Ce tutoriel détaille les étapes d’instruction d'un dossier sur demarches-simplifiees.fr par un instructeur

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1. Se connecter à demarches-simplifiees.fr

  • Réception du message d’invitation à devenir instructeur sur une procédure :

L’instructeur nommé pour suivre une procédure reçoit par email une invitation avec le lien suivant https://www.demarches-simplifiees.fr/.

Ce lien renvoi à la page de connexion suivante :

  • Connexion à demarches-simplifiees.fr :

Il existe 2 cas de connexion pour accéder à la procédure sur demarches-simplifiees.fr :

  • L’instructeur possède déjà un compte demarches-simplifiees.fr : rentrer l’email et le mot de passe de connexion.

  • L’instructeur se connecte pour la première fois sur demarches-simplifiees.fr et ne possède pas de compte : cliquer sur le bouton « Créer un compte », rentrer un email, choisir un mot de passe et cliquer sur « Se connecter ».

2. Le tableau de suivi des procédures

Le tableau de suivi des dossiers permet à l’instructeur d’avoir une vue d’ensemble des procédures sur lesquelles il a été nommé instructeur.

3. Instruire un dossier déposé sur une procédure

Cliquer sur une des procédures.

Par défaut la procédure s’ouvre sur les dossiers « à suivre ».

Les dossiers sont classés selon leur stade de traitement : à suivre, suivi, tous les dossiers, archivé.

  • Personnaliser le tableau de suivi des dossiers :

Le tableau de suivi des dossiers est paramétrable afin de modifier ou d’ajouter des colonnes faisant figurer des champs relatifs à la procédure.

Cliquer sur le bouton personnaliser, cliquer sur le champs de recherche et sélectionner le champs voulu comme puis cliquer sur le bouton « enregistrer » comme suit :

Un champ peut être retiré du tableau de suivi : cliquer sur personnaliser, cliquer sur la croix figurant sur le libellé du champ en question puis sur le bouton « enregistrer » comme suit :

  • Filtrer les dossiers :

Il est possible de filtrer les dossiers par champs présents dans la procédure.

Cliquer sur le bouton « Filtrer », sélectionner un champ, puis une valeur associée à ce champs et cliquer sur le bouton « Ajouter un filtre » comme suit :

  • Trier les dossiers :

Il est possible de trier les dossiers par ordre alphabétique et numérique en cliquant sur la colonne souhaitée.

  • Suivre un dossier :

Les dossiers déposés sont par défauts regroupés sous le statut « à suivre ».

Un dossier à suivre a le statut « en construction ». Il est consultable et modifiable par l’usager.

Pour suivre un dossier cliquer sur le bouton « Suivre le dossier ». Le dossier est alors automatiquement transféré dans les dossiers avec le statut « suivi ».

Suivre un dossier signifie s’attribuer le traitement du dossier et ainsi le sortir de la liste de tous les dossiers à suivre.

Suivre un dossier permet aussi d'activer les notifications en cas de modifications effectuées sur le dossier.

Plusieurs instructeurs peuvent suivre le même dossier.

  • Instruire un dossier :

L’instructeur a accès à un ensemble de fonctionnalités lui permettant d'instruire un dossier :

- Demande :

Regroupe le formulaire rempli par l’usager et l’ensemble des pièces-jointes au dossier.

- Annotations privées :

Equivalent du cadre réservé à l’administration sur les formulaires papiers, il permet à l’instructeur de saisir les informations demandées par l’administration pour le suivi du traitement des dossiers.

Ce cadre est strictement réservé aux instructeurs et n’est pas visible par les usagers.

Il est possible qu’il ne figure aucune annotation privée à remplir si la procédure n'en prévoit pas.

- Avis externes :

Cette fonctionnalité permet à l’instructeur d’inviter un expert à rendre un avis sur le dossier.

Inviter une personne à donner son avis : rentrer l’adresse email de l’invité ainsi qu’un message formulant la demande puis cliquer sur « demander un avis ».

Il est possible de faire un nombre illimité de demande d’avis.

Le choix de la confidentialité de chaque avis se fait en cliquant sur le bouton « Cet avis est partagé avec les autres experts ou confidentiel ».

Un avis partagé avec les autres experts sera visible par les autres experts. Un avis confidentiel permet d’éviter que les experts soient influencés entre eux en rendant les avis visibles uniquement par les instructeurs.

Les avis sont visibles par tous les instructeurs nommés sur la procédure.

Les avis ne sont pas visibles par les usagers.

- Messagerie :

La messagerie permet à l’instructeur d’échanger directement avec l’usager par messages sur le dossier afin de faciliter l’instruction du dossier. Le fil de messagerie permet de garder l’historique des échanges avec l’usager de manière centralisée.

Envoyer un message à l’usager : taper le contenu du message puis cliquer sur le bouton « Envoyer ».

Envoyer une pièce-jointe à l’usager : cliquer sur le bouton « Parcourir », sélectionner un fichier puis cliquer sur le bouton « Envoyer ». Une pièce-jointe ne peut pas être envoyée seule, il est nécessaire de taper un texte dans le corps du message.

La capacité maximale d’envoi de pièce-jointe est de 20Mo par pièce envoyée.

- Personnes impliquées :

Cet onglet contient la liste des personnes invitées à consulter le dossier en tant qu’instructeurs suivant le dossier ou en tant qu’expert invité à rendre un avis.

- Passer le dossier en instruction :

L’instructeur peut à tout moment passer un dossier « En construction » en « Instruction ». Un dossier en instruction n’est plus modifiable par l’usager.

Un message automatique est envoyé à l’usager au moment du passage en instruction afin de l’avertir qu’il ne peut plus modifier son dossier.

Toutefois, les échanges de messages et de documents entre l’instructeurr et l’usager restent possibles à travers la messagerie.

Cliquer sur le bouton « En construction » en haut à droite de l’écran puis cliquer sur le bouton « Passer en instruction ». L’accompagnateur est alors invité à confirmer son choix de passage en instruction en cliquant sur le bouton « OK » comme suit :

- Repasser le dossier en construction :

Il est possible pour l’instructeur de repasser le dossier en construction afin de permettre à l’usager de compléter son dossier.

Cliquer sur le bouton « En instruction » en haut à droite de l’écran puis cliquer sur le bouton « Repasser en construction ». L’instructeur est alors invité à confirmer son choix de repassage en construction en cliquant sur le bouton « OK » comme suit :

- Rendre une décision concernant le dossier :

L’instruction du dossier peut aboutir à trois décisions : Accepter, Classer sans suite et Refuser.

Chaque décision est définitive et irrévocable.

* Accepter : cliquer sur le bouton « En instruction » en haut à droite de l’écran puis cliquer sur le bouton « Accepter ». L’instructeur est alors invité à rédiger une motivation qui sera consultable par l’usager dans son dossier après acceptation. Cliquer sur le bouton « Valider la décision ». Confirmer le choix de validation en cliquant sur le bouton « OK ».

Un message automatique est envoyé à l’usager afin de le notifier de l’acceptation de son dossier. La motivation est consultable par l'usager sur son dossier. Elle peut aussi être envoyée dans le corps du message automatique si le message a été paramétré ainsi par l'administrateur.

Le dossier passe automatiquement dans l’onglet des dossiers traités.

* Classer sans suite : cliquer sur le bouton « En instruction » en haut à droite de l’écran puis cliquer sur le bouton « Classer sans suite ». L’instructeurr est alors invité à rédiger une motivation qui sera consultable par l’usager dans son dossier après classement sans suite. Cliquer sur le bouton « Valider la décision ». Confirmer le choix de validation en cliquant sur le bouton « OK» .

Aucun message de notification n’est envoyé à l’usager. Le dossier passe automatiquement dans l’onglet des dossiers traités.

* Refuser : cliquer sur le bouton « En instruction » en haut à droite de l’écran puis cliquer sur le bouton « Refuser ». L’instructeur est alors invité à rédiger une motivation qui sera consultable par l’usager dans son dossier après acceptation. Cliquer sur le bouton « Valider la décision ». Confirmer le choix de validation en cliquant sur le bouton « OK ».

Un message automatique est envoyé à l’usager afin de le notifier du refus de son dossier. La motivation est consultable par l'usager sur son dossier. Elle peut aussi être envoyée dans le corps du message automatique si le message a été paramétré ainsi par l'administrateur.

Le dossier passe automatiquement dans l’onglet des dossiers traités.

- Archiver un dossier :

Cette fonctionnalité permet à l’instructeur d’avoir une vision plus claire du suivi des dossiers. Les dossiers restent consultables par l’’instructeur.

Dans l’onglet « traités » cliquer sur le bouton « Archiver le dossier ». Le dossier est automatiquement transféré dans l’onglet « archivés ».

Il est possible de repasser le dossier dans l’onglet « traités » en cliquant sur le bouton « Désarchiver le dossier ». Le dossier est automatiquement transféré dans l’onglet « traités ».

- Notifications :

Toute modification effectuée par l’usager sur un dossier suivi ou traité génère une notification du côté instructeur afin de l’en avertir. Cette notification est représentée par une pastille orange qui permet à l’instructeur de voir exactement quelle a été la modification effectuée par l’usager. La pastille orange apparait d’abord sur la colonne d’état de suivi du dossier, puis dans le dossier à l’endroit de la modification.

- Récapitulatif des activités sur demarches-simplifiees.fr :

Un email hebdomadaire est envoyé chaque dimanche à l’instructeur afin de faire le bilan de l’activité d’une procédure sur la semaine. L'email présente le récapitulatif de l'activité par procédures suivies.

- Extraire les dossiers :

L’ensemble des dossiers est téléchargeable au format .csv, .xlsx ou .ods.

Cliquer sur le bouton « Télécharger tous les dossiers » en haut à droite de l’écran puis sélectionner le format de téléchargement souhaité. Le téléchargement est alors lancé automatiquement.

Le tableau d’extraction des dossiers contient autant de colonnes que de champs dans la procédure et présente un dossier par ligne.