« Démarches simplifiées » permet de dématérialiser des démarches administratives grâce à un générateur de formulaires et une plateforme d'instruction de dossiers. Il s'agit d'une application en ligne prête à l'emploi développée, hébergée et maintenue par la Direction Interministérielle du Numérique (DINUM), mise à disposition de l'ensemble des organismes publics. Elle est interconnectée à de nombreux services de l'État, notamment France Connect, API Entreprise, API Géo et BAN.

Retrouvez le guide pratique pour dématérialiser vos démarches avec «Démarches simplifiées »

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Retrouvez ci-après les différents bilans des usages de Démarches simplifiées ainsi que notre support de présentation :

Bilan 2023

Support de présentation :

Objectif

L'objectif principal de cette documentation est de permettre aux organismes publics ayant des besoins de dématérialisation de déterminer si demarches-simplifiees.fr constitue une solution adaptée.

L'ensemble des utilisateurs y trouvera des informations visant à faciliter la prise en main de l'application.

La plateforme demarches-simplifiees.fr comporte quatre rôles :

• Administrateurs : création et publication des démarches

• Usagers : dépôt et suivi des dossiers

• Instructeurs : traitement de ces demandes

• Experts: émission d'un ou plusieurs avis sur un dossier

Aucune connaissance spécifique en informatique n'est requise pour comprendre cette documentation.

Retours

Vous pouvez nous aider à améliorer cette documentation ainsi que l'outil en nous faisant part de vos remarques par

Il s'agit de disposer d'un tableur grist, et d'utiliser la nouvelle fonction d'intégration d'API pour en faire un référentiel, et précharger des données dans un formulaire

Une fois votre accréditation acquise, vous pouvez vous connecter en tant qu’administrateur, créer une démarche de test (car un administrateur ne peut que requêter sur ses propres démarches).

Une fois votre démarche créée, vous pouvez accéder à l’éditeur de requêtes en ligne (attention, ne confondez pas cette adresse avec celle de l’endpoint, qui y ressemble) :

Cet éditeur de requêtes en ligne vous permet de requêter directement l'API graphql sur vos démarches sans que vous ayez encore à coder de client. C'est un bon outil pour essayer l'API et commencer à la prendre en main.

Tribunal pour enfants de Lille :

SAUJ :

Nous avons packagé un client de démo qui peut vous aider a illustrer de nombreux cas :

Si vous souhaitez accéder aux nouveautés destinées :

• aux usagers, cliquez ici.

• aux instructeurs, cliquez ici.

• aux administrateurs cliquez ici.

https://www.demarches-simplifiees.fr/mentions-legales

Académie de Versailles

Vous retrouverez les liens vers les démarches en ligne en cliquant ici

Les acteurs publics peuvent utiliser l'API pour faciliter le traitement de dossiers dans des outils de back office.

Toutefois, l'utilisation de l'API doit se faire en respectant des règles de sécurité décrites dans ce paragraphe et dans le respect des attentes des usagers en matière de suivi des demandes formulées via la plateforme de la DINUM.

Aussi, tout traitement de dossier dans un back office doit obilgatoirement faire l'objet d'une remontée de l'information relative à l'avancement des dossiers auprès de Démarches-simplifiées.

Ces notifications sont à synchroniser via l'API entre les outils de back-office et démarches-simplifiées.

La DINUM n'est pas tenue de soustraire dans démarches-simplifiées les informations relatives aux temps de traitement des dossiers qui sont affichées aux usagers, et qui est propre à chaque démarche en cas de non utilisation, ou de mauvaise utilisation de l'API.

L'API (Application Programming Interface) permet d'interconnecter Demarches Simplifiées à d'autres systèmes d'information ou d'autres logiciels.

Aujourd'hui notre API est sortante et entrante. Vous pouvez donc aussi bien lire que écrire des données dans Démarches Simplifiées.

Quelques exemples de données que vous pouvez récupérer depuis Démarches Simplifiées :

• les informations d'une démarche,

• la liste des dossiers d'une démarche,

• le détail d'un dossier

• etc...

Quelques exemples de données que vous pouvez écrire dans Démarches Simplifiées :

• Envoyer un message à l'usager d'un dossier ;

• Changer l'état d'un dossier (accepté, refusé, etc…)

• etc...

Exemples de cas d'usage de l'API :

• construire des tableaux bord afin de piloter le déploiement d'une démarche

• utiliser Démarches Simplifiées pour ses formulaires et verser les dossiers saisis par les usagers dans votre Système d'Information afin de les instruire vous-même.

• construire une interface sur mesure pour instruire les dossiers dans votre application

Comment accéder à l'API ?

Si vous n'avez pas un profil technique, nous vous invitons à contacter une personne de votre service informatique qui sera à même de réaliser l'intégration de l'API en fonction de vos besoins.

Il arrive que chez Demarches Simplifiees nous proposions des fonctionnalité à la demande afin d'affiner celles ci.

Cette section vise a recenser différents exemple d'implémentation pour vous aider a démarrer sur votre cas d'usage.

Chacuns des exemples reste limité, mais nous souhaitons vous donner une idée d'implementation.

Aussi, si vous souhaitez tester les fichiers d'exemple, penser a chmod +x les scripts ruby que nous proposons.

Que trouverez-vous dans cette rubrique ?

Cette rubrique contient des pages détaillant diverses fonctionnalités de la plateforme.

Vous êtes concerné par cette expérimentation si :

• vous usagers vous sollicitent régulière pour savoir ou en est l'état de paiement de leurs subvention

• votre service opérère des solution de data visualisation autour du budget

Si vous souhaitez prendre part a cette expérimentation, contactez nous par mail (contact@demarches-simplifiees).

Nous avons mis en place plusieurs solutions pour faciliter le rapprochement d'exports/API des données DS avec votre SI.

Saisir le cadre budgetaire

Vous pouvez saisir le cadre budgetaire en vous rendant sur la page de configuration de votre démarche et en cliquant

Vous pouvez ainsi configurer le cadre budgetaire en renseignant le centre de coût, le domaine fonctionnel et le référentiel de programmation

Une fois le cadre budgetaire, celui sera présent sur les exports xlsx de vos démarches de sorte à ce que votre service financier puisse recouper son cadre budgetaire à des dossiers DS.

L'annotation privée EJ

Vous pouvez aussi ajouter une annotation privée de type EJ de sorte a ce que les instructeurs puissent saisir l'EJ correspondant à un dossier. Celle ci remontera dans les appels a l'API ainsi que dans les exports DS.

Arrivera Bientôt

Pour les démarches avec cette fonctionnalité activée, nous allons mettre en avant, sur la page de leur dossier, que lorsque l’engagement juridique sera saisi par un instructeur, celui-ci apparaîtra dans l’interface et garantira l’engagement financier.

Le cas d'usage classique de ce endpoint est d'afficher les informations complète d'un dossier sur une page pour visualiser le dossier dans son entièreté.

Query pour récupérer les informations d'un dossier unitairement

query getDossier(
  $dossierNumber: Int!
  $includeRevision: Boolean = false
  $includeService: Boolean = false
  $includeChamps: Boolean = true
  $includeAnotations: Boolean = true
  $includeTraitements: Boolean = true
  $includeInstructeurs: Boolean = true
  $includeAvis: Boolean = false
  $includeMessages: Boolean = false
  $includeLabels: Boolean = false
  $includeGeometry: Boolean = false
) {
  dossier(number: $dossierNumber) {
    ...DossierFragment
    demarche {
      ...DemarcheDescriptorFragment
    }
  }
}

Variables pour récupérer un dossier

L'API v2 suit le paradigme GraphQL. Si GraphQL est un lointain sujet pour vous, nous vous recommandons de prendre le temps de consulter les liens suivants :

• Introduction aux concepts et raisons d'être de GraphQL (en français)

• (en anglais)

Tutoriels :

Nous allons vous présenter le nouveau module cartographique et les fonctionnalités auxquels vous avez désormais accès.

L'affichage de la carte propose plusieurs options permettant a l'usager de saisir des données cartographiques.

Les options proposées à l'usager sont :

L'ajout un point GPS : cliquer sur l'icône d'ajout de point, puis cliquer sur la carte pour ajouter la coordonnée GPS au formulaire.

Le tracé d'une ligne : cliquer sur l'icône d'ajout de ligne, cliquer une première fois pour debuter la ligne. Et double cliquer pour terminer la ligne.

Le dessin d'un polygonne : cliquer sur l'icône pour dessiner un polygone, cliquer autant de fois que necessaire pour dessiner votre polygone sur la carte, et double cliquer pour terminer la saisie du polygone.

La sélection d'une parcelle cadastrale : cliquer sur l'icône pour selectionner une parcelle cadastrale. Cliquer sur chaque parcelle cadastrale que vous souhaitez ajouter.

Vous pouvez centrer la carte en recherchant par adresse :

Comment importer des fichiers au format GPX et KML afin qu'ils soient représentés sur la carte 👇

Comment exporter les données au format GeoJSON 👇

Afin de configurer les règles d'inéligibilité, il vous faut :

Cliquer sur la tuile "Inéligibilité des dossiers"

Puis vous pourrez configurer les 3 options suivantes :

• activer/desactiver le bloquage des dossiers si un dossier correspond aux critères

• renseigner le message d'inéligibilité qui sera affiché à l'usager si son dossier est inéligible

• ajouter des critères d'inéligibilité

Enfin, quand un usager reseigne un dossier avec des champs qui correspondent à vos critères d'inégilibilité, celui ci ne pourra déposer le dossier.

Vidéo Vimeo (les informations contenues dans cette vidéo sont explicitées dans le texte en dessous)

demarches-simplifiees.fr est une application en ligne qui permet à tous les organismes exerçant des missions de service public de créer des démarches en ligne en quelques minutes et de gérer les demandes des usagers sur une plateforme dédiée.

L'objectif est d'assurer la dématérialisation dans les meilleures conditions en simplifiant la vie des usagers, l'instruction des demandes et en faisant économiser de l’argent à l’État et au contribuable.

Bonjour à tous ,

Le passage à la dématérialisation modifie la relation entre le service administratif et l’usager. Comme toute innovation, la dématérialisation bouscule les pratiques et peut être perçue par l’usager comme une éloignement. Or, au contraire, elle peut justement être un moyen de se rapprocher de l’usager en suivant simplement quelques bonnes pratiques. Voici les 4 points d’attention pour établir sur DS une bonne relation entre administration et usager :

1. Bien communiquer le lien d’accès à la démarche :

Chaque démarche publiée a un unique point d’accès pour l’usager : son lien ou URL. Ce lien doit être facilement accessible et visible. Le meilleur moyen est de le placer sur votre site internet sur la page dédiée à la démarche. Parfois l’accès à cette page peut-être compliqué pour l’usager. Ainsi nous vous invitons à essayer de simplifier le parcours d’accès à cette page sur votre site.

Un deuxième moyen peut-être de faire une campagne d’e-mails dans lesquels vous communiquez ce lien aux personnes concernées par cette démarche.

L’outil « Jedonnemonavis» est conçu pour rendre très simple l’intégration du bouton de vote à la fin des démarches administratives. Voici le mode opératoire qui est proposé pour intégrer le lien « Jedonnemonavis » dans une démarche sur demarches-simplifiees.fr.

1. Pour utiliser le bouton « mon avis », il faut avoir publié votre démarche sur demarches-simplifiees.fr, puis effectuer les actions suivantes. C'est très rapide !

Sur l'interface administrateur, vous retrouverez la tuile "Bouton MonAvis" avec les instructions à suivre.

2. Vous serez ensuite redirigé vers le site pour effectuer les paramétrages

Si vous n’avez pas de compte sur le site , Créez-en un. Vous pouvez également vous authentifier avec Proconnect.

- Accédez à et cliquez sur le bouton « Prêt à recueillir les avis des usagers ?, Bouton Commencer » situé en bas de la page ; vous arriverez sur une page de connexion

1. Un champ = une information

Il est préférable de ne demander qu'une seule information par champ. Ainsi, privilégiez deux champs pour demander d'abord le prénom puis le nom, plutôt qu'un seul champ « Prénom Nom ». C'est notamment très utile en cas d'un export tableur des dossiers.

Cette rubrique contient les tutoriels permettant d'apprendre à utiliser demarches-simplifiees.fr en tant qu’administrateur, instructeur et usager.

Les tutoriels décrivent de manière précise les manipulations nécessaires à l'utilisation de demarches-simplifiees.fr selon les profils suivants :

• Usager : dépôt et suivi de dossiers

• Administrateur : création et publication de formulaires

1. Médaille d'honneur du travail :

Formulaire nationale : vous pouvez déposer une demande en cliquant sur ce lien :

Vous avez maintenant les pré-requis pour avancer sur votre propre client des API de Démarche Simplifiées :

• vous disposez d'un compte administrateur sur demarches-simplifiees.fr

• vous avez une démarche de test publiée (vous pouvez en créer une)

• vous arrivez à structurer des appels à l'API en combinant la query

L'API offre les endpoints suivant en écriture () :

Dossier

Je n'arrive pas à requêter l'API avec mon jeton (token)

Si l'API vous répond :

Vous devez vérifier que :

• vous envoyez bien le token (sans espace à l'intérieur du jeton, probablement avec des ==

Etape 1: Avoir un compte administrateur valide

Sans compte administrateur, vous n'avez pas les droits pour créer des démarches en ligne.

Pour obtenir un compte administrateur, je vous invite à remplir le formulaire suivant :

Une fois le dossier accepté, nous vous créerons le compte administrateur et vous aurez les accès pour passer à l’étape 2.

Les scripts (macros) sont un moyen très efficace pour gagner du temps. Néanmoins, ils nécessitent des mises jour fréquentes, en particulier lorsque le format de la feuille change (et il changera).

Pourquoi les colonnes changent-elles ?

1. Si une nouvelle version de la démarche est publiée

Vous pouvez envoyer des messages au dépositaire du dossier. Une notification par email sera envoyée et le message apparaitra dans l’historique des messages.

Queries

Variables

L'API offres les endpoints suivant en lecture :

Il est possible de personnaliser les exports en ne choisissant que certaines pièces jointes et/ou en renommant le nom des fichiers correspondants.

Pour le faire, il vous faut être connecté en tant qu'instructeur d'une démarche puis cliquer sur le tableau de bord d'une démarche et sélectionner « voir les exports ».

Ensuite, cliquez sur « Ajouter un modèle d'export »

Vous pouvez à présent sélectionner les pièces jointes que vous souhaitez exporter dans un modèle d'export.

Ce nouveau modèle sera disponible pour vos exports dans le tableau de bord d'une démarche, dans la partie « télécharcher tout les dossiers ». Ici, l'export s'appelle « Mon export personnalisé ».

Bonjour à tous,

Dans cette vidéo nous abordons les aspects de sécurité de la plateforme demarches-simplifiees.fr : l’hébergement des données et RGS.

Le premier aspect est l’hébergement :

L’hébergement est assuré à travers plusieurs serveurs de la société OVH, leader européen de l'hébergement. Les garanties sont les suivantes :

• Ces serveurs sont compatibles RGS

• toutes les données sont hébergées en France, dans différents datacenters

• L’hébergement garantit une disponibilité du service de 99,99 % du temps.

Parmi ces serveurs, deux d’entre eux sont dédiés à l’application et deux autres à la base de données. Les serveurs sont répartis dans différents datacenters de façon à pouvoir assurer le service même en cas de panne majeure de l’hébergeur.

Ces serveurs communiquent au travers de lignes dédiées c’est à dire que la communication ne passe pas par internet ce qui est gage de sécurité.

La disponibilité de l’application est monitorée en continu avec des sondes évaluant les serveurs, le stockage, les logiciels, les droits utilisateurs, la connexion internet et les connexions serveurs. La disponibilité constatée est publique et affichée à l’url suivante : .

Le deuxième aspect est le Référentiel général de sécurité (RGS):

L’article 9 de l’ordonnance fixe les règles de sécurité des systèmes d’information afin qu’ils garantissent la sécurité des informations échangées par voie électronique.

L’autorité administrative détermine les fonctions et le niveau de sécurité nécessaires pour protéger ce système.

demarches-simplifiees.fr est en constante évolution et donc notre équipe travaille en continu afin de maintenir un niveau de sécurité conforme au RGS. Nous prenons la responsabilité de la sécurité des données que nous hébergeons et toutes les mesures sécuritaires nécessaires en ce sens.

Des audits de sécurit et des tests d’intrusions sont réalisés régulièrement, afin de maintenir le plus haut niveau de sécurité possible de l’application.

À bientôt sur DS !

Les instructeurs peuvent ajouter (ou modifier) des labels à un dossier, qui agissent comme une sorte d’étiquette personnalisée. La liste des labels disponibles est au préalable définie dans l'interface l'administrateur (pas encore par API), ainsi que l’ordre dans lequel ils sont retournés.

Par défaut 5 labels sont créés : Urgent, À examiner, À relancer, Complet, À signer. Laissez libre court à votre imagination pour organiser l’instruction: Prêt pour la commission, Validé par la hiérarchie, …

L’API permet d’associer ou supprimer un label à un dossier. Récupérez d'abord la liste des identifiants de labels disponibles sur la démarche.

Il n’y a pas de limite sur le nombre de labels par dossier, mais dans l’interface Démarches Simplifiées il n’est généralement pas pratique d’en afficher plus de 5 ou 6 par dossier.

Query

Ajouter un label

Variables

Supprimer un label

Query

Variables

La pagination sur l’API GraphQL se fait par « curseur ». Nous vous renvoyons à la définition faite par Microsoft d'un curseur : https://learn.microsoft.com/fr-fr/office/client-developer/access/desktop-database-reference/what-is-a-cursor

Le curseur est ainsi nommé car il indique la position active dans le jeu de résultats, à l'instar du curseur de l'écran de votre ordinateur.

Concrètement, nous suivons la spec relay : https://relay.dev/graphql/connections.htm. Pour récupérer la prochaine page il faut passer à l’API le « curseur » de la fin de la page précédente.

Application concrète

Première requete

Voici un exemple. On commence par faire une query pour récupérer les 100 premiers dossiers :

Dans le résultat obtenu il faut lire la valeur du « curseur » dans le champ demarche.dossiers.pageInfo.endCursor .

Deuxième requête, et toutes autres :

On peut passer alors ce « curseur » comme argument after dans la prochaine query. Et ainsi de suite jusqu’à ce que le champ demarche.dossiers.pageInfo.hasNextPage soit égal à false.

Pour un exemple d'implementation, rendez-vous sur :

Comment est gérée demarches-simplifiees.fr d’un point de vue technique ?

demarches-simplifiees.fr est développée en interne au sein de la Direction interministérielle du numérique (DINUM).

L’hébergement est assuré à travers d'un environnement SEC NUM CLOUD chez l'hébergeur OVH, leader européen de l'hébergement, compatible RGS (toutes les données sont hébergées en France), qui garantit une disponibilité du service de 99,99 % du temps. En plus d'un environnement privé SECNUM, 1 serveur sert au backup, ces serveurs communiquent à travers de lignes dédiées (offre OVH vRack, qui ne passe pas par internet). La communication sur demarches-simplifiees.fr se fait en HTTPS (sécurisé). La disponibilité de l’application est monitorée en continu avec des sondes évaluant les serveurs, le stockage, les logiciels, les droits utilisateurs, la connexion internet et les connexions serveurs. La disponibilité constatée est affichée à l’url suivante: https://status.demarches-simplifiees.fr/.

Le support client est assurée directement par l’équipe, joignable par email à l’adresse et par téléphone.

Les demandes transmises par demarches-simplifiees.fr engagent-elles les usagers alors qu’elles ne sont pas signées ?

Oui.

Aucune disposition générale en droit français n’impose le recours à la signature pour recueillir l’engagement d’un usager. Les conditions générales d’utilisation d’un service en ligne peuvent prévoir, comme c’est le cas pour demarches-simplifiees.fr, la confirmation et la transmission du formulaire par l’usager vaut signature de celui-ci et qu’en utilisant le service, l’usager s’engage sur la véracité des informations transmises lors du dépôt de son dossier.

Est-il possible de notifier des décisions aux usagers directement avec demarches-simplifiees.fr ?

Oui.

En application de l'article L.212-2 du code des relations entre le public et l'administration, les actes unilatéraux de l'administration notifiées au public par l'intermédiaire d'un téléservice et conformes à l'article L. 112-9 et aux articles 9 à 12 de l'ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 sont dispensées de la signature de leur auteur, dès lors qu'ils comportent ses prénom, nom et qualité ainsi que la mention du service auquel celui-ci appartient.

Cela signifie par exemple qu’il est possible, sauf mention disposition contraire expresse spécifique à la procédure considérée, de notifier des décisions de rejet en utilisant les emails automatiques de rejet de demarches-simplifiees.fr ou des décisions d’autorisation avec l’éditeur d’attestation.

Il conviendra dans ce cas de s’assurer que les prénom, nom et qualité de l’auteur de la décision sont bien mentionnés. Une signature numérisée peut-être ajoutée à l’attestation via l’éditeur mais elle n’est pas nécessaire pour que l’attestation ait des effets juridiques.

demarches-simplifiees.fr permet-elle de disposer de preuves juridiques ?

Oui.

En droit administratif, contrairement au droit civil qui oppose un certain formalisme, la preuve est libre. La plupart des actions et événements sur demarches-simplifiees.fr sont enregistrées, ce qui implique qu’il sera possible de les produire en cas de litige.

Dans le cas de procédures présentant un risque de contentieux particulièrement élevé, il convient de prendre contact avec l’équipe pour s’assurer que les actions susceptibles de servir de preuves sont bien enregistrés et, le cas échéant, prévoir le recours à une convention de preuve dans des conditions spécifiques d’utilisation.

demarches-simplifiees.fr est-il conforme à la réglementation SVE ?

Oui.

Un accusé de réception est envoyé automatiquement, ce qui implique qu’il est possible de se dispenser de l’accusé d’enregistrement prévu à l’article R. 112-11-2 du code des relations avec le public. Il faut noter, en outre, qu’en application de l’article L. 112-9 du même code, il est possible, pour les procédures dématérialisées avec demarches-simplifiees.fr, de refuser toute saisine par voie électronique passant par un autre canal.

Les accusé de réception envoyés automatiquement par demarches-simplifiees.fr sont paramétrables. Il est conseillé de se référer aux modèles types fournis par l’administration et de bien distinguer le cas des saisines pouvant et ne pouvant pas générer de décisions implicite de l’administration. Nous recommandons aussi d’insérer systématiquement dans les emails un lien vers le dossier en ligne de l’usager afin de faciliter la communication avec les services instructeurs via la messagerie.

Est-il possible d’obliger les usagers à passer par demarches-simplifiees.fr ?

Non.

Tous les usagers ne disposent pas d’une connexion à internet et la fermeture du canal papier risquerait de créer une rupture d’égalité. Il est possible d’inciter les usagers à déposer leur demander par voie électronique mais pour refuser des dossiers transmis par canal papier, un texte législatif ou réglementaire spécifique est nécessaire.

Nouveau Type de Champ expérimental : Expression régulière

⚠️ Ce nouveau type de champ est à titre expérimental. La manière dont il est implémenté pourra changer à l'avenir.

Une expression régulière (regex) est une séquence de caractères utilisée pour décrire un ensemble spécifique de chaînes de caractères selon certaines syntaxes. Elle permet d'effectuer des recherches, des remplacements et des validations de données dans une chaîne de caractères.

Dans le cadre de la validation d'un champ de formulaire elle sert à valider les données entrées par un utilisateur en vérifiant si elles correspondent à un certain format. Par exemple, un regex peut vérifier qu'une adresse email entrée dans un champ de formulaire ressemble bien à une adresse email (ex: [email protected]) ou à un numéro de téléphone.

Afin d'activer ce type de champ par démarche, veuillez vous rapprocher de notre équipe support ([email protected]) avec les numéros de démarches sur lesquelles vous voulez tester. Une fois que la fonctionnalité est activée, vous pouvez vous rendre dans l'éditeur de champs et choisir un type de champ expression régulière :

Des informations sont à renseigner :

• Saisissez votre expression régulière : vous pouvez la tester sur

  • Exemple pour valider un code APE : ^[0-9]{4}[A-Z]$

    • Explication étape par étape :

Exemples d'expression régulières que nous testons actuellement :

• je souhaite contraindre la saisie qu'à des chiffres, pas d'espace possible, ni caractère spécial : l'expression régulière à saisir est : "^\d+$" (sans les guillemets)

• je souhaite contraindre la saisie à 9 chiffres pas un de plus ni un de moins, l'expression régulière à saisir est : "^\d{9}$" (sans les guillemets)

« Démarches simplifiées » conserve par défaut les dossiers pour une durée maximale de 12 mois. Cette durée est configurable par les administrateurs au moment de la création de la démarche. Aussi pour certaines démarches, il est possible d'étendre cette durée jusqu'à 5 ans. Pour cela merci de contacter notre support.

Dans la très grande majorité des cas, cette durée peut être inférieure, car le principe est la suppression des dossiers de la plateforme à l'issue de son traitement.

Pour déterminer la durée de conservation globale d'un dossier, vous devez à la fois vous appuyer sur les règles d'archivage, mais aussi sur l'analyse de risque que vous devez avoir effectuée préalablement.

L' administration est en effet responsable du traitement et de la conservation des dossiers. Cela concerne principalement les dossiers terminés (acceptés, refusés ou sans suite). Vous recevez des notifications par e-mail un mois avant la suppression de dossiers afin de vous rappeler de les sauvegarder.

La durée de conservation renseignée sur « Démarches simplifiées » sera appliqué à partir de la dernière action d'instruction (exemple: passage en instruction, acceptation, refus ou classement sans suite d'un dossier).

A quel moment est supprimé le dossier de l'usager?

• Dossier en brouillon: le délai de conservation du dossier de l'usager court à partir de la création du dossier.

• Dossier en construction: le délai de conservation court à partir de la dernière date de modification du dossier par l'usager.

• Dossier accepté/refusé/classé sans suite: le délai de conservation court à partir de la dernière action d'instruction du dossier.

Comment l'administration peut récupérer les dossiers?

Plusieurs fonctionnalités sont disponibles pour stocker ces archives dans votre serveur :

• permet d'avoir une vue d'ensemble des dossiers d'une démarche.

• Le téléchargement individuel des dossiers au format ZIP permet de télécharger toutes les pièces échangées au cours de la vie du dossier.

• L'export PDF d'un dossier permet d'avoir une archive de la demande.

• permet d'automatiser la récupération des données.

Vous pouvez aussi récupérer une archive mensuelle pour tous les dossiers traités d'une démarche. Cet archive au format ZIP intègre

• tous les dossiers et leurs pièces jointes

• tous les messages échangés par le biais de la messagerie entre les instructeurs et les usagers (incluant aussi les pièces jointes)

• les attestations pour chaque dossier quand celles ci sont présentes

La dématérialisation bouscule le cadre juridique de la relation entre l’administration et l’usager. Mais ne vous inquiétez pas nous avons rassemblé pour vous les éléments juridiques qui vous permettront de mettre en place demarches-simplifiees.fr en toute légalité et donc l’esprit tranquille ! (PS : toutes les références sont rassemblées dans un fichier joint en dessous de la vidéo, pas besoin de tout noter frénétiquement)

Principe numéro 1 : la SVE ou saisine par voie électronique selon laquelle l’usager peut vous saisir à tout moment par voie électronique.

Ce principe prévoit que pour toutes ses demandes, une personne peut saisir l’administration par voie électronique et que cette dernière est obligée d’y répondre par la même voie. La seule obligation pour l’usager consiste à s'identifier. Ainsi, un usager peut par exemple vous saisir par e-mail même si vous n’avez prévu qu’une voie papier.

Ce principe n’abandonne néanmoins pas l’administration à des demandes venant d’une multitude de canaux différents. Ainsi, il précise que si l’administration met un téléservice en place, elle peut l’imposer à l’usager comme seul mode de saisie possible. Par exemple, si vous utilisez demarches-simplifiees.fr, l’usager ne pourra pas vous saisir par e-mail si vous le refusez.

Principe numéro 2 : l’identification du demandeur

Selon l’article précédemment énoncé il est obligatoire que l’usager s’identifie préalablement lors du recours à un téléservice.

1. Description du Service

2. Accès et utilisation du Service

Le cas d'usage classique pour ce endpoint est le cas d'une démarche a forte volumétrie ayant des groupes d'instructeurs

Query pour récupérer les dossiers d'un groupe d'instructeur

Vous pouvez tester en executant le script suivant avec les variables d'environnement adaptées :

Nos API renvoient jusqu'à 100 dossiers maximum par requête. De fait, si il y a moins de 100 dossiers modifiés par jours sur votre démarche, une tache planifiée (ex quotidienne) récupérant tous les derniers dossiers modifiées vous permettra de suivre tous les dossiers.

Ainsi il est plus intéressant d'éviter la compléxité d'un mechanisme de pagination au profit d'un mechanisme de polling.

Pour lister la liste des instructeurs d'une démarche, vous pouvez passez par l'operation getDemarches, voici un exemple :

Vous pouvez conditionner vos champs en fonction des réponses des champs précédents.

Cela vous permet en tant qu’administrateur d’avoir un formulaire plus simple, plus concis, et qui cible mieux vos usagers.

C’est également un gain de temps pour les usagers car ils se focaliseront uniquement sur les questions qui les concernent.

Le conditionnel est activé automatiquement sur tous les formulaires.

Voici un exemple d’utilisation du conditionnel :

1) Le premier champ : le conditionnel ne s’applique pas sur le premier champ. La conditionnalité s’affichera à partir du deuxième champ.

Pour que le conditionnel fonctionne, il faut que le champ précédant la question conditionnée soit de l'un des types suivants :

Suppression automatique des dossiers

Quel que soit leur état, les dossiers ne sont conservés sur la plateforme que pendant la durée de conservation définie au moment de la création de la démarche. Cette durée de conservation peut être modifiée a posteriori.

Deux semaines avant l’expiration d’un dossier, l’usager et l’administration sont notifiés par e-mail. Un bandeau est affiché sur la page du dossier, pour signaler que ce dossier va bientôt expirer. L’usager a la possibilité de demander une extension de la conservation d'une durée égale à la durée de conservation d'origine (renouvelable). Les instructeurs peuvent aussi demander une extension de conservation, mais d'un mois (renouvelable).

Une fois le délai de conservation dépassé, le dossier est définitivement supprimé de la plateforme.

Île-de-France (DRIEA)

Demande de copies conformes de licence de transport

Transport de marchandises

Transport de personnes

Demandes d'autorisation

Attestation

Modification / renouvellement

Provence-Alpes-Côte-d'Azur (DREAL PACA)

Occitanie

Eure

demarches-simplifiees.fr est une application générique qui peut être utilisée par tout organisme exerçant des missions de service public pour une grande variété de démarches administratives.

Utilisateurs

Des organismes publics de natures très diverses utilisent aujourd'hui l'application : administrations centrales, services déconcentrés, collectivités territoriales, opérateurs de l'État…

Une liste plus complète des cas d'usage actuels est disponible dans la rubrique Cas d'usage.

Cas d'usage

Les démarches dématérialisées peuvent concerner des particuliers, des entreprises, des associations ou des collectivités territoriales.

Il peut s'agir d'appels à projets, de procédures de création d'entreprise, de démarches d'enregistrement, d'inscription, de demande d'autorisation ou bien d'agrément ou des démarches internes à destination des agents publics…

demarches-simplifiees.fr est adapté lorsque :

• L'usager doit transmettre des pièces jointes (jusqu'à 200 Mo par pièce jointe) ;

• Une trace juridique de la demande doit être conservée (horodatage et stockage des dossiers) ;

• L’organisme n'effectue aucune vérification (procédure déclarative) ;

• L'organisme vérifie seulement la complétude de la demande (arrêt possible à ce stade) ;

En revanche, l'application n'est pas l'outil le plus adapté dans les cas suivants :

• Enquête anonyme (obligation de se créer un compte, ce qui crée des frictions) ;

• Procédure nécessitant un paiement (pas d’interconnexion avec des services de paiement).

Bénéfices

demarches-simplifiees.fr a l'avantage d'être un outil :

• Simple : entièrement en ligne, sans installation ni paramétrage à effectuer, qui peut être utilisé directement par les services gestionnaires (modèle Typeform, Google Form).

• Intégré à l’écosystème numérique public : récupération automatique d’informations sur les demandeurs via API Entreprise et France Connect et récupération d'informations géographiques via BAN et API Géo ;

• Collaboratif : possibilité de co-construire et co-instruire les demandes pour simplifier la vie des usagers et des administrations, ce qui simplifie l'instruction des dossiers lorsque plusieurs organismes publics interviennent ;

Les retours d'expérience montrent une réduction considérable des délais de traitement des demandes :

• traitement des demandes d'agrément des entreprises de transport routier par la Direction régionale et interdépartementale de l'équipement et de l'aménagement d'Île-de-France (DRIEA) est ainsi passé de 45 à 15 jours ;

• examen des dossiers de demande de subvention de la politique de la ville coordonné par la Préfecture du Pas-de-Calais terminé fin mars contre fin juin auparavant.

Ce que nous ne faisons pas

Différents rôles / niveaux d'instructeurs

Ajouter des rôles d’instructeurs avec des droits plus ou moins fins n'est pas quelque chose que nous souhaitons faire, car cela va à l'encontre de deux de nos principes :

• Confiance : nous voulons pousser les instructeurs, même à différents niveaux, à se faire confiance, et nous pensons que notre outil peut justement donner l'opportunité à une organisation de se réorganiser autour de la confiance. Rajouter des contraintes, même légères, à certains instructeurs, va à l'encontre de ce principe.

• Absence de workflow : un tel changement serait quelque part mettre en place un workflow, or nous ne voulons pas introduire de workflow, sous quelque forme que ce soit, afin de garder l'outil aussi générique que possible.

Définir l'administration comme émettrice des e-mails automatiques qui sont envoyés depuis notre site

Changer notre adresse e-mail par la vôtre est problématique :

• L' e-mail émane de notre site, il est donc normal que l'expéditeur vienne de notre domaine, pour bien signifier à l'usager que le changement a eu lieu sur notre plateforme

• L' un des buts de notre site est de centraliser les échanges relatifs à un dossier au même endroit, en envoyant un e-mail depuis l'adresse de l'administration qui gère la démarche, l'usager pourrait alors répondre directement à cette adresse et les échanges seraient alors dispersés entre notre site et des boites e-mails.

La prise en main de demarches-simplifiees.fr ne nécessite aucune compétence informatique. L'équipe accompagne les organismes qui le souhaitent dans la mise en place de démarches.

Une prise en main simple

demarches-simplifiees.fr peut être mise en œuvre directement par les directions métiers, sans qu'intervienne un service informatique. Une fois un cas d'usage identifié, le formulaire en ligne est édité et la démarche paramétrée en quelques minutes. Les organismes autonomes peuvent demander un compte administrateur et passer directement en production.

Un accompagnement possible

L'équipe peut fournir un accompagnement à toutes les étapes de la mise en œuvre du produit :

• Identification des cas d'usage : toutes les procédures ne sont pas utilement dématérialisables avec l'application. L'équipe peut aider les organismes intéressés à identifier les bons cas d'usages. Lorsqu'ils existent de nombreux besoins de dématérialisation, une opération de recensement exhaustive avec déplacement dans les services intéressés peut être réalisée.

• Ré-ingénierie des processus internes : l'application est simple et rapide à mettre en œuvre mais faiblement paramétrable. Il est de ce fait souvent nécessaire de réaménager les processus d'instruction autour du produit. L'équipe aide les utilisateurs à mettre en adéquation la nouvelle démarche et l'instruction par les services sous une forme dématérialisée.

• Réalisation de tests : il est conseillé d'effectuer une simulation complète de l'instruction d'un dossier puis des tests avant de passer en production. Ces actions permettent d'ajuster si nécessaire la démarche et les processus d'instruction. Les tests peuvent aussi être l'occasion d'identifier l'appétence des usagers pour le canal numérique.

Pour commencer

Pour obtenir un compte administrateur permettant de créer des formulaires en ligne, remplissez de demande de compte.

Pour être accompagné, contactez-nous ici :

Veuillez préciser votre numéro de téléphone (ligne directe) afin que nous puissions vous rappeler.

Découvrez notre e-capsule de formation disponible sur Mentor depuis le lien suivant :

La dématérialisation... ce n'est pas prendre un formulaire papier et le mettre en ligne à l'identique.

La DITP (le Direction interministérielle à la Transformation Publique) a produit un qui présente les étapes essentielles à la simplification d'une démarche.

Les conseils valent tout autant pour des démarches papiers et des démarches en ligne.

Prenez le temps de regarder ces guides et ces vidéos avant vous lancer !

SIMPLIFIER LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Export manuel

Il est possible d'exporter manuellement l'intégralité des dossiers déposés sur une procédure donnée.

Pour cela, dans l'interface instructeur, cliquer sur la procédure concernée puis sur la liste des dossiers que vous souhaités bouton «Télécharger les dossiers » en haut à droite et choisir le format d'export souhaité (.csv, .xls, .ods,zip.).

Une liste déroulante avec les différents formats s'affichera alors avec deux options de téléchargement :

• standard

• A partir d'un modèle ( vous permettant de sélectionner les informations que vous souhaitez exporter) Vous retrouverez plus d'informations concernant l'export personnalisé en cliquant

Il n'est pas possible d'effectuer cette opération dans l'interface administrateur, mais les administrateurs peuvent le faire en se nommant instructeur sur la procédure.

Le tableau exporté est composé d'une ligne par dossier, chaque ligne comportant les informations suivantes :

• métadonnées : numéro de dossier et dates

• données saisies par le demandeur : identité du demandeur et champs du formulaire

• données d'instruction : emails des usagers suivant le dossier et annotations privées

En revanche, selon le type d’export demandé, certaines informations peuvent ne pas figurer, notamment :

• liens vers les pièces jointes

• avis

• messages échangés

Export sous la forme d'un ZIP

Une option a été mis en place qui permet d'exporter non pas sous forme d'un tableau, mais sous forme de fichier (un fichier par dossier) contenant les données, les PJ, et les métadonnées.

Tout est alors prêt pour faire de l'archivage !

Métadonnées

Les métadonnées du dossier comprennent les informations suivantes:

• id: numéro du dossier

• created_at: date de création du dossier

• updated_at: date de la dernière modification du dossier

• archived: informe si le dossier est archive (true) ou non (false)

Attention à la stabilité des exports manuels

Voir la page

Export par API

demarches-simplifiees.fr est fourni avec une API qui permet d'exporter de manière automatique la totalité des informations relatives aux dossiers déposés sur une procédure donnée.

Cette API ne permet en revanche pas d'entrer des données dans l'application ou de commander des opérations.

Pour plus d'information, vous pouvez consulter

Retrouvez toutes les nouveautés et l'actualité Démarches simplifiées depuis l'onglet "nouveautés" de votre compte :

Lors de son cycle de vie, un administrateur d'une démarche peut publier une nouvelle version du formulaire (ex, ajout d'un champ au formulaire).

Les dossiers crées a partir de ce moment auront donc la derniere version du formulaire de la démarche.

Cependant les anciens dossiers (accépté/refusé ou classé sans suite) eux ne changent pas de version (ex: on ne vas demandé à un usager de mettre à jour son dossier si celui ci a été accepté).

getDemarcheDescriptor (et toutes les notions de champDescriptor) permet de mapper un champs à son descripteur de champ de manière fiable. En somme :

• Toutes les versions d'une démarche (au travers des objets Revision : ).

Gestion des erreurs

La gestion des erreurs est une partie essentielle de toute interaction avec une API. Dans notre API GraphQL, nous utilisons deux mécanismes principaux pour gérer les erreurs : les erreurs au niveau racine et les erreurs des mutations.

Exemple d'implémentation pour récuperer les informations d'un dossier (dans notre cas, nous remontons uniquement quelques informations : le status du dossier, différentes dates liées a l'instruction de celui ci, l'id et le nom de la démarche et enfin les messages echangés entre l'administration et l'usager).

Vous pouvez tester en executant le script suivant avec les variables d'environnement adaptées :

Vous avez la possibilité de paramétrer la prise de RDV sur vos démarches et ce directement depuis votre interface administrateur.

Vous pouvez autoriser ou non les instructeurs à proposer des rendez-vous aux usagers qui déposeront des dossiers.

En vous connectant sur votre compte Démarches simplifiées sur l'interface administrateur, vous pouvez paramétrer la tuile "Prise de rendez-vous" puis cliquez sur modifier pour l'activer.

La direction interministérielle du numérique (DINUM) est responsable des traitements de données à caractère personnel réalisés dans démarches-simplifiées pour :

• La gestion des comptes utilisateurs,

• L’exploitation et l’amélioration de la plateforme,

• La sécurisation de la plateforme.

Elle s’engage à assurer un niveau élevé de protection des données à caractère personnel et à se conformer à la réglementation générale sur la protection des données (RGPD) et à la loi informatique et Libertés.

L’administration est responsable des traitements de données à caractère personnel réalisés pour l’instruction des dossiers sur démarches-simplifiées. L’administration détermine les données pertinentes et leur durée de conservation. La DINUM intervient en qualité de sous-traitant pour assurer l’hébergement, la tierce maintenance applicative et l’envoi des notifications. Pour exercer vos droits sur ces traitements, vous devez vous adresser à l’administration en charge de la démarche. La DINUM peut vous aider à vous mettre en relation avec elle.

1. Quelles sont les données à caractères personnel traitées ?

La DINUM ne collecte et n’exploite que les données adéquates, pertinentes et strictement nécessaires pour assurer ces finalités.

Vos données à caractère personnel traitées par la DINUM sont :

• Données de compte : adresse électronique, nom, prénom, civilité.

• Données de journalisation : logs, adresse IP.

2. Quelle est la base légale des traitements ?

2.1. Gestion des comptes utilisateurs, exploitation et amélioration de la plateforme

Le traitement est nécessaire à l’exécution d’une mission d’intérêt public ou relevant de l’exercice de l’autorité publique dont est investi le responsable de traitement (article 6-e du RGPD).

La mission d’intérêt public constitue la mise à disposition et le développement d’outils collaboratifs par la DINUM en vue de leur intégration dans les ministères ).

2.2. Sécurisation de la plateforme

Ce traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle le responsable de traitement est soumis (article 6-c du RGPD).

La mise en place d’un dispositif de journalisation participe au respect de l’obligation légale de sécurisation des traitements posée par l’article 32 du RGPD.

3. Combien de temps vos données sont-elles conservées ?

4. Qui va avoir accès à vos données ?

La DINUM s’engage à ce que vos données à caractère personnel soient traitées par les seules personnes autorisées à y avoir accès. Ces personnes habilitées sont les personnes travaillant à la DINUM ou pour l’un de ses sous-traitants.

Notre politique est de ne pas transférer vos données en dehors de l’Union européenne.

5. Qui nous aide à traiter vos données ?

Certaines données sont envoyées à des sociétés tierces qui interviennent en tant que sous-traitants de la DINUM.

La DINUM s’assure de la mise en œuvre par ses sous-traitants de garanties adéquates (contrat, audits, plan d’assurance sécurité) et du respect de conditions strictes de confidentialité, d’usage et de protection des données.

6. Comment garantissons-nous la sécurité de vos données ?

La DINUM est particulièrement vigilante à la sécurité de vos données. Elle met en place une politique stricte de sécurité pour protéger l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité de vos données. Lorsqu’elle fait appel à un sous-traitant, la DINUM lui impose ses propres principes en matière de sécurité.

Démarches simplifiées a fait l’objet d’une homologation de sécurité. Les mesures de sécurité mises en place sont notamment :

• Audits et tests de sécurité,

• Anonymisation ou chiffrement des données,

• Mesures de traçabilité,

• Contrôle d’accès logique et physique des utilisateurs,

7. Quels sont vos droits ?

Vous disposez d’un droit d’accès et de modification des données à caractère personnel qui vous concernent. Vous pouvez également vous opposer aux traitements réalisés par la DINUM.

Ces droits s’exercent auprès de la DINUM à l’adresse .

Pour exercer vos droits, vous pouvez également contacter le délégué à la protection des données (DPD) des services du Premier Ministre :

• par mail à

• ou par courrier à l’adresse suivante :

Services du Premier Ministre

À l’attention du délégué à la protection des données

56 rue de Varenne

75007 Paris

Conformément au règlement général sur la protection des données, vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (3 place de Fontenoy – TSA 80715 – 75334 PARIS CEDEX 07). Les modalités de réclamation sont précisées sur le site de la CNIL :

8. Cookies

Cookies exemptés de consentement strictement nécessaires au fonctionnement du service :

À tout moment, vous pouvez refuser l’utilisation de ces cookies et désactiver le dépôt sur votre ordinateur en utilisant la fonction dédiée de votre navigateur.

Nouveau bloc "mandataire"

Le nouveau bloc mandataire est une nouvelle fonctionnalité sur la plateforme demarches-simplifiees.fr, conçue pour faciliter et optimiser la co-construction des dossiers. Cette introduction vise à offrir un aperçu détaillé de son fonctionnement et de ses avantages dans le processus de gestion des dossiers.

Objectif du Nouveau Bloc Mandataire

Le bloc mandataire a été mis en place pour répondre à un besoin essentiel : simplifier la collaboration entre différents acteurs dans le cadre de la préparation et du suivi des dossiers dans démarches-simplifiees. Il vise à rendre les échanges plus fluides et plus transparents, tout en assurant une gestion efficace des informations.

1. Choisissez si le dossier est pour vous ou pour un bénéficiaire

Pour vous : Cette option est à sélectionner si vous créez le dossier en votre nom propre. Elle est destinée aux individus qui s'engagent personnellement dans la démarche.

Pour un bénéficiaire : membre de la famille, proche, mandant... : Cette option doit être utilisée si vous agissez en tant que représentant d'un tiers. Que vous soyez un membre de la famille, un proche, ou un professionnel responsable du suivi du dossier, il est impératif de choisir cette deuxième option lorsque le dossier est établi pour le compte d'une autre personne. 2. Dans le cas ou le dossier est pour un bénéficiaire

Le mandataire doit d'abord renseigner ses propres informations personnelles sous la section "Votre identité", en fournissant son prénom et son nom. Ceci permet d'identifier clairement qui effectue la démarche.

Ensuite, il est requis de compléter la section "Identité du bénéficiaire". Cela inclut la civilité du bénéficiaire—Madame ou Monsieur—ainsi que son prénom et son nom. Cette étape est cruciale pour assurer que le dossier soit correctement attribué.

Il est important de noter que le mandataire doit s'assurer de respecter les conditions stipulées dans les articles pertinents du Code civil, qui régissent la représentation légale et les pouvoirs du mandataire. Cela garantit la conformité légale du processus et la validité des actions entreprises au nom du bénéficiaire.

Dans cette partie du formulaire, après avoir rempli les informations d'identité du bénéficiaire, le mandataire est confronté à un choix important : décider si le bénéficiaire doit être notifié des avancements du dossier.

Options de Notification :

1. Par e-mail : Si vous choisissez cette option, le bénéficiaire recevra des notifications par email concernant les étapes clés du processus. Cependant, il est essentiel de souligner que ces notifications sont informatives ; elles ne confèrent aucun accès direct au dossier sur la plateforme.

2. Pas de notification : Si vous optez pour cette alternative, le bénéficiaire ne sera pas informé par des notifications automatiques. Cette option peut être préférable dans des situations où il n'est pas nécessaire ou souhaitable d'informer le bénéficiaire à chaque étape.

Nouvelle interface usager

Afin de garantir tant une meilleure gestion des dossiers qu'une meilleure ergonomie dans le processus de dépôt de dossiers sur « Démarches simplifiées », l'interface usager a été rafraichie.

En tant qu'usager, vous pouvez désormais suivre correctement l'avancée de vos dossiers grâce aux nouveaux onglets :

« en cours » : dossiers en cours d'instruction, ne faisant pas l'objet d'une décision finale

« traités » : dossiers faisant l'objet d'une décision finale d'acceptation, de refus ou encore de classement sans suite

« dossiers invités » : dossiers pour lesquels vous avez invité d'autres personnes à co-construire votre dossier

Il vous suffit alors de cliquer sur ces onglets :

Vous avez également la date de votre dernière modification effectuée pour l'ensemble de vos dossiers.

Suppression des dossiers faisant l'objet d'une décision finale

Dans l'objectif d'une meilleure gestion et organisation de leur interface, les usagers ont désormais la possibilité de supprimer des dossiers terminés (faisant l'objet d'une décision finale).

Depuis l'onglet « traités » de vos dossiers, il vous suffit de cliquer sur « supprimer de votre interface » :

L'interface demarches-simplifie.fr affichée en anglais

Afin de déposer votre dossier dans les meilleures conditions et en toute connaissance, vous pouvez désormais modifier l'interface en anglais en cliquant sur le logo situé en haut à droite de l'écran (encadré ci-dessous en rouge) :

Changement de couleurs

Afin de permettre aux citoyens d'avoir une cohérence graphique et une meilleure expérience à travers l'ensemble des sites de l'État, le site demarches-simplifiees.fr s'adapte progressivement au Système de Design de l'État. La première phase d'adaptation de « Démarches simplifiées » se situe au niveau des couleurs et dans les prochains mois d'autres changements seront visibles au niveau des composants et icônes.

Transférer son dossier à un autre usager

Il est maintenant possible de transmettre un dossier à un autre usager de demarches-simplifiees.fr.

Depuis la liste de vos dossiers, vous pouvez ouvrir le menu d'actions, et sélectionner « Transférer le dossier ».

Vous pourrez alors envoyer une demande de transfert à l’usager de votre choix.

Télécharger son dossier au format PDF

En tant qu'usager, il est désormais possible de télécharger son dossier au format PDF, une fois que celui-ci est déposé. Ce format permet ensuite d'imprimer facilement le dossier en question. Pour télécharger le dossier, il suffit de cliquer sur le logo imprimante en haut à droite de la page :

Suppression automatique des brouillons

Afin de se conformer aux exigences du RGPD, les brouillons sont supprimés quand ils atteignent la durée définie par l'administrateur de la démarche (avec un maximum de 36 mois). Un e-mail est envoyé à l'usager un mois avant afin de le prévenir de la suppression prochaine de son dossier. L'usager a alors la possibilité de déposer son dossier en brouillon pour que ce dernier ne soit pas supprimé.

Amélioration des temps de chargement

Lors d'une première visite, les pages du site se chargent de 5% à 18% plus vite qu'avant, en particulier pour les usagers des DOM-TOM.

Bouton d'action plus lisible par l'usager dans les démarches longues

Les boutons « enregistrer un brouillon » et « déposer le dossier », auparavant disponibles à la fin du formulaire, sont maintenant présentés dans une barre « flottante » qui permet à l’usager d’y accéder à tout moment.

Changez l'adresse e-mail associée à votre compte demarches-simplifiees.fr

Vous pouvez désormais facilement modifier l'adresse e-mail associée à votre compte demarches-simplifiees.fr. Plus d'informations ici :

Déposer plusieurs dossiers à la suite est plus facile

Il est désormais plus facile pour l'usager de déposer plusieurs dossiers à la suite pour une même démarche. Une fois un dossier déposé, un lien lui donne la possibilité d'en redéposer un autre. De même, depuis son portail usager, un bouton usager permet de déposer un nouveau dossier

Formulaire national de demande de carte professionnelle de conducteur de voiture de transport avec chauffeur (VTC) par examen, cliquez

Formulaire national de demande de carte professionnelle de conducteur de voiture de transport avec chauffeur (VTC) par équivalence, cliquez

Formulaire national de renouvellement de carte professionnelle de conducteur de voiture de transport avec chauffeur (VTC), cliquez

35 - Ille-et-Vilaine

Déclaration de perte

Attestations

69 - Rhône

75 - Paris

Taxis parisiens

Première demande

Changement de coordonnés / mobilité

Demande de renouvellement

Autorisations de stationnement

Enregistrements

VTC

Attestations

Changement de coordonnées / mobilité

85 - Vendée

89 - Yonne

91 - Essonne

Version vidéo

1. Présentation

Pour faciliter le travail des instructeurs, il est possible de configurer à l'avance la répartition automatique des dossiers en activant le « routage ».

Cette fonctionnalité permet d'affecter les dossiers uniquement à certains instructeurs, en fonction du contenu du formulaire rempli par l'usager.

Ce système est particulièrement adapté aux démarches nationales instruites localement.

2. Configuration du routage

• Plusieurs types de champ du formulaire permettent de router les dossiers, notamment « Choix simple », « Choix multiple », « Case à cocher», « Nombre entier », « Nombre décimal », « Communes », « EPCI », « Départements » et « Régions ».

• Dans la page « Configuration des champs », créez un champ de l'un de ces types, par exemple « Choix simple ». Ce champ peut être déplacé au sein du formulaire. Cliquez ensuite sur « Valider le formulaire ».

• Cliquez sur la tuile « Instructeurs » de votre interface de configuration, puis sur « Options » dans le menu latéral, puis sur le bouton « Configurer le routage ».

• Deux options sont possibles : routage à partir d'un champ et routage avancé.

3. Routage à partir d'un champ

• Ce mode de configuration du routage vous permet de créer automatiquement les groupes d'instructeurs et les règles de routage à partir du contenu d'un champ.

• Une fois le mode « Routage à partir d'un champ » sélectionné, choisissez le champ du formulaire à partir duquel router les dossiers.

• Au clic sur « Créer les groupes », un groupe d'instructeurs et la règle de routage associée seront créés pour chaque option du champ.

• Dans le cas d'un routage à partir d'un champ de type « Choix simple », le nombre de groupes créés correspond au nombre d'options du champ.

• Dans le cas d'un routage à partir d'un champ de type « Régions », 18 groupes sont créés (un par région).

• Dans le cas d'un routage à partir d'un champ de type « Départements », 110 groupes sont créés (un par département).

4. Routage avancé

• Ce mode de configuration du routage crée deux groupes d'instructeurs. Ensuite, libre à vous de les renommer et de leur attribuer des règles de routage à partir du ou des champs « routables » de votre formulaire.

• Si un badge « Règle invalide » apparaît , c'est que la règle de routage du groupe doit être définie.

• Si deux groupes ont la même règle de routage, les dossiers seront envoyés au premier groupe de la liste par ordre d'affichage.

5. Gestion d'un groupe

• Dans la page d'un groupe d'instructeurs, il est possible de renommer le groupe, de changer ses règles de routage, de le désactiver ou encore de le supprimer.

• Par défaut la règle de routage concerne un seul champ cible. On peut aussi définir une règle composite impliquant plusieurs champs, avec l'opérateur ET ou OU.

6. Ajout de groupes

• Une fois le routage mis en place, vous pouvez créer de nouveaux groupes d'instructeurs. Si besoin, vous pouvez créer ou modifier des champs à utiliser pour le routage depuis la page « Champs du formulaire ». Une fois les modifications du formulaire publiées, vous pouvez définir la règle de routage dans la page du groupe d'instructeurs.

7. Routage et conditionnel

• Il est possible de conditionner l'affichage d'un champ dédié au routage (voir l'exemple ci-dessous). Si le champ est affiché, le dossier sera routé en fonction du choix de l'usager. Si le champ n'est pas affiché, le dossier sera routé vers le groupe d'instructeurs par défaut (à définir en bas de la page « Gestion des groupes »)

8. Supprimer le routage

• Pour supprimer le routage, vous pouvez soit supprimer tous les groupes d'instructeurs, soit aller dans la page « Options » et cliquer sur « Supprimer le routage ».

9. Le routage en tant qu'instructeur

• En tant qu'instructeur d'une démarche utilisant le routage, l'onglet « instructeurs » apparaît en dessous du titre de la démarche.

• Ce menu permet à l'instructeur de voir l'ensemble des groupes auxquels il a été affecté.

• Pour chaque groupe d'instructeurs, il peut visualiser l'ensemble des instructeurs qui y sont affectés.

• Tous les instructeurs d'un groupe ont la possibilité d'ajouter un nouvel instructeur à ce groupe ou d'en retirer un. La gestion des groupes peut donc se faire en autonomie et ne nécessite pas l'intervention de l'administrateur.

10. Réaffectation d'un dossier

• Si l'usager se trompe en sélectionnant une option du champ dédié au routage, son dossier est routé vers le mauvais groupe d'instructeurs. Cependant, tant que le dossier est en construction, l'usager peut modifier lui-même la valeur du champ pour que son dossier soit réaffecté au bon groupe d'instructeurs.

• En tant qu'instructeur, suite à une erreur de l'usager, il est aussi possible de réaffecter un dossier à un autre groupe d'instructeurs.

Retrouvez toutes les nouveautés et l'actualité Démarches simplifiées depuis l'onglet "nouveautés" de votre compte :

Ce tutoriel détaille les étapes à suivre pour donner un avis sur un dossier dans demarches-simplifiees.fr

1. Réception de l'invitation

Lorsque l'instruction d'un dossier sur demarches-simplifiees.fr nécessite l'avis d'un tiers qui n'est ni administrateur ni instructeur d'une démarche, ce dernier peut inviter ce tiers à consulter le dossier et à émettre un avis sur celui-ci. Ce tiers se nomme "l'expert".

Cette invitation prend la forme d'un e-mail que l'invité reçoit.

Nos API renvoient jusqu'à 100 dossiers maximum par requête. De fait, si il y a plus de 100 dossiers modifiés par jours sur votre démarche, une tache planifiée (ex quotidienne) récupérant tous les dossiers modifiées ne sera pas suffisante pour suivre tous les changements.

Pour faciliter la lecture du code, la query GraphQL est fournie en PJ

Ensuite, vous pouvez executer ce code ruby

Questions fréquente

Concrètement, l'usage de l'updatedSince permet de filtrer et ordonner les réponses aux appels de notre APIs. Le curseur permet de rappeler l'API sur cette contrainte et de récupérer les nouveaux résultats.

Donc si vous voulez faire du polling regulier, ne changer pas cette date (updatedSince), utilisez simplement le pageInfo.endCursor (et faites attention à ne pas l'écraser lorsqu'il n'y a plus de résultat).