# Archivage longue durée des démarches

**demarche.numerique.gouv.fr** conserve **par défaut** les dossiers pour une **durée maximale de 12 mois**. Cette durée est configurable par les administrateurs au moment de la création de la démarche. Aussi pour certaines démarches, il est possible d'étendre cette durée jusqu'à 5 ans. Pour cela merci de contacter notre support.

Dans la très grande majorité des cas, cette durée peut être inférieure, **car le principe est la suppression des dossiers de la plateforme à l'issue de son traitement.**

Pour déterminer la durée de conservation globale d'un dossier, vous devez à la fois vous appuyer sur les règles d'archivage, mais aussi sur **l'analyse de risque que vous devez avoir effectuée préalablement.**

**L' administration est en effet responsable du traitement et de la conservation des dossiers**. Cela concerne principalement les dossiers terminés (acceptés, refusés ou sans suite). Vous recevez des notifications par e-mail un mois avant la suppression de dossiers afin de vous rappeler de les sauvegarder.

La durée de conservation renseignée sur **demarche.numerique.gouv.fr** sera appliqué à partir de la dernière action d'instruction (exemple: passage en instruction, acceptation, refus ou classement sans suite d'un dossier). 

## A quel moment est supprimé le dossier de l'usager? 

* Dossier en brouillon: le délai de conservation du dossier de l'usager court à partir de la création du dossier. 
* Dossier en construction: le délai de conservation court à partir de la dernière date de modification du dossier par l'usager. 
* Dossier accepté/refusé/classé sans suite: le délai de conservation court à partir de la dernière action d'instruction du dossier.  

## Comment l'administration peut récupérer les dossiers? 

Plusieurs fonctionnalités sont disponibles pour stocker ces archives dans votre serveur :

* [L'export des dossiers au format tableur](https://doc.demarches-simplifiees.fr/pour-aller-plus-loin/exports-de-donnees) permet d'avoir une vue d'ensemble des dossiers d'une démarche.

![Exporter aus formats xlsx, ods, csv et zip une liste de dossier filtré](https://463284772-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-L7_aKvpAJdAIEfxHudA%2Fuploads%2FL9RywI4tVwp1cxAVPax3%2FScreenshot%202023-07-04%20at%209.39.50%20AM.png?alt=media\&token=17c0b4e4-f5e0-46b8-b160-98ed988dc755)

* Le téléchargement individuel des dossiers au format ZIP permet de télécharger toutes les pièces échangées au cours de la vie du dossier.

![Téléchargement de toutes les pièces jointes d'un dossier](https://463284772-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-L7_aKvpAJdAIEfxHudA%2F-M76wSEG_lRXzyPeU8lo%2F-M76ytJiTlttXGq91SiI%2Ftoutes-les-pjs.png?alt=media\&token=6d1f804f-bcf2-4a2f-883c-069722d68c92)

* L'export PDF d'un dossier permet d'avoir une archive de la demande.

![Export PDF d'un dossier](https://463284772-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-L7_aKvpAJdAIEfxHudA%2Fuploads%2FRaFa8VjDOheiLNzi1yxe%2FScreenshot%202023-07-04%20at%209.40.34%20AM.png?alt=media\&token=f392282b-e5c9-4b1b-a4de-9b5c3f9791c9)

* [L'utilisation de l'API ](https://doc.demarches-simplifiees.fr/api-graphql)permet d'automatiser la récupération des données.

Vous pouvez aussi récupérer une archive mensuelle pour tous les dossiers traités d'une démarche. Cet archive au format ZIP intègre 

* tous les dossiers et leurs pièces jointes
* tous les messages échangés par le biais de la messagerie entre les instructeurs et les usagers (incluant aussi les pièces jointes)
* les attestations pour chaque dossier quand celles ci sont présentes

![Accéder a l'export des dossiers traités depuis l'onglet des dossiers traités](https://463284772-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-L7_aKvpAJdAIEfxHudA%2Fuploads%2FLSBGb3uagHM3R0zcTN60%2FScreenshot%202023-07-04%20at%209.41.27%20AM.png?alt=media\&token=51f67631-de0d-40c6-8c6d-63c0222a2f3d)