Archivage longue durée des démarches

Démarches-simplifiées conserve par défaut les dossiers pour une durée maximale de 36 mois. Cette durée est configurable par les administrateurs au moment de la création de la démarche.

Dans la très grande majorité des cas, cette durée peut être inférieure, car le principe est la supression des dossiers de la plateforme à l'issue de son traitement.

Pour déterminer la durée de conservation globale d'un dossier, vous devez à la fois vous appuyer sur les règles d'archivage, mais aussi sur l'analyse de risque que vous devez avoir effectuée préalablement.

L' administration est en effet responsable du traitement et de la conservation des dossiers. Cela concerne principalement les dossiers terminés (acceptés, refusés ou sans suite). Vous recevez des notifications par email un mois avant la suppression de dossiers afin de vous rappeler de les sauvegarder.

Plusieurs fonctionnalités sont disponibles pour stocker ces archives dans votre service :

• ​L'export des dossiers au format tableur permet d'avoir une vue d'ensemble des dossiers d'une démarche.

• Le téléchargement individuel des dossiers au format ZIP permet de télécharger toutes les pièces échangées au cours de la vie du dossier.

• L'export PDF d'un dossier permet d'avoir une archive de la demande.

• ​L'utilisation de l'API permet d'automatiser la récupération des données.

Nous travaillons également à la conception d'un outil qui va permettre de récupérer tous les dossiers d'une démarche, accompagné de tous les éléments nécessaires à sa compréhension