Prise de RDV

Vous avez la possibilité de paramétrer la prise de RDV sur vos démarches et ce directement depuis votre interface administrateur.

Vous pouvez autoriser ou non les instructeurs à proposer des rendez-vous aux usagers qui déposeront des dossiers.

En vous connectant sur votre compte Démarches simplifiées sur l'interface administrateur, vous pouvez paramétrer la tuile "Prise de Rendez-vous" puis cliquez sur modifier pour l'activer.

A) La connexion à RDV service public

Vous devez vous authentifier sur RDV Service Public avec ProConnect.

Si vous avez déjà un compte ✔︎ : Votre authentification vous dirigera vers l’écran de validation !

Si vous n'avez pas de compte ✘ : Votre authentification vous dirigera vers un parcours de création de compte ! Vous pourrez renseigner les informations et créer votre compte.

Validation de la connexion: nous vous demanderons de confirmer la permission de connecter les deux solutions.

B) Configuration dans RDV service public

Vous pouvez, depuis un compte administrateur, lancer la configuration de votre compte RDV Service Public.

Une mention “vérifier ma configuration” apparaitra dans les options de configuration de prise de rendez-vous depuis une démarche.

Vous serez redirigé vers les options de configuration RDV Service Public. Vous allez ainsi pouvoir inviter vos agents instructeurs et configurer vos options de rendez-vous.

1) Configuration des agents

Depuis la carte "agents", vous pouvez voir, modifier et ajouter des agents.

Il sera nécessaire d’ajouter tous les agents instructeurs avec l’email utilisé pour leur compte Démarches Simplifiées.

Ils recevront alors une invitation par email à valider 💡

Ils pourront ainsi connecter leur compte DS à leur compte RDV·SP pour planifier des rendez-vous.

Vous pouvez choisir le niveau de permission accordé à l'agent. Il peut être basique, administrateur ou intervenant.

Il vous suffit ensuite de rajouter l'email de l'agent invité puis de cliquer sur "enregistrer".

2) Configuration les lieux

Vous pouvez ensuite configurer un ou plusieurs lieux (si les rendez-vous proposés sont physiques).

Vous devrez renseigner le nom du lieux, l'adresse et éventuellement un numéro de téléphone.

Il sera nécessaire d’ajouter un lieu, l’adresse postale de votre administration.

C’est avec cette adresse que les agents instructeurs pourront planifier des rendez-vous.

C’est également cette adresse qui sera associée aux notifications SMS et email reçues par vos usager💡

3) Configurer les motifs de RDV

C’est ici que vous pouvez gérer votre offre de rendez-vous : des rendez-vous sur place, par téléphone, par visioconférence ... d’une durée de 10 minutes, 30 minutes ou 60 minutes.

Vos agents instructeurs pourront utiliser les motifs configurés ici

Vous devrez procéder à la configuration générale en renseignant:

• Le nom du motif du RDV

• Le service associé

• La durée du RDV

• La couleur du RDV dans l'agenda

Vous pouvez ensuite paramétrer le type de RDV:

• Sur place : l'agent reçoit l'usager sur place, au lieu sélectionné (MDS…).

• Par téléphone : l’agent appelle le numéro indiqué sur la fiche de l'usager.

• À domicile : l’agent se rend à l'adresse indiquée sur la fiche de l'usager.

• Par visioconférence : l'agent et l'usager se retrouvent sur un lien de visioconférence unique pour chaque RDV. L'agent se connecte au service de webconférence de l'État avec ProConnect pour démarrer la visioconférence.

Une fois ces paramètres renseignés, vous devez cliquer sur "créer le motif" afin de valider les modifications apportées.

4) La prise de RDV dans Démarches simplifiées en tant qu'instructeur

Dans l'onglet "Rendez-vous" vous allez cliquer sur "prendre un rendez-vous". Vous serez automatiquement redirigé vers votre agenda le site de RDV service public. Vous devriez avoir au prélable renseigné vos indisponibilités.

Une fois sur votre agenda, vous pourrez sélectionner le créneau horaire du rendez-vous que vous donnez à l'usager en passant par plusieurs étapes de confirmations.

Vous pourrez ensuite choisir le motif du RDV, la durée, etc.

Ce rendez-vous s'affichera ensuite directement sur l'interface instructeur Démarches simplifiées.