CGU par les Administrations

Conditions générales d'utilisation, par les Administrations, de demarches-simplifiees.fr

Présentation

demarches-simplifiees.fr, ci-après « le Service », a pour objet de faciliter la dématérialisation des démarches administratives en proposant la création, par les Administrations, de téléservices.

Le Service est développé et opéré la Direction interministérielle au numérique (ci-après « la DINUM »).

Le présent document constitue les modalités d’utilisation, par les Administrations, du Service.

Toute utilisation du Service est subordonnée à l'acceptation et au respect intégral des présentes conditions générales d’utilisation (ci-après « les CGU »).

Objet

Le Service permet :

  • la dématérialisation de Démarches Administratives par les Administrations ;

  • la réalisation en ligne de ces Démarches par le Public et la faculté pour eux de partager la construction du Dossier avec les personnes de leur choix.

  • l’instruction partagée et le recueil d’avis par les Administrations pour traiter les Dossiers déposés par le Public ;

  • le suivi des Dossiers à traiter et l’accès à un tableau de bord récapitulatif pour les Administrations

  • le dialogue entre l’ensemble des utilisateurs du Service autour d’une démarche ;

  • l’accès à un tableau de bord des démarches engagées par le Public.

L’utilisation du Service est libre et facultative.

Définitions

Au sens des CGU, sont considérés comme :

  • Démarche Administrative ou Démarche : demande présentée par le Public ou déclaration transmise par celui-ci , par l’intermédiaire du Service, à une Administration partenaire ;

  • Administration : personne publique ou privée chargée une mission de service public administratif au sens du 1° de l’article L.100-3 du code des relations entre le public et l’administration (ci-après « le CRPA ») ;

  • Téléservice : système d'information permettant aux usagers de procéder par voie électronique à des démarches ou formalités administratives ;

  • Administrateur : personne physique, agissant pour le compte d’une Administration, responsable de la création de la Démarche Administrative ainsi que de l’organisation de son instruction ;

  • Instructeur: personne physique ayant obtenu délégation par l’Administrateur pour intervenir sur le traitement et l’instruction d’une Démarche Administrative ;

  • Expert : personne physique qui a obtenu une délégation d’un Instructeur pour formuler un avis sur un Dossier ;

  • Public : personne physique ou personne morale usager du Service ;

  • Invité : personne physique, invitée par le Public pour intervenir sur son Dossier ;

  • Dossier : ensemble des éléments fournis par le Public lorsqu’il réalise une Démarche.

1. Conditions générales relatives aux Administrations partenaires

Cette section organise les relations entre les Administrations souhaitant bénéficier du Service et la DINUM. L’inscription de l’Administrateur emporte l’acceptation sans réserve, des CGU.

A. Inscription sur la plateforme et ouverture de l’accès au Service

L’Administration souhaitant devenir partenaire du Service adresse une demande d’inscription d’un Administrateur. Celle-ci est réalisée en ligne sur le site internet : https://www.demarches-simplifiees.fr/demandes/new.

Suite à la demande d’inscription d’un Administrateur, il reçoit une réponse après vérification par la DINUM de l’éligibilité son Administration.

Seules peuvent être inscrites en tant qu’Administrateur, les personnes physiques ayant capacité à agir pour le compte de leur Administration.

Les Administrations partenaires du Service mettent en œuvre les Démarches conformément aux dispositions aux dispositions législatives et réglementaires en vigueur et notamment celles CRPA relatives à la saisine par voie électronique, l’accusé réception électronique, l’échange d’informations entre administrations et la motivation des actes administratifs.

B. Fonctionnalités

L’Administrateur bénéficie des fonctionnalités suivantes :

  • créer des formulaires en ligne à destination du Public ;

  • créer des formulaires en ligne à destination des Instructeurs ;

  • créer des emails informant automatiquement le Public de l’état d’avancement de sa Démarche

  • créer une attestation ;

  • déléguer et le cas échéant révoquer un Instructeur.

  • renseigner les informations concernant son service telles que l’adresse ou le numéro de téléphone, les coordonnées du délégué à la protection des données personnelles et les informations concernant la Démarche tel que son cadre juridique ou la durée de conservation des données.

Création d’une Démarche

L’Administrateur est responsable des Démarches créés. Il veille notamment à ce que la Démarche soit prévue par une disposition législative ou réglementaire, soit instruite et traitée dans ce cadre, ou s’inscrit dans la gestion de processus internes à l’Administration. ;

Le Service n’est pas conçu pour les démarches nécessitant la collecte de données relevant du I de l’article 6 de la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés.

La DINUM se réserve le droit d’amender, suspendre ou supprimer toute production qui méconnaîtrait les CGU ou nuirait à l’image du Service.

Echanges de données entre administrations

Le Service met en œuvre, le cas échéant, un échange d’informations entre administrations par traitements automatisés.

En créant une Démarche nécessitant ces échanges, l’Administration partenaire consent à l’ensemble des conditions générales d’utilisation spécifiques à l’Administration fournissant ces informations.

La liste des traitements automatisés mis en œuvre est disponible sur le Service.

Les sources de données disponibles sont notamment proposées par :

Instructions des Démarches

L’administrateur :

  • est la seule personne susceptible de créer, archiver ou supprimer une Démarche ;

  • veille à ne fournir des accès qu’aux Instructeurs habilitées à connaître des informations traitées ;

  • est la seule personne ayant accès au jeton permettant de récupérer par traitement automatisé l’ensemble des informations d’une Démarche, d’un Dossiers ainsi que leurs métadonnées et les données liées à leur instruction.

L'instructeur :

L'instructeur accède au Service uniquement à l’initiative de l’Administrateur. Il s’agit uniquement de personnes ayant le droit de connaître les éléments constitutifs d’un Dossier.

Il est invité uniquement pour une Démarche donnée, il s’agit généralement du service instructeur compétent de l’Administration concernée.

L'Instructeur rend la décision sur la Démarche du Public et en est responsable.

L'instructeur peut :

  • Être notifié des nouveaux Dossiers déposés via le Service ainsi que leurs modifications ;

  • Visualiser et télécharger les Dossiers dans leur intégralité ;

  • Prendre en charge et instruire l’ensemble des Dossiers soumis par le Public ;

  • Echanger avec le Public, dans le cadre de l’instruction de sa Démarche ;

  • Faire intervenir des Experts » sur un Dossier ;

  • Suivre l’évolution du dossier avec des indicateurs de statut ;

  • Télécharger un récapitulatif de l’ensemble des dossiers déposés, sous un format tableur.

L’instructeur s’engage à respecter la confidentialité des données et à ne demander que les informations nécessaires au traitement de la Démarche.

L'instructeur est responsable des personnes invitées en tant qu’Expert et de leurs actions.

L’Expert :

L'instructeur peut inviter des Experts afin qu’ils fournissent un avis technique sur un Dossier spécifique. Ils doivent être légalement habilités à connaître des informations auxquelles ils ont accès. Cette invitation est renouvelée à chaque dossier pour lequel un avis est sollicité.

L’invité :

Le public peut faire intervenir un Invité pour compléter son Dossier. Celui-ci peut :

  • Visualiser le Dossier du Public ;

  • Échanger avec l’ensemble des intervenants par le biais de la messagerie intégrée au Service.

C. Responsabilité des Administrations

Responsabilité du traitement

L’Administration partenaire est responsable des traitements opérés sur les données reçues dans le cadre du Service et, à ce titre, respecte les obligations inhérentes à ce traitement, notamment celles prévues par la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés et par le règlement européen nᵒ 2016/679 dit règlement général sur la protection des données.

Elle s’engage à ne pas commercialiser les données reçues, à ne pas les communiquer à des tiers en dehors des cas prévus par la loi et à effectuer toutes formalités préalables obligatoires auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés.

L’autorité administrative partenaire s’engage à mettre en œuvre les mesures de sécurité techniques et organisationnelles nécessaires dans le cadre de sa démarche.

En cas de non-respect, la DINUM se garde le droit de suspendre ou de supprimer la démarche, et tous les dossiers associés.

En utilisant le Service, l’Administration partenaire s’engage en outre à respecter un niveau de qualité, et notamment à assurer un service d’aide aide au Public pour ses Démarches et à traiter les Dossiers dans les meilleurs délais.

Durée de conservation des données

L’Administrateur détermine la durée de conservation des données de sa Démarche.

Le Service conserve les données uniquement le temps nécessaire à son l’instruction.

Une fois la décision rendue, le Dossier est mis à disposition de l’Instructeur et du Public pour téléchargement.

Après 30 jours ouvrés suivant la date de fin d’instruction du Dossier, celui-ci est supprimé des bases du Service.

Seule une trace du Dossier est conservée. Celle-ci indique l’adresse électronique de l’usager, le nom de l’Administration chargée de la Démarche, la date de dépôt de la Démarche, la date de décision, le nom de la Démarche. Cette trace est accessible au Public et à l’Instructeur dans leur tableau de bord respectif.

D. Suppression de compte

La DINUM s’autorise à suspendre ou révoquer un Administrateur ou un Instructeur et toutes les actions réalisées par eux, si elle estime que leur usage du Service, contrevient aux dispositions légales en vigueur, aux dispositions des CGU, ne respecte pas les exigences de sécurité ou porte préjudice à son image.

2. Engagements de la DINUM envers les Administrations partenaires

La DINUM s’engage à :

  • Vérifier l’éligibilité des Administrations pour lesquelles les Administrateurs agissent ;

  • Assurer la sécurité du Service, notamment en prenant toutes les mesures nécessaires permettant de garantir l’intégrité et la confidentialité des informations traitées ;

  • Mettre en œuvre et opérer le Service conformément aux dispositions légales et réglementaires en vigueur.

A. Qualité de service

La DINUM veille à assurer une disponibilité du Service de 99,5 % du temps.

Toutefois, la DINUM se réserve la liberté de suspendre, moyennant un préavis de 48h, le Service pour des raisons de maintenance. En cas d’urgence, cette suspension pourra intervenir sans préavis ou pour tout autre motif jugé nécessaire. Dans ces situations, les temps de suspension ne seront pas comptabilisés dans la disponibilité.

L’indisponibilité du Service ne saurait ouvrir droit à aucune compensation quelle qu’en soit sa nature.

La DINUM assure un support exclusivement sur les parties techniques de l’outil.

La DINUM s’engage à assurer le suivi et l’évaluation de l’utilisation du Service, et à communiquer les résultats obtenus aux différents partenaires

B. Données à caractère personnel

La DINUM s’engage à mettre en œuvre toutes mesures appropriées, afin de protéger les données traitées dans le cadre du Service et notamment celles prévues par la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 modifiée, l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives et entre les autorités administratives et le décret n° 2010-112 du 2 février 2010 pris pour l'application des articles 9, 10 et 12 de l'ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005.

La responsabilité de la DINUM ne s’entend que sur la durée pendant laquelle les données est effectivement présente sur le Services

C. Evolution des conditions d’utilisation

Les termes des CGU peuvent être amendés à tout moment, sans préavis, en fonction des modifications apportées au Service, de l’évolution de la législation ou pour tout autre motif jugé nécessaire.

La DINUM s’engage à avertir les Administrations partenaires de l’entrée en vigueur de nouvelles conditions d’utilisation.