Champ référentiel avancé (à configurer)

Dernière mise à jour : 16 juillet 2025

Des questions ? via crisp ou tchap

Le champ référentiel avancé permet de connecter un champ de formulaire à une base de données officielle ou métier, via une API.

Il aide à :

• Vérifier automatiquement qu’un identifiant saisi existe vraiment

• Pré-remplir d’autres champs du formulaire pour éviter les ressaisies

• Afficher des informations utiles à l’usager (publiques, non modifiables)

• Afficher des informations réservées à l’instructeur (privées, non modifiables)

Ce champ vous aide à fiabiliser la saisie et à simplifier l’expérience des usagers.

Limite actuelle Le champ référentiel avancé fonctionne uniquement pour la recherche d’un identifiant unique. Il ne propose pas encore de liste de résultats ou d’autocomplétion. L’usager doit donc saisir précisément l’identifiant recherché.

Vidéo

Sommaire

• Présentation générale

• Vidéo

• Cas d’usage : valider un identifiant (exemple : numéro RNB)

• Cas d’usage : pré-remplissage automatique des champs via le référentiel

• Cas d’usage : afficher des données publiques à l’usager

• Cas d’usage : afficher des données privées à l’instructeur

• Gestion de l’authentification

• Questions fréquentes

• Évolutions à venir

• Table de correspondance des types de données

• Que se passe-t-il en cas d’erreur lors de l’appel à l’API ?

• Glossaire

Cas d’usage : valider un identifiant (exemple : numéro RNB)

Fonctionnement

• L’usager saisit un identifiant dans le champ référentiel avancé.

• Lors de la validation, la plateforme interroge l’API du référentiel externe avec l’identifiant saisi.

• Si l’API renvoie une réponse valide, la saisie est acceptée. Sinon, un message d’erreur s’affiche.

Comment configurer ce cas d’usage

1. Ajoutez un champ référentiel avancé

   • Dans l’éditeur de formulaire, ajoutez un champ de type « référentiel avancé à configurer ».

2. Cliquez sur "Configurer le champ"

3. Configurez l’URL du référentiel

   • Renseignez l’URL de l’API à interroger, par exemple : https://rnb-api.beta.gouv.fr

   • Utilisation du placeholder {id} : Vous devez inclure {id} dans l’URL (ex : https://rnb-api.beta.gouv.fr/api/alpha/buildings/{id}/). Lors de l’utilisation, {id} sera remplacé par la valeur saisie par l’usager dans le champ (ex : la plaque d’immatriculation).

1. Contraintes de sécurité

   • L’URL doit pointer vers un service de confiance, sécurisé (HTTPS).

   • L’API ne doit pas exposer de données sensibles sans authentification.

   • L’URL ne doit pas permettre d’exécuter du code ou de modifier des données côté serveur.

   • Seules les URL explicitement autorisées par l’administrateur de la plateforme sont acceptées (les .gouv.fr sont par défaut autorisées).

2. Utilisez le champ Exemple de saisie valide (affiché à l'usager et utilisé pour tester la requête)

   • Ce champ permet de simuler une réponse de l’API lors de la configuration.

   • L’API sera appelée avec cette valeur pour vérifier qu’elle répond selon nos standards (actuellement, seuls les référentiels qui répondent à une requête HTTP GET, au format JSON, avec un statut HTTP 200 sont acceptés).

Exemple de validation attendue (statut HTTP 200)

Pour que la validation soit acceptée, l’API doit répondre avec un statut HTTP 200 (succès) et un corps JSON valide, même minimal (par exemple : {}).

{}

Bonnes pratiques

• Vérifiez que l’URL commence bien par https://.

• Indiquez clairement à l’usager où trouver son identifiant.

• Si la saisie échoue, vérifiez l’orthographe et le format de l’identifiant.

Cas d’usage : pré-remplissage automatique des champs via le référentiel

Fonctionnement

Le pré-remplissage permet d’automatiser la saisie de certains champs du formulaire à partir de données issues d’une base externe (référentiel), après validation d’un identifiant (ex : numéro RNB). Les données récupérées (adresse, statut, etc.) sont injectées automatiquement dans les champs du formulaire selon la correspondance (mapping) que vous définissez.

Comment configurer ce cas d’usage

1. Visualisez la réponse de l’API

   • Une fois l’URL et l’identifiant de test renseignés, la réponse JSON s’affiche dans l’interface.

1. Décidez l’usage de chaque propriété du JSON

   • Selon le type de donnée, l’interface vous propose les champs compatibles avec votre formulaire.

   • Vous pouvez choisir d’utiliser la donnée pour pré-remplir un champ, ou l’afficher dans le formulaire usager et/ou dans l’interface instructeur.

1. Faites le mapping

   • Utilisez l’interface de mapping pour lier chaque propriété (ex : addresses[0].street, status) au champ cible du formulaire.

1. Gérez les répétitions (tableaux)

   • Si la donnée source est un tableau (ex : plusieurs adresses), chaque élément peut être mappé sur une répétition du formulaire.

Une fois la configuration terminée, un résumé du pré-remplissage s’affiche. Il liste les correspondances entre les données du référentiel et les champs du formulaire.

Vérifiez l’affichage Lors d’un test, les champs sont automatiquement pré-remplis pour l’usager.

Exemple de réponse API (pré-remplissage automatique)

Voici un exemple de réponse typique reçue lors du pré-remplissage : chaque propriété du JSON ci-dessous peut être associée à un ou plusieurs champs du formulaire grâce à l’interface de mapping. Les tableaux (comme addresses) permettent de remplir automatiquement des répétitions (ex : plusieurs adresses). Les propriétés simples (ex : status, is_active) peuvent être reliées à des champs individuels.

{
  "rnb_id": "PG46YY6YWCX8",
  "status": "constructed",
  "is_active": true,
  "addresses": [
    {
      "id": "33063_1155_00002",
      "street": "place de la bourse",
      "city_name": "Bordeaux",
      "city_zipcode": "33000",
      "street_number": "2"
    },
    {
      "id": "33063_1155_00008",
      "street": "place de la bourse",
      "city_name": "Bordeaux",
      "city_zipcode": "33000",
      "street_number": "8"
    }
  ]
}

Astuce Pour chaque propriété, vérifiez qu’elle correspond bien au type de champ cible (texte, nombre, case à cocher, etc.). Pour les tableaux, chaque élément sera mappé sur une ligne de répétition du formulaire.

Bonnes pratiques

• Vérifiez que chaque champ cible correspond bien au type de donnée attendu (ex : texte, nombre, date…).

• Pour les champs à choix (liste déroulante, cases à cocher…), assurez-vous que les valeurs du référentiel sont compatibles avec les options du formulaire.

• En cas de doute, testez le pré-remplissage sur un dossier de test.

Cas d’usage : afficher des données publiques à l’usager

Fonctionnement

Après validation d’un identifiant, certaines informations issues du référentiel (ex : adresse, statut, nom du bâtiment…) peuvent être affichées à l’usager dans le formulaire, sans qu’il puisse les modifier. Cela permet de donner du contexte, de rassurer l’usager ou de l’aider à vérifier qu’il a saisi le bon identifiant.

Comment configurer ce cas d’usage

1. Configurez le champ référentiel avancé (voir les étapes précédentes pour l’URL et l’identifiant de test)

2. Faites le mapping des propriétés à afficher

   • Dans l’interface de mapping, cochez l’option “Afficher à l’usager” pour chaque donnée que vous souhaitez rendre visible.

1. Vérifiez l’affichage

   • Lors d’un test, les données publiques apparaissent en lecture seule dans le formulaire, sous le champ référentiel.

Astuce Affichez uniquement les informations utiles à l’usager (ex : adresse, nom, statut), pas des identifiants techniques.

Exemple de réponse API (affichage de données publiques)

Voici un exemple de réponse API permettant d’afficher des données publiques à l’usager : seules les propriétés simples (texte, nombre, booléen, etc.) sont supportées. Les tableaux ne peuvent pas être affichés directement à l’usager.

{
  "nom_batiment": "Tour Alpha",
  "adresse": "2 place de la Bourse, 33000 Bordeaux",
  "statut": "En service",
  "est_actif": true
}

Bonnes pratiques

• N’affichez que des données compréhensibles et utiles pour l’usager.

• Privilégiez la clarté : ajoutez un libellé explicite à chaque donnée affichée.

• Vérifiez le rendu sur un dossier de test.

Questions fréquentes

Q : L’usager peut-il modifier les données affichées ? R : Non, ces informations sont affichées en lecture seule.

Q : Peut-on masquer certaines données du référentiel à l’usager ? R : Oui, il suffit de ne pas cocher l’option “Afficher à l’usager” dans le mapping.

Cas d’usage : afficher des données privées à l’instructeur

Fonctionnement

Après validation d’un identifiant, certaines informations issues du référentiel (ex : statut, historique, données techniques…) peuvent être affichées uniquement à l’instructeur, dans l’interface d’instruction du dossier. L’usager ne voit pas ces informations.

Comment configurer ce cas d’usage

1. Configurer le champ référentiel avancé (voir les étapes précédentes pour l’URL et l’identifiant de test)

2. Faire le mapping des propriétés à afficher à l’instructeur Dans l’interface de mapping, cochez l’option “Afficher à l’instructeur” pour chaque donnée que vous souhaitez rendre visible uniquement côté instructeur.

1. Vérifier l’affichage Lors d’un test, les données privées apparaissent dans la fiche du dossier, visibles uniquement par l’instructeur.

Astuce Utilisez cette fonctionnalité pour transmettre des informations sensibles ou techniques qui ne concernent pas l’usager (ex : statut d’un bâtiment, données cadastrales, historique de contrôles).

Exemple de réponse API (affichage de données privées à l’instructeur)

Voici un exemple de réponse API permettant d’afficher des données privées à l’instructeur : seules les propriétés simples (texte, nombre, booléen, etc.) sont supportées. Les tableaux ne peuvent pas être affichés directement côté instructeur.

{
  "statut": "Contrôlé le 12/07/2025",
  "historique": "Dernier contrôle conforme",
  "code_instructeur": 12345,
  "est_confidentiel": true
}

Bonnes pratiques

• N’affichez côté instructeur que des données utiles à la prise de décision ou à l’instruction du dossier.

• Ajoutez un libellé explicite à chaque donnée affichée.

• Vérifiez le rendu sur un dossier de test avec un compte instructeur.

Questions fréquentes

Q : L’usager voit-il ces données ? R : Non, seules les personnes ayant accès à l’interface d’instruction peuvent les consulter.

Q : Peut-on afficher une donnée à la fois à l’usager et à l’instructeur ? R : Oui, il suffit de cocher les deux options dans le mapping.

Gestion de l’authentification

Vous pouvez connecter le champ référentiel avancé à une API nécessitant une authentification.

Actuellement, seule l’authentification par en-tête HTTP est prise en charge.

Exemple concret : l’intégration avec Grist (voir la vidéo ci-dessus).

Pour configurer l’authentification :

1. Accédez à l’écran « Configuration du champ » (nom du champ concerné).

2. Activez l’option « Authentification ».

3. Choisissez l’en-tête à utiliser (par exemple : Authorization).

4. Saisissez la valeur attendue, par exemple : Bearer {votre_token}.

L’en-tête et sa valeur seront ajoutés à chaque requête API.

Astuce Protégez toujours vos jetons d’authentification et ne les partagez pas publiquement.

Questions fréquentes

Q : Mon token est-il stocké de manière sécurisée ? R : Oui, nous appliquons plusieurs mesures de sécurité :

• Tous les tokens sont chiffrés avant d’être enregistrés.

• Les tokens ne sont jamais affichés dans l’interface, même pour les administrateurs.

• Lorsqu’une démarche est clonée, les tokens ne sont pas copiés : il faut les reconfigurer dans la nouvelle démarche.

Astuce Pensez à renouveler régulièrement vos tokens et à limiter leur durée de validité pour renforcer la sécurité.

Questions fréquentes

Q : Que se passe-t-il si une donnée n’est pas trouvée ou est incomplète ? R:

• Le système fait du “best effort” : il préremplit ce qu’il peut, et laisse les autres champs vides.

• La validation du formulaire reste active : l’usager pourra compléter ou corriger les champs si besoin.

Q : Peut-on supprimer automatiquement des lignes de répétition si le tableau du référentiel est vide ? R : Non, seules des lignes supplémentaires sont créées lors du pré-remplissage. Les suppressions doivent être faites manuellement.

Q : Que faire si un champ n’est pas prérempli comme attendu ? R : Vérifiez le mapping dans la configuration et assurez-vous que la donnée existe bien dans le référentiel.

Q : Que faire si l'API change R : Si votre API change, il vous faudra mettre à jour le champ référentiel avancé à configurer

Q : Quelles sont les évolutions à venir ? R : Elles seront nombreuses. Vous pouvez avoir un aperçu ici. Pour faire court :

• l'autocomplete

• le support du conditionnel pour les donnée affichées aux usagers/instructeur

• le support des balises (attestation/mail) pour les données affichées aux usagers/instructeurs

• le support des filtres pour les données affichées aux usagers/instructeurs

Évolutions à venir

Pour suivre les évolutions prévues ou en cours, consultez la page dédiée : Suivi des évolutions.

Principales fonctionnalités à venir :

• Autocomplétion (autocomplete)

• Support du conditionnel pour les données affichées aux usagers/instructeurs

• Support des balises (attestation/mail) pour les données affichées aux usagers/instructeurs

• Support des filtres pour les données affichées aux usagers/instructeurs

Table de correspondance des types de données

À quoi sert cette table ? Elle vous aide à savoir comment chaque type de donnée reçu depuis le référentiel (API) peut être relié à un champ du formulaire.

À retenir :

• Le mapping est automatique pour les types simples (string, integer, float, boolean, date, datetime).

• Pour les tableaux, chaque élément peut être mappé sur une ligne de répétition.

• Les objets imbriqués nécessitent un mapping explicite champ par champ.

• Les types avancés (SIRET, IBAN, etc.) sont mappés directement, puis validés à la soumission du dossier.

Que se passe-t-il en cas d’erreur lors de l’appel à l’API ?

Lorsque le champ référentiel avancé interroge une API externe, plusieurs types d’erreurs peuvent survenir. Le système gère automatiquement la plupart des cas pour garantir la meilleure expérience possible à l’usager et à l’administrateur.

• Si l’API répond avec un code d’erreur temporaire (ex : surcharge, indisponibilité…), la plateforme réessaie automatiquement l’appel avant d’afficher un message d’erreur.

• Si l’API répond avec un code d’erreur permanent (ex : identifiant non trouvé, accès refusé…), un message explicite est affiché à l’usager.

• Si l’API ne répond pas ou renvoie un format inattendu, un message d’erreur générique est affiché.

Messages d’erreur affichés à l’usager

Selon le code de retour de l’API, l’usager verra l’un des messages suivants :

Astuce En cas d’erreur temporaire, l’usager n’a rien à faire : la plateforme gère les tentatives automatiquement. En cas d’erreur permanente, il doit vérifier l’identifiant saisi ou contacter l’assistance.

Glossaire

Besoin d’aide ou d’une suggestion ? Contactez-nous via Crisp ou Tchap (voir le site d’administration pour les liens directs).

API : Interface permettant à deux applications de communiquer automatiquement.

Mapping : Association entre une donnée reçue (ex : propriété JSON) et un champ du formulaire.

Répétition : Groupe de champs pouvant être dupliqué automatiquement pour gérer des listes (ex : plusieurs adresses).

Identifiant : Valeur unique permettant d’identifier un élément dans un référentiel (ex : numéro RNB, SIRET).

Référentiel : Base de données officielle ou métier utilisée pour vérifier ou enrichir les informations saisies dans le formulaire.

Champ référentiel avancé : Champ de formulaire connecté à un référentiel externe via une API, avec des fonctionnalités de validation, pré-remplissage et affichage de données.