Archivage longue durée des démarches

« Démarches simplifiées » conserve par défaut les dossiers pour une durée maximale de 12 mois. Cette durée est configurable par les administrateurs au moment de la création de la démarche. Aussi pour certaines démarches, il est possible d'étendre cette durée jusqu'à 5 ans. Pour cela merci de contacter notre support.

Dans la très grande majorité des cas, cette durée peut être inférieure, car le principe est la suppression des dossiers de la plateforme à l'issue de son traitement.

Pour déterminer la durée de conservation globale d'un dossier, vous devez à la fois vous appuyer sur les règles d'archivage, mais aussi sur l'analyse de risque que vous devez avoir effectuée préalablement.

L' administration est en effet responsable du traitement et de la conservation des dossiers. Cela concerne principalement les dossiers terminés (acceptés, refusés ou sans suite). Vous recevez des notifications par e-mail un mois avant la suppression de dossiers afin de vous rappeler de les sauvegarder.

La durée de conservation renseignée sur « Démarches simplifiées » sera appliqué à partir de la dernière action d'instruction (exemple: passage en instruction, acceptation, refus ou classement sans suite d'un dossier).

A quel moment est supprimé le dossier de l'usager?

• Dossier en brouillon: le délai de conservation du dossier de l'usager court à partir de la création du dossier.

• Dossier en construction: le délai de conservation court à partir de la dernière date de modification du dossier par l'usager.

• Dossier accepté/refusé/classé sans suite: le délai de conservation court à partir de la dernière action d'instruction du dossier.

Comment l'administration peut récupérer les dossiers?

Plusieurs fonctionnalités sont disponibles pour stocker ces archives dans votre serveur :

• L'export des dossiers au format tableur permet d'avoir une vue d'ensemble des dossiers d'une démarche.

• Le téléchargement individuel des dossiers au format ZIP permet de télécharger toutes les pièces échangées au cours de la vie du dossier.

• L'export PDF d'un dossier permet d'avoir une archive de la demande.

• L'utilisation de l'API permet d'automatiser la récupération des données.

Vous pouvez aussi récupérer une archive mensuelle pour tous les dossiers traités d'une démarche. Cet archive au format ZIP intègre

• tous les dossiers et leurs pièces jointes

• tous les messages échangés par le biais de la messagerie entre les instructeurs et les usagers (incluant aussi les pièces jointes)

• les attestations pour chaque dossier quand celles ci sont présentes