formulaire

Présentation des champs du formulaire

ATTENTION : les champs à côté desquels figure un astérisque sont obligatoires. Cela signifie que le dépôt du dossier est conditionné par le remplissage de ces champs. Une mention s'affiche pour les champs facultatifs.
Exemple de champs obligatoires en tant qu'usager
Déposer un document en pièce jointe
Le dépôt du dossier peut nécessiter l’ajout de pièces jointes afin de fournir des documents justificatifs.
Pour chaque document demandé, cliquer sur parcourir, sélectionner un fichier puis cliquer sur « Ouvrir ». Le nom du fichier sélectionné apparait à côté du bouton « Parcourir », la pièce est alors enregistrée.
Enregistrement des pièces jointes en tant qu'usager
Le dépôt du dossier peut nécessiter de remplir un document vierge annexe au formulaire. Le document vierge est disponible dans la section « Pièces jointes ». Cliquer sur le lien en bleu, télécharger le fichier, remplir le document puis l’ajouter en pièce jointe dans le dossier demarches-simplifiees.fr.
Exemple de modèle à télécharger
La capacité maximale d’ajout de pièce jointe est de 200 Mo au total par champ. Si l'ensemble des pièces-jointes dépasse 200 Mo, vous devrez revoir le format de votre pièce jointe.
Formats de pièces jointes acceptées : .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .cvs, .ppt, .pptx, .odt, .ods, .odp, .jpg, .jpeg, .png

Co-construction du dossier : inviter une personne à modifier le dossier

Il est possible d'inviter un tiers à compléter ou à modifier un dossier.
En accédant au dossier concerné, cliquez sur le bouton « Inviter une personne à modifier ce dossier » en haut à droite, puis saisissez une adresse e-mail. Vous pouvez ajouter un message à votre destinataire. Enfin, cliquez sur le bouton « Envoyer une invitation ».
Inviter une personne à modifier un dossier en tant qu'usager
La personne invitée reçoit alors un e-mail l’invitant à se connecter sur demarches-simplifiees.fr afin d'accéder au dossier. Une fois connecté, l’invité a accès à l’ensemble du dossier et est libre de le modifier ou le compléter.
Toutefois, l'invité ne peut pas déposer le dossier. Seul l'usager à l'origine de la création du dossier dispose des droits pour déposer celui-ci.

C. Enregistrement automatique du brouillon

Lorsque vous remplissez un formulaire sur demarches-simplifiees.fr, les informations que vous remplissez sont enregistrées automatiquement.
Si vous voulez terminer de remplir le formulaire plus tard, il suffit de fermer la page du formulaire.
Le brouillon est accessible depuis votre espace personnel et peut être complété à tout moment, tant que la démarche n'a pas été clôturée.
Un message apparaît pour vous confirmer la sauvegarde de votre brouillon.

D. Déposer le dossier

Une fois le dossier complété, cliquez sur le bouton « Déposer le dossier » afin de le transmettre au service instructeur.
Déposer le dossier en tant qu'usager
Message confirmant le dépôt du dossier en tant qu'usager
Le dossier passe alors du statut « brouillon » au statut « en construction ».
Le statut « en construction » indique que le dossier est visible par l’administration mais reste modifiable par l'usager.

E. Consultez l'attestation de dépôt de votre dossier

Une fois le dossier déposé, une attestation de dépôt de dossier est automatiquement générée. Elle est disponible dans l'onglet "résumé" du dossier.
Cette attestation comporte des informations telles que le nom, prénom de l'usager, la date de dépôt du dossier ainsi que son numéro, les coordonnées du service traitant, etc.
Attestation de dépôt du dossier

3. Accéder au suivi de mon dossier

A. Présentation du tableau de bord

En se connectant avec son adresse e-mail et son mot de passe, l'usager a accès à plusieurs onglets « en cours » , « traités », « dossiers invités », « expirant », « supprimés récemment », « supprimés définitivement » et "demande de transfert".
Vous avez la possibilité de rechercher un dossier en renseignant le numéro de dossier dans la barre de recherche et également de rechercher un dossier en fonction du nom de la démarche.
Tableau de bord d'un usager
Affichage des filtres
Vous avez la possibilité de filtrer l'affichage de vos dossiers en fonction de plusieurs critères:
  • Le statut du dossier
  • La date de création du dossier
  • La date de dépôt du dossier
Sélection des filtres
En cours
Cet onglet reprend toutes les démarchées en cours effectuées par l'usager (brouillon, en construction, en instruction). Vous accédez ainsi à l'ensemble des dossiers déposés par l'usager et pas encore traités par l'instructeur.
Les dossiers sont identifiés par un numéro, par l'intitulé de la démarche, par demandeur, statut et date de mise à jour.
Vue des dossiers en cours

Traités

Cet onglet reprend les dossiers traités, pour lesquels une décision finale a été rendue (acceptation, refus, classement sans suite).
Onglet des dossiers traités
Les dossiers sont identifiés par un numéro, par l'intitulé de la démarche, par demandeur, statut et date de mise à jour. Figure aussi l'email de la personne invitée qui a participé à la construction du dossier.
Dossiers invités
Cet onglet reprend les dossiers sur lesquels l'usager a été invité afin d'apporter des modifications ou de participer à la complétude du dossier. L'invité peut modifier le dossier mais ne peut le déposer à la place de l'usager qui a initié le dossier:
Onglet des dossiers invités
Dossiers supprimés
Si vous avez supprimé des dossiers récemment, vous avez la possibilité de les restaurer en cliquant sur le bouton "restaurer".
Dans l'onglet "supprimés définitivement", vous retrouverez les dossiers qui ont été supprimés mais que vous ne pouvez restaurer.
Demande de transfert
Il s'agit des dossiers qui sont transférés d'un usager à l'autre. L'usager qui reçoit la demande de transfert peut accepter ou rejeter cette demande. S'il accepte la demande de transfert, le dossier apparaîtra dans l'onglet des dossiers "en cours" ou "traités" selon le statut du dossier.
Demande de transfert d'un dossier

B. Les différents statuts d'un dossier

En brouillon

Une fois la démarche débutée par l'usager et le dossier enregistré, celui-ci est au statut de brouillon tant que l'usager ne l'a pas déposé.

En construction

Une fois le dossier déposé par l'usager, son statut est « en construction ». L'usager peut encore le modifier tant qu'il n'est pas passé en "instruction".

En instruction

Le dossier « en instruction » est pris en charge par le service compétent. Il ne peut plus être modifié par l'usager, mais est toujours consultable.

Accepté / Classé sans suite / Refusé

Le dossier prend l'un de ces statuts une fois que le service compétent a statué : la messagerie est alors désactivée.
Dossier à corriger
Un dossier à corriger est un dossier qui a été consulté par l'instructeur et ce dernier demande à l'usager d'apporter des modifications afin de pouvoir instruire le dossier (par exemple modifier une pièce jointe, etc).
La mention "à corriger" s'affiche sur le dossier.
Dossier à corriger par l'usager

C. Consultation d'un dossier

Afin d'accéder au détail d'un dossier, cliquez sur celui-ci. Cliquez ensuite sur l'onglet "demande" pour consulter l'intégralité du dossier soumis.
Contenu du dossier vue usager

D. Modifier un dossier

Un dossier peut être modifié s'il est en brouillon ou en construction. Pour cela cliquer sur le bouton « Modifier mon dossier » en haut à droite :
Modification d'un dossier en construction
Une fois les modifications effectuées, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton « Enregistrer les modifications du dossier », situé en bas de page :
Modification d'un dossier

E. Utiliser la messagerie pour contacter le service instructeur

Un onglet « Messagerie » est intégrée au dossier : celui-ci reprend les e-mails qui sont envoyés à l'usager et lui permet de communiquer directement avec le service instructeur.
Messagerie de l'usager
Après avoir saisi votre message, vous pouvez cliquer sur le bouton "envoyer le message".
Vous avez également la possibilité de joindre un fichier au message (max 20 Mo) en cliquant sur « Parcourir ».
Joindre un fichier sur la messagerie, en tant qu'usager
En l'absence de réponse ou si vous souhaitez contacter directement l'administration, les informations de contact sont disponibles en bas de page de la démarche concernée, sous la rubrique « Poser une question sur votre dossier ».
Contact de l'administration
ATTENTION : Une fois l'instruction du dossier terminée et la décision prise, l'usager n'aura plus accès à la messagerie.

F. Les différentes actions à effectuer sur un dossier

En cliquant sur le bouton "Actions", vous pouvez :
  • Transférer le dossier à un tiers en renseignant son adresse email
  • Commencer un nouveau dossier de la même démarche: vous serez redirigé vers le lien de la démarche
  • Dupliquer le dossier (en copiant l'ensemble des champs de pièces jointes)
  • Supprimer le dossier
Les différentes actions sur un dossier