Le Summer Pass de la Métropole Européenne de Lille

Dans le cadre de sa stratégie jeunesse, la Métropole Européenne de Lille (MEL) lance cet été son Summer Pass, une opération pour les 40 000 jeunes de 15 à 17 ans de son territoire. Ce chéquier permet de bénéficier d’entrées gratuites dans différents sites comme les parcs de l’Espace naturel métropolitain, le Musée d’Art Moderne, le musée de Fromelles, la patinoire Serge Charles ou la piscine des Weppes.

La collectivité souhaitait mettre à disposition des jeunes un formulaire en ligne pour faire la demande du Pass. La Direction du Système d'Information (DSI) a étudié différents outils avant de se décider, leur délai était très court puisqu’ils ne disposaient que de deux mois pour mettre en production le formulaire. Aurélien Caffier, chargé de projet Quartier Politique de la Ville, a alors partagé son expérience positive avec demarches-simplifiees.fr pour la dématérialisation des demandes de subvention. C’est l’outil qui a finalement a été validé par la DSI. Une fois mis en place, le dispositif a très rapidement porté ses fruits. En dix jours, la Métropole avait déjà reçu 2300 demandes.

L’expérience de Lille montre l’intérêt de « Démarches simplifiées » pour ce type de procédure ponctuelle. Le prix élevé d’une prestation d’un service informatique au vu de l’utilisation dissuade les administrations. Le choix d’un outil générique comme demarches-simplifiees adaptable aux différents besoins, peut être une solution très intéressante pour les administrations.

L'ouverture des monuments historiques par la DIRECCTE du Val-de -Loire

Témoignage de Muriel Bego, de la DIRECCTE du Val-de-Loire

Quelle est la procédure que vous avez mise en place sur les monuments historiques?

Je fais partie du pôle Entreprise Economie Emploi (3E) de la DIRECCTE Val-de-Loire. Être propriétaire d’un monument historique donne droit à certains avantages fiscaux permettant de déduire du revenu imposable certaines charges relatives à ces biens. Ces avantages sont majorés lorsque le monument est ouvert au public dans les conditions fixées par les articles 17 ter à 17 quinquies de l’Annexe IV du Code Général des Impôts. Pour bénéficier des avantages fiscaux liés à l’ouverture au public de son monument, le propriétaire doit transmettre à la DIRECCTE avant le 1er février de l’année N une « déclaration d’ouverture au public », dans laquelle il indique la période et les conditions d’ouverture du monument (art. 17 quater). Ainsi, le propriétaire se doit de proposer son bien pour ouverture au public au minimum 40 jours par an.

Comment s’est passée la prise en main de l’outil ?

Très bien et très fluide, même si je ne suis pas une « geek ». J’ai pu dématérialiser ma procédure sans dépendre de ma DSI, j’ai seulement eu besoin de l’aval de ma direction et j’ai pu démarrer en composant mon formulaire et en le testant. Une fois au point, je me suis rapprochée du département communication afin de publier le lien sur le site de la DIRECCTE. Nous avons récolté plus de 200 dossiers sur la campagne de cette année dans notre région.

Quels sont les avantages que vous avez trouvés dans la solution ?

L’ équipe tout d’abord a été très réactive et pédagogue pour m’orienter et répondre à toutes mes questions tout au long de la création de ma procédure. Le deuxième avantage est l’interface d’instruction qui envoie des e-mails automatiquement et permet l’édition automatique d’une attestation. Cela m’a permis un gain de temps important dans l’instruction des dossiers et évite de perdre du temps avec les délais d’envoi et de réception des courriers. Enfin, l’outil offre la possibilité de cloner des procédures, ce qui permet à mes homologues de profiter du travail que j’ai mené. La DIRECCTE Bourgogne m’a récemment contacté pour recueillir mon retour d’expérience et la mettre en place sur leur territoire.

Vos prochains objectifs avec « Démarches simplifiées » ?

Je n’ai malheureusement pas d’autres cas d’usage à l'échelle de mon administration. Pour ce qui est des monuments historiques nous reportons au bureau des destinations touristiques de la DGE. Notre travail permet de répertorier de nouveaux lieux touristiques et de les identifier rapidement grâce à la structuration des données par le formulaire. Nous pouvons renforcer les contrôles et faire profiter le Ministère de la culture de cette base de connaissances patrimoniales. La prochaine étape est de généraliser cette procédure à l’échelle nationale avec l’appui de la DGE et la sous-direction du tourisme qui centralise cette mission auprès de toutes les DIRECCTEs pour fin 2018.

Dématérialisation de la DETR en préfecture

La Dotation d'Equipement des territoires ruraux (DETR) ou les dotations aux collectivités territoriales de manière générale sont un sujet qui a été pratiqué sur demarches-simplifiees.fr par de nombreuses préfectures.

Téléprocédure « inscription à l'épreuve pratique du permis de conduire en candidat libre »

Témoignage et retour d'expérience d'Hélène LE ROC'H, DDT du Rhône

En quoi consiste la démarche mise en place par la DDT du Rhône via notre site demarches-simplifiees.fr?

Il s'agit d'une téléprocédure permettant aux candidats libres de s’inscrire pour passer l’épreuve pratique du permis de conduire. Elle s’adresse aux usagers ne souhaitant pas passer par une auto-école. En ce sens, l'instruction se déroule en deux temps : dans un premier temps, l'enregistrement de la demande d'inscription est prise en compte dans la file d'attente et dans un second temps, la programmation et la convocation à l'examen. Ces deux étapes sont réalisées par des agents distincts.

Comment s'est déroulée la mise en place de la démarche ?

L'élaboration de la démarche s'est faite en plusieurs étapes. La première étape a été celle de la définition précise des problématiques, points de tension. Ensuite, la définition des éléments nécessaires pour la téléprocédure (données obligatoires pour traiter la demande, justificatifs…) ainsi que l'étape relative à l'élaboration de la téléprocédure via « Démarches simplifiées ». Et enfin, l'étape concernant le test de la téléprocédure en interne pour détecter les coquilles / points à améliorer et réajustement.

Le temps consacré à ces différentes étapes est à souligner. Au total, la démarche a été mise en œuvre en deux jours.

Par ailleurs, la communication de la téléprocédure aux usagers a été faite via l’affichage de visuels sur site et par publication sur le site des services de l’État dans le Rhône.

Quels sont les avantages que vous avez trouvés en utilisant demarches-simplifiees.fr ?

Nous avons choisi « Démarches simplifiées » pour plusieurs raisons :

• Très simple de mise en œuvre et d’utilisation

• Gain de temps dans le traitement des demandes

• Suivi des demandes par le service et l’usager (via le compte utilisateur)

• Envoi automatique d’accusés de réception pour une meilleure communication aux usagers

• Archivage des demandes

• Plus de dossiers incomplets, plus de perte de dossier

• Plus de contentieux sur les dates d’envoi et de réception

• Possibilité de communication entre le service et l’usager par le biais d’une messagerie dédiée et personnelle

• Possibilité de faire des extractions pour faire des suivis statistiques

Quelles sont les prochaines étapes avec demarches-simplifiees.fr ?

Le bilan après le passage à DS est un gain de temps d'environ 50% sur le traitement des demandes. En ce sens, la prochaine étape est de poursuivre cette démarche de dématérialisation des procédures en matière d'éducation routière. Trois téléprocédures ont déjà été lancées pour l’éducation routière dans le Rhône (candidats libres, NEPH, label qualité des formations), téléprocédures qui connaissent un très grand succès.

La dématérialisation du fonds de développement de la vie associative - volet « fonctionnement innovation » DDCS 54

Témoignage de Frédéric Cuignet Royer, DDVA, DDCS 54

Dans quel contexte s'est inscrit le besoin de dématérialiser la démarche relative au FDVA - volet fonctionnement innovation?

Cela s'est fait dans un contexte où il y a eu une évolution de la réserve parlementaire, le FDVA (fonds de développement de la vie associative) pour son volet « fonctionnement innovation » s’adressait ainsi dans un temps très court (décret sorti en mai, AAP début juillet, clôture le 17/9), principalement aux petites associations du département. De plus, d'autres facteurs ont eu une influence sur la dématérialisation de la démarche via le site demarches-simplifiees.fr : d'une part, la volumétrie était inconnue (100, 200 , 300 dossiers) et d'autre part, l'existence d'usagers avec une culture du dépôt en ligne très inégale.

Comment s'est mise en place la démarche en ligne ?

La mise en place au sein du service, s'est faite par l'intermédiaire de deux agents , l'un en charge de l'appel à projet Test et le second qui était plus expérimenté notamment avec le « compteasso » pour le CNDS. Une demi-journée a été nécessaire pour la construction et le test Communication spécifique dans le cadre de la diffusion de l’appel à projet régional (attention, le dépôt en ligne était optionnel).

Pourquoi avoir choisi demarches-simplifiees.fr ?

Tout d'abord, plusieurs irritants lors du dépôt d'un dossier ont conditionné notre choix vers DS, comme l'existence de dossiers manuscrits, les dates limites de dépôt de dossier peu respectées, ou encore les allers-retours sur les dossiers (avec les pièces complémentaires). Ainsi, nous avons choisi DS pour gagner en temps de collecte, pour éviter les erreurs de messagerie mais également pour passer tout de suite au téléservice au moment où l'on installe un financement dans le temps.

La dématerialisation des déclarations de prélèvement réalisés par les locataires de chasse.

Témoignage de Jonathan Fischbach, ONF, Agence de Sarrebourg

En quoi consiste la démarche mise en place par l'ONF - Agence de Sarrebourg via notre site demarches-simplifiees.fr?

Nous avions besoin d'avoir une plateforme déclarative des prélèvements réalisés par les locataires de chasse. Une démarche a été créée et adaptée suivant les agences et les besoins pour que les usagers puissent saisir en ligne leurs prélèvements et que nous puissions les traiter directement. Cette démarche est uniquement déclarative, une macro VBA permet d'utiliser la fonction Api de démarches-simplifiees.fr pour rapatrier les données dans notre base de données et d'établir automatiquement les tableaux de bord. Les photos sont téléchargées automatiquement pour être contrôlées si besoin. Les instructeurs n'ont donc même pas besoin d'utiliser le site demarches-simplifiees.fr, mais uniquement Excel !

Comment s'est déroulée la mise en place de la démarche ?

La démarche a été très rapide à créer : il s'agissait uniquement de dématérialiser une procédure papier et de la compléter par les besoins identifiés. Une première phase de test nous a permis d'identifier les points de tensions pour les usagers et grâce à la modification en ligne de la démarche sans dépublication, nous pouvons l'améliorer continuellement au fur et à mesure de l'analyse des retours. La macro VBA via l'API a nécessité un peu plus de travail de programmation et engendrait parfois des erreurs du fait de données non-anticipés mais ont été corrigées au fur et à mesure. Les usagers ont fait l'objet d'un support de nos services pour utiliser la démarche et sont maintenant à l'aise avec toutes les démarches. Cela nécessite néanmoins un travail d'accompagnement important suivant les compétences des usagers, à prévoir lors de la mise en place de la démarche

Quels sont les avantages que vous avez trouvés en utilisant demarches-simplifiees.fr ?

Le site demarches-simplifiees.fr a été utilisé pour plusieurs raisons :

• Pas besoin de créer une base de données en ligne avec un formulaire et du traitement : très rapide à mettre en place

• Dématérialisation et sécurisation de la donnée (absence de re-saisie manuelle)

• Plus de perte de déclaration

• Possibilité de traiter automatiquement les données sur Excel via une macro VBA

Quelles sont les prochaines étapes avec demarches-simplifiees.fr ?

Bien évidemment, la démarche n'est que déclarative, des erreurs de déclarations peuvent occurrer et restent à traiter a posteriori. Néanmoins, le gain de temps est énorme (>80%) si on compare à de la re-saisie et les erreurs bien moins nombreuses. De nombreuses démarches sont publiées par l'ONF aux niveaux territorial et national, qu'elles soient uniquement déclaratives ou suivies (instruction avec demande d'avis aux experts concernés), pour tout ce qui peut être dématérialisé :

• Demande d'autorisation de manifestation en forêt domaniale

• Demande de macrons de circulations

• Signalement d'incivilités

• Dépôt de candidature à des adjudications

Grâce aux possibilités du site, un projet d'utilisation de l'API depuis un logiciel SIG (pour importer des données géoréférencées et les localiser directement sur une carte) est en cours. Une autre utilisation possible pourrait être l'import des données de demarches-simplifiees.fr directement sur un site web (à l'étude).

La dématérialisation des démarches dans l'Allier

Témoignage de Nathalie DESTERNES - Adjointe au chef du BISIC, SGC de l'Allier

En quoi consistent les démarches mises en place via démarches simplifiées ?

Dans l’Allier les démarches sont nombreuses et portent sur des thématiques diverses et variées (agriculture, délivrance des titres, réglementation générale ou encore subventions aux collectivités etc.) . Plus de trente démarches ont été dématérialisés via Démarches simplifiées. Elles sont le reflet de l’activité des agents de l’ATE (DDETSPP, DDT, Préfecture et SGC).

Comment s'est déroulée la mise en place des démarches ?

Tout part toujours de l’agent instructeur de dossiers. Souvent il veut dématérialiser un Cerfa, parfois actualiser une démarche existante, parfois même il se dit « pourquoi je ne ferai pas comme la collègue d’à côté ».

Certains se lancent tout seul et suivent les guides en ligne pour créer leur démarche, d’autres font appel à moi pour les accompagner dans le processus. L’objectif n’est pas de faire à leur place mais bien de les acculturer à l’utilisation des outils numériques, dont démarches simplifiées, les rendre le plus autonome possible.

Quels sont les avantages que vous avez trouvés en utilisant démarches simplifiées ?

L’avantage indiscutable est le gain de temps. Quand les dossiers arrivent en instruction ils sont forcément complets, plus besoin de courir après les informations ou les pièces justificatives manquantes. Le circuit courrier est réduit, on passe de 3 jours pour les précédents courriers papier à 3 secondes pour l’envoi électronique du mail d’acceptation ou de refus.

L’autre grand avantage est la fonction « cloner ». Ce n’est pas comme à l’école, on a le droit de copier sur ses camarades, il est même recommandé de le faire. On trouve une démarche existante, on la duplique et ensuite on la personnalise.

En fin d’instruction, les dossiers sont exportés pour l’archivage en local. Tout est dématérialisé de bout en bout, pas de papier. Des experts sont sollicités, des avis sont donnés. Tout le processus d’instruction est conservé.

Quelles sont les prochaines étapes avec démarches simplifiées ?

La valorisation des agents que j’ai accompagnés dans la conception de leur 1ère démarche.

Un diplôme leur est remis pour leur réussite dans la publication de démarches en ligne et leur investissement dans la simplification administrative portée par l’État. L’agent est valorisé, les collègues s’intéressent à l’outil et viennent le consulter quand ils se lancent à leur tour. Les agents qui ont vécu cette expérience deviennent des référents.

Démarches simplifiées se développe ainsi en interne. Les usages des uns inspirent les autres dans leurs propres missions.

Comment s'est déroulé l'accompagnement des usagers et agents instructeurs à l'utilisation de démarches simplifiées ?

Un projet ne peut voir le jour et se développer que s’il est porté par le haut. C’est le cas pour démarches simplifiées.

A la création du SGC, notre directrice Madame Dufour a donné les moyens au Bureau Interministériel des Systèmes d’Information et de Communication (BISIC) d’acculturer les agents aux ressources numériques en créant un pôle spécifique.

En ma qualité d’adjointe du BISIC chargée de faire découvrir les outils et pratiques numériques locales, j’accompagne individuellement les agents par des actions d’accueil numérique des nouveaux arrivants, d’accompagnement à la mise en œuvre de projets de dématérialisation (DS, Osmose, LimeSurvey, etc …). Je participe également à la valorisation du travail des agents avec des articles dans l’intranet, des vidéos de présentation, des ateliers « Rencontres du numérique » où les missions du BISIC sont présentées aux agents de manière interactive. Je me déplace sur tous les sites, je vais vers les utilisateurs, une chose très appréciée.

Grace à toutes ces actions, notre catalogue de service est maintenant connu en interne. Les agents sont de plus en plus autonomes avec les équipements et ressources numériques, satisfaits de l’offre proposée et force de proposition pour aller plus loin encore.

La prise en main de demarches-simplifiees.fr ne nécessite aucune compétence informatique. L'équipe accompagne les organismes qui le souhaitent dans la mise en place de démarches.

Une prise en main simple

demarches-simplifiees.fr peut être mise en œuvre directement par les directions métiers, sans qu'intervienne un service informatique. Une fois un cas d'usage identifié, le formulaire en ligne est édité et la démarche paramétrée en quelques minutes. Les organismes autonomes peuvent demander un compte administrateur et passer directement en production.

Un accompagnement possible

L'équipe peut fournir un accompagnement à toutes les étapes de la mise en œuvre du produit :

• Identification des cas d'usage : toutes les procédures ne sont pas utilement dématérialisables avec l'application. L'équipe peut aider les organismes intéressés à identifier les bons cas d'usages. Lorsqu'ils existent de nombreux besoins de dématérialisation, une opération de recensement exhaustive avec déplacement dans les services intéressés peut être réalisée.

• Ré-ingénierie des processus internes : l'application est simple et rapide à mettre en œuvre mais faiblement paramétrable. Il est de ce fait souvent nécessaire de réaménager les processus d'instruction autour du produit. L'équipe aide les utilisateurs à mettre en adéquation la nouvelle démarche et l'instruction par les services sous une forme dématérialisée.

• Réalisation de tests : il est conseillé d'effectuer une simulation complète de l'instruction d'un dossier puis des tests avant de passer en production. Ces actions permettent d'ajuster si nécessaire la démarche et les processus d'instruction. Les tests peuvent aussi être l'occasion d'identifier l'appétence des usagers pour le canal numérique.

• Formation des instructeurs : les personnes chargées d'instruire les dossiers peuvent être peu familières des outils numériques. Des présentations générales sur l'application sont disponibles dans la rubrique tutoriels. En cas de besoin, l'équipe accompagne les organismes dans l'élaboration d'une documentation spécifique et met en place des formations à destination des instructeurs.

Pour commencer

Veuillez préciser votre numéro de téléphone (ligne directe) afin que nous puissions vous rappeler.

La dématérialisation... ce n'est pas prendre un formulaire papier et le mettre en ligne à l'identique.

Les conseils valent tout autant pour des démarches papiers et des démarches en ligne.

Prenez le temps de regarder ces guides et ces vidéos avant vous lancer !

SIMPLIFIER LES DOCUMENTS ADMINISTRATIFS

Vidéo Vimeo (les informations contenues dans cette vidéo sont explicitées dans le texte en dessous)

demarches-simplifiees.fr est une application en ligne qui permet à tous les organismes exerçant des missions de service public de créer des démarches en ligne en quelques minutes et de gérer les demandes des usagers sur une plateforme dédiée.

L'objectif est d'assurer la dématérialisation dans les meilleures conditions en simplifiant la vie des usagers, l'instruction des demandes et en faisant économiser de l’argent à l’État et au contribuable.

Un outil visant à accélérer la dématérialisation

Les usagers du service public devraient aujourd'hui pouvoir effectuer toutes leurs démarches en ligne. Ils ne devraient plus avoir à transmettre des informations dont l’administration dispose déjà ou à faire eux-mêmes le lien entre une multitude d’interlocuteurs publics.

La dématérialisation, quant à elle, ne devrait pas être un investissement humain et financier pour les gestionnaires et les agents publics mais un gain de temps et un facteur d’économie.

C’est loin d’être le cas.

Pour les seules démarches des entreprises sous la responsabilité de l’État, plus de 1000 procédures sont encore gérées uniquement au format papier. Au rythme d’environ 100 démarches dématérialisées par an, il faudra près de 10 ans pour achever la dématérialisation.

Si chaque administration fait le choix de développer ses propres outils informatiques, au lieu d’utiliser un outil mutualisé comme demarches-simplifiees.fr, ce sont des dizaines de millions d’euros qui seront dépensées en pure perte…

Un produit issu du programme « Dites-le nous une fois »

Le programme « Dites-le-nous une fois » était un élément clé du choc de simplification lancé en 2013 pour faciliter la vie des entreprises afin que celles-ci ne perdent plus de temps sur de les formalités administratives mais se concentrent sur leur cœur de métier : créer et innover.

Concrètement, le programme reposait sur quatre leviers de simplification :

• L’échange des données entre les administrations : la sollicitation directe de l’usager doit être une exception ;

• La ré-ingénierie des formulaires : seules les informations réellement utiles doivent être demandées ;

• La dématérialisation des procédures : le traitement et la soumission d’informations doivent être simplifiées ;

• La confiance a priori : les pièces justificatives doivent être demandées uniquement lorsqu'elles sont nécessaires, non détenues par l’administration et au moment opportun (par exemple, en cas de contrôle).

D'après une étude conduite en 2013 par le Secrétariat Général pour la Modernisation de l’Action Publique (SGMAP, actuelle DINUM) sur un échantillon de procédures concernant les entreprises, la simplification permettrait d'économiser 25 € par formulaire (économies cumulées pour les entreprises et les administrations) dont 1,18 € en ré-ingénierie, 8,06 € en automatisant les échanges de données et 15,44 € en dématérialisant les procédures restées au format papier.

Une Startup d'État

L’exigence d’innovation radicale impose d’initier une Startup d’État loin de toute contrainte, pour qu’elle ne reproduise pas les règles explicites ou implicites qui fondent le service tel qu’il existe aujourd'hui. Pour autant, elle n’a pas besoin de capital privé. Une Startup d’État est donc simplement une équipe de 2 à 4 personnes financée par une administration et totalement autonome.

Vous trouverez ci-dessous notre support de présentation :

« Démarches simplifiées » permet de dématérialiser des démarches administratives grâce à un générateur de formulaires et une plateforme d'instruction de dossiers. Il s'agit d'une application en ligne prête à l'emploi développée, hébergée et maintenue par la Direction Interministérielle du Numérique (DINUM), mise à disposition de l'ensemble des organismes publics. Elle est interconnectée à de nombreux services de l'État, notamment France Connect, API Entreprise, API Géo et BAN.

Retrouvez le guide pratique pour dématérialiser vos démarches avec «Démarches simplifiées »

Retrouvez ci-après les différents bilans des usages de Démarches simplifiées ainsi que notre support de présentation :

Bilan 2022

Bilan 2023

Support de présentation :

Objectif

L'objectif principal de cette documentation est de permettre aux organismes publics ayant des besoins de dématérialisation de déterminer si demarches-simplifiees.fr constitue une solution adaptée.

L'ensemble des utilisateurs y trouvera des informations visant à faciliter la prise en main de l'application.

La plateforme demarches-simplifiees.fr comporte trois rôles :

• Administrateurs : création et publication des démarches

• Usagers : dépôt et suivi des dossiers

• Instructeurs : traitement de ces demandes.

Aucune connaissance spécifique en informatique n'est requise pour comprendre cette documentation.

Retours

Ce tutoriel détaille les étapes de dépôt d'un dossier sur demarches-simplifiees.fr par un usager.

Présentation en vidéo

1. Accéder à la procédure pour le dépôt d’un dossier sur demarches-simplifiees.fr

A. Accéder au lien vers la procédure

La page d'accueil de demarches-simplifiees.fr permet à l'usager de se connecter : elle ne permet pas de créer un compte, ni de rechercher une démarche.

Afin d'accéder à une démarche, et subséquemment à la possibilité de créer un compte, le service administratif compétent en charge de la démarche communique le lien vers celle-ci à ses administrés : le lien peut être publié sur le site internet du service compétent, ou communiqué directement aux usagers par e-mail ou par le biais de flyers et autres moyens de communication. L'usager a besoin du lien de la démarche pour pouvoir déposer un dossier.

Ce lien renvoie vers une page de connexion demarches-simplifiees.fr similaire à l'exemple ci-dessous :

B. Se connecter à demarches-simplifiees.fr

Il existe 3 cas de connexion pour accéder à la procédure sur demarches-simplifiees.fr :

• L’usager possède déjà un compte sur demarches-simplifiees.fr : il doit cliquer sur « Se connecter » puis renseigner l'e-mail et le mot de passe de connexion

• L’usager possède un compte France Connect : il faut cliquer sur le bouton « France Connect », puis choisir un compte de connexion en cliquant sur un des boutons (La Poste, Ameli, etc.), entrer les identifiants liés au compte sélectionné. La redirection vers demarches-simplifiees.fr est automatique.

S'il s'agit d'une première inscription, un lien vous sera envoyé par e-mail afin de confirmer la création du compte. Veillez à consulter les courriers indésirables, spams ou e-mails promotionnels vers lesquels l'e-mail de validation peut être redirigé automatiquement.

Par ailleurs, si vous ne recevez pas cet e-mail assurez-vous de ne pas utiliser un filtre anti-spam qui empêcherait la récéption de celui-ci.

2. Déposer un dossier

A. Page d'accueil de la démarche

Le formulaire peut viser deux types d'usagers :

• Une entreprise ou organisme possédant un numéro SIRET

• Une personne physique

Pour l'entreprise ou l'organisme possédant un numéro SIRET :

La première information demandée est le numéro SIRET permettant de récupérer des informations juridiques et financières auprès de l'INSEE et d'Infogreffe grâce à l'API entreprise. Si vous ne connaissez pas le SIRET de votre administration, vous pouvez cliquer sur le lien de l'annuaire entreprises pour retrouver cette information.

Après avoir indiqué le numéro SIRET et cliqué sur le bouton « Valider », un récapitulatif des informations récupérées s'affiche comme suit :

Une fois les informations relatives à l'établissement vérifiées, cliquez sur le bouton « Continuer avec ces informations ». Vous êtes alors redirigé vers le formulaire.

Une personne physique :

Vous déposez un dossier pour vous-même:

Vous devez sélectionner l'option "pour vous" puis renseigner votre civilité, nom et prénom.

Vous déposez un dossier pour un tiers bénéficiaire:

Vous devez choisir l'option "pour un bénéficiaire" puis renseigner votre identité et celle du bénéficiaire.

Puis, vous aurez la possibilité de choisir de notifier ou non le bénéficiaire de l'avancée de son dossier:

Les premières informations demandées sont la civilité, le nom et le prénom de l'usager. Une fois que vous avez cliqué sur « Continuer », vous êtes automatiquement redirigé vers le formulaire.

B. Remplir le formulaire

Présentation des champs du formulaire

Déposer un document en pièce jointe

Le dépôt du dossier peut nécessiter l’ajout de pièces jointes afin de fournir des documents justificatifs.

Pour chaque document demandé, cliquer sur parcourir, sélectionner un fichier puis cliquer sur « Ouvrir ». Le nom du fichier sélectionné apparait à côté du bouton « Parcourir », la pièce est alors enregistrée.

Pour certaines démarches, il se peut que plusieurs pièces jointes soient demandées pour un seul champ.

Le dépôt du dossier peut nécessiter de remplir un document vierge annexe au formulaire. Le document vierge est disponible dans la section « Pièces jointes ». Cliquez sur le lien en bleu, téléchargez le fichier, remplissez le document puis l’ajouter en pièce jointe dans le dossier demarches-simplifiees.fr.

La capacité maximale d’ajout de pièce jointe est de 200 Mo au total par champ. Si l'ensemble des pièces-jointes dépasse 200 Mo, vous devrez revoir le format de votre pièce jointe.

Formats de pièces jointes acceptées : .pdf, .doc, .docx, .xls, .xlsx, .cvs, .ppt, .pptx, .odt, .ods, .odp, .jpg, .jpeg, .png

Co-construction du dossier : inviter une personne à modifier le dossier

Il est possible d'inviter un ou plusieurs personnes à compléter ou à modifier un dossier.

En accédant au dossier concerné, cliquez sur le bouton « Inviter une personne à modifier ce dossier » en haut à droite, puis saisissez une adresse e-mail. Vous pouvez ajouter un message à votre destinataire. Enfin, cliquez sur le bouton « Envoyer une invitation ».

Vous pouvez inviter plusieurs personnes à co-construire votre dossier.

La personne invitée reçoit alors un e-mail l’invitant à se connecter sur demarches-simplifiees.fr afin d'accéder au dossier. Une fois connecté, l’invité a accès à l’ensemble du dossier et est libre de le modifier ou le compléter.

Toutefois, l'invité ne peut pas déposer le dossier. Seul l'usager à l'origine de la création du dossier dispose des droits pour déposer celui-ci.

C. Enregistrement automatique du brouillon

Lorsque vous remplissez un formulaire sur demarches-simplifiees.fr, les informations que vous remplissez sont enregistrées automatiquement.

Si vous voulez terminer de remplir le formulaire plus tard, il suffit de fermer la page du formulaire.

Le brouillon est accessible depuis votre espace personnel et peut être complété à tout moment, tant que la démarche n'a pas été clôturée.

Un message apparaît pour vous confirmer la sauvegarde de votre brouillon. Si le message de sauvegarde n'apparaît pas, assurez-vous que votre connexion internet soit active et que la page de votre navigateur n'ait pas expiré.

Si besoin, l'usager a la possibilité de télécharger le dossier vide en PDF (en bas de page)

D. Déposer le dossier

Une fois le dossier complété, cliquez sur le bouton « Déposer le dossier » afin de le transmettre au service instructeur.

Le dossier passe alors du statut « brouillon » au statut « en construction ».

Le statut « en construction » indique que le dossier est visible par l’administration mais reste modifiable par l'usager. Pour certaines démarches, le dossier passe automatiquement au statut "en instruction". L'usager ne pourra plus modifier son dossier.

L'usager a également la possibilité de télécharger son dossier en PDF au moment du dépôt du dossier.

Le cas du dossier inéligible

Dans certains cas, l'administration peut paramétrer un critère d'inéligibilité. Si un usager renseigne un dossier avec des champs qui correspondent aux critères d'inégilibilité, celui ci ne pourra déposer le dossier. Un message explicatif s'affiche alors:

E. Consultez l'attestation de dépôt de votre dossier

Une fois le dossier déposé, une attestation de dépôt de dossier est automatiquement générée. Elle est disponible dans l'onglet "résumé" du dossier.

Cette attestation comporte des informations telles que le nom, prénom de l'usager, la date de dépôt du dossier ainsi que son numéro, les coordonnées du service traitant, etc.

3. Accéder au suivi de mon dossier

A. Présentation du tableau de bord

En se connectant avec son adresse e-mail et son mot de passe, l'usager a accès à plusieurs onglets « en cours » , « traités », « dossiers invités », « expirant », « supprimés récemment », « supprimés définitivement » et "demande de transfert".

Vous avez la possibilité de rechercher un dossier en renseignant le numéro de dossier dans la barre de recherche et également de rechercher un dossier en fonction du nom de la démarche.

Affichage des filtres

Vous avez la possibilité de filtrer l'affichage de vos dossiers en fonction de plusieurs critères:

• Le statut du dossier

• La date de création du dossier

• La date de dépôt du dossier

En cours

Cet onglet reprend toutes les démarches en cours effectuées par l'usager (brouillon, en construction, en instruction). Vous accédez ainsi à l'ensemble des dossiers déposés par l'usager et pas encore traités par l'instructeur.

Les dossiers sont identifiés par un numéro, l'intitulé de la démarche, l'identité du demandeur, statut du dossier et la date de mise à jour.

Traités

Cet onglet reprend les dossiers traités, pour lesquels une décision finale a été rendue. 3 décisions sont possibles:

• acceptation

• refus

• classement sans suite

En cas de refus ou de classement sans suite, l'administration doit motivée cette décision.

Les dossiers sont identifiés par un numéro, par l'intitulé de la démarche, par demandeur, statut et date de mise à jour. Figure aussi l'email de la personne invitée qui a participé à la construction du dossier.

Décision du dossier avec accusé de lecture

Pour certaines démarches, l'administration a paramétré un accusé de lecture de la décision du dossier.

L’usager est prévenu par e-mail qu‘une décision a été rendue sur son dossier sans en dévoiler la nature (accepté, refusé, classé sans suite). L'usager doit se connecter puis cliquer sur un bouton pour accepter l’accusé de lecture afin de prendre connaissance de la décision finale.

Dossiers invités

Cet onglet reprend les dossiers sur lesquels l'usager a été invité afin d'apporter des modifications ou de participer à la complétude du dossier. L'invité peut modifier le dossier mais ne peut le déposer à la place de l'usager qui a initié le dossier:

Dossiers supprimés

Si vous avez supprimé des dossiers récemment, vous avez la possibilité de les restaurer en cliquant sur le bouton "restaurer".

Dans l'onglet "supprimés définitivement", vous retrouverez les dossiers qui ont été supprimés mais que vous ne pouvez restaurer.

Pour être conformes aux principes du RGPD, nous ne pouvons garder les données personnelles des usagers au delà d'un certain nombre de semaines, c'est pour cette raison que vos dossiers sont supprimés. Vous recevez plusieurs alertes avant la suppression de vos dossiers. Le délai de conservation est déterminé par l'administration qui a mis en place la démarche.

Demande de transfert

Il s'agit des dossiers qui sont transférés d'un usager à l'autre. L'usager qui reçoit la demande de transfert peut accepter ou rejeter cette demande. S'il accepte la demande de transfert, le dossier apparaîtra dans l'onglet des dossiers "en cours" ou "traités" selon le statut du dossier. S'il refuse la demande, le dossier restera dans l'interface de celui qui l'a envoyé. Lorque la demande de transfert est accepté, le dossier est définitivement supprimé du compte initial.

B. Les différents statuts d'un dossier

En brouillon

Une fois la démarche débutée par l'usager et le dossier enregistré, celui-ci est au statut de brouillon tant que l'usager ne l'a pas déposé.

En construction

Une fois le dossier déposé par l'usager, son statut est « en construction ». L'usager peut encore le modifier tant qu'il n'est pas passé en "instruction".

En instruction

Le dossier « en instruction » est pris en charge par le service compétent. Il ne peut plus être modifié par l'usager, mais est toujours consultable.

Accepté / Classé sans suite / Refusé

Le dossier prend l'un de ces statuts une fois que le service compétent a statué : la messagerie reste encore accessible. A savoir que lorsque le dossier est archivé par l'administration, la messagerie est automatiquement désactivée.

Dossier à corriger

Un dossier à corriger est un dossier qui a été consulté par l'instructeur et ce dernier demande à l'usager d'apporter des modifications afin de pouvoir instruire le dossier (par exemple modifier une pièce jointe, etc).

La mention "à corriger" s'affiche alors sur le dossier. Une fois le dossier corrigé, l'instructeur sera informé de cette mise à jour.

C. Consultation d'un dossier

Afin d'accéder au détail d'un dossier, cliquez sur celui-ci. Cliquez ensuite sur l'onglet "demande" pour consulter l'intégralité du dossier soumis.

D. Modifier un dossier

Un dossier peut être modifié s'il est en brouillon ou en construction. Pour cela cliquer sur le bouton « Modifier mon dossier » en haut à droite :

Une fois les modifications effectuées, n'oubliez pas de cliquer sur le bouton « Enregistrer les modifications du dossier », situé en bas de page :

E. Utiliser la messagerie pour contacter le service instructeur

Un onglet « Messagerie » est intégré au dossier : celui-ci reprend les e-mails automatiques qui sont envoyés à l'usager à chaque changement de statut de son dossier et lui permet ainsi de communiquer directement avec le service instructeur. Il peut également contacter l'administration même après l'instruction du dossier.

Après avoir saisi votre message, vous pouvez cliquer sur le bouton "envoyer le message".

Vous avez également la possibilité de joindre un fichier au message (max 20 Mo) en cliquant sur « Parcourir ».

En l'absence de réponse ou si vous souhaitez contacter directement l'administration, les informations de contact sont disponibles en bas de page de la démarche concernée, sous la rubrique « Poser une question sur votre dossier ».

F. Les différentes actions à effectuer sur un dossier

En cliquant sur le bouton "Actions", vous pouvez :

• Transférer le dossier à un tiers en renseignant son adresse email

• Commencer un nouveau dossier de la même démarche: vous serez redirigé vers le lien de la démarche. Si la démarche a été clotûrée, vous devrez obtenir le nouveau lien de la démarche pour déposer un dossier.

• Dupliquer le dossier (en copiant l'ensemble des champs de pièces jointes)

• Supprimer le dossier

G. Téléchargement du dossier

Une fois le dossier déposé, l'usager a la possibilité de le télécharger en PDF depuis l'onglet "résumé". Il peut aussi, depuis le même espace, télécharger l'attestation délivrée en cas d'acceptation du dossier si l'administration a prévu l'envoi de ce document.

Ce tutoriel détaille les étapes à suivre pour donner un avis sur un dossier dans demarches-simplifiees.fr

1. Réception de l'invitation

Lorsque l'instruction d'un dossier sur demarches-simplifiees.fr nécessite l'avis d'un tiers qui n'est ni administrateur ni instructeur d'une démarche, ce dernier peut inviter ce tiers à consulter le dossier et à émettre un avis sur celui-ci.

Cette invitation prend la forme d'un e-mail que l'invité reçoit.

L'e-mail reçu indique l'adresse e-mail du demandeur, le numéro du dossier concerné et l'intitulé de la démarche, ainsi que le message rédigé par l'instructeur à l'origine de la demande d'avis.

Afin d'accéder au dossier et de donner son avis, vous devez cliquer sur le bouton « Donner son avis ».

Si vous disposez déjà d'un compte, il vous suffit de vous connecter. En revanche, si vous ne disposez d'aucun compte, l'inscription est nécessaire afin d'accéder au dossier. Dans ce cas, l'e-mail sera présenté de la façon suivante :

Il est inutile de répondre à l'e-mail, la réponse étant dans ce cas adressée au support de demarches-simplifiees.fr et non à l'instructeur.

2. Présentation de l'interface

Une fois connecté, l'expert a accès à une liste des démarches pour lesquels son avis est demandé : il peut donc être invité sur une ou plusieurs démarches.

Chaque démarche comporte les dossiers pour lesquels l'avis d'un expert a été sollicité. Les dossiers sont identifiés par un numéro et par l'intitulé de la démarche.

Une pastille de notification orange indique qu'un ou plusieurs nouveaux avis vous sont demandés. La pastille peut être affichée à nouveau si un avis supplémentaire sur un dossier pour lequel vous avez déjà émis un premier avis vous est demandé. Le nombre de ces avis est rappelé en orange sur l'intitulé « Avis » en haut à gauche de l'écran.

Les dossiers sont organisés en deux onglets :

• les avis à donner : une réponse est attendue par l'instructeur en charge du dossier

• les avis donnés : cet onglet comporte les anciens avis formulés sur les dossiers précédents.

3. Consulter le dossier et donner son avis

Depuis la liste, il suffit de cliquer sur un dossier afin d'accéder au détail de celui-ci. Trois éléments du dossier vous seront accessibles.

A. Le récapitulatif de la demande

En cliquant sur le dossier vous avez accès à l'onglet « Demande » qui récapitule le formulaire tel que rempli par l'usager :

Cet onglet vous permet également de consulter les pièces justificatives jointes au dossier par l'usager.

L'expert peut télécharger le dossier et toutes les pièces jointes qui y sont rattachées sous format zip.

B. Avis

Cet onglet vous permet de donner votre avis sur le dossier : l'e-mail du demandeur de l'avis et son message sont affichés.

Vous avez la possibilité de répondre par "oui" ou "non" à la question posée par l'instructeur: dans cet exemple il s'agit de la question "Etes-vous favorable à cette demande".

Vous avez également un champ de texte libre dédié pour rédiger l'avis après avoir consulté les éléments du dossier.

Vous avez la possibilité de joindre un document à votre avis en cliquant sur le bouton "parcourir".

Une fois l'avis rédigé et la pièce jointe ajoutée si nécessaire, vous devez cliquer sur le bouton "envoyer votre avis". En haut de ce bouton, il vous est indiqué si votre avis sera partagé avec les autres experts ou s'il est confidentiel (donc uniquement visible par l'instructeur).

Dans l'onglet "voir les avis", vous aurez un récapitulatif des autres avis demandés sur ce dossier : vous pouvez voir si les avis ont été rendus ou s'ils sont encore en attente de réponse avec les dates et heures des demandes.

Pour modifier un avis, il suffit de retourner sur l'onglet "donner votre avis" et changer le contenu du message. En revanche, l'avis ne peut être supprimé. L'avis doit être formulé avant l'instruction du dossier. Aucun avis ne pourra être envoyé pour un dossier qui a déja été instruit.

Si l'administrateur vous donne les droits en amont, vous avez également la possibilité en tant qu'expert de demander un autre avis à un autre expert. Il vous suffit pour cela de cliquer sur l'onglet "demander un autre avis". Vous pourrez donc par ce biais envoyer le dossier de l'usager ainsi que ses pièces jointes à un autre expert qui pourra formuler un avis. Cet avis sera consultable par l'instructeur du dossier.

C. Messagerie

Ce dernier onglet vous donne accès à la messagerie qui permet à l'instructeur du dossier d'interagir directement avec l'usager. Vous aurez ainsi accès à tout l'historique des échanges. Il se peut que l'accès à cette messagerie vous soit restreint, c'est à la discretion de l'administrateur de laisser ou non la messagerie accessible à l'expert.

Si vous avez accès à la messagerie, vous avez également la possibilité de rédiger un message qui sera visible par l'usager et par l'instructeur : vous disposez pour cela d'un champ libre ; il vous est également possible de joindre un document à ce message ; il suffit ensuite de cliquer sur le bouton correspondant pour envoyer ce message.

Lorsqu'un dossier a été instruit par l'instructeur, vous n'avez plus la possibilité d'envoyer votre avis en tant qu'expert.

D. La notification de la décision finale

Les administrateurs de la démarche disposent désormais de plusieurs fonctionnalités en matière de gestion des experts invités, telles que la possibilité de gérer les notifications des décisions finales aux experts ayant émis un avis sur un dossier.

Si l'administrateur de la démarche active la fonctionnalité « notifier des décisions sur les dossiers », en tant qu'expert invité, vous recevrez une notification de la décision finale. Ainsi, selon l'issue du dossier, il existe trois cas de figure :

• En tant « qu'expert invité », vous êtes notifié du fait que le dossier a été accepté:

• En tant « qu'expert invité », vous êtes notifié du fait que le dossier a été refusé.

• En tant « qu'expert invité », vous êtes notifié du fait que le dossier a été classé sans suite.

E. Gestion des notifications

L'expert a la possibilité de gérer les notifications qu'il souhaite recevoir directement depuis son interface dans l'onglet "gestion des notifications". Il faudra paramétrer les notifications pour chaque démarche sur laquelle il est nommé.

Il peut paramétrer les notifications pour recevoir un email à chaque avis demandé, et un email à chaque message envoyé.

Bonjour à tous,

Dans cette vidéo nous abordons les aspects de sécurité de la plateforme demarches-simplifiees.fr : l’hébergement des données et RGS.

Le premier aspect est l’hébergement :

L’hébergement est assuré à travers plusieurs serveurs de la société OVH, leader européen de l'hébergement. Les garanties sont les suivantes :

• Ces serveurs sont compatibles RGS

• toutes les données sont hébergées en France, dans différents datacenters

• L’hébergement garantit une disponibilité du service de 99,99 % du temps.

Parmi ces serveurs, deux d’entre eux sont dédiés à l’application et deux autres à la base de données. Les serveurs sont répartis dans différents datacenters de façon à pouvoir assurer le service même en cas de panne majeure de l’hébergeur.

Ces serveurs communiquent au travers de lignes dédiées c’est à dire que la communication ne passe pas par internet ce qui est gage de sécurité.

Le deuxième aspect est le Référentiel général de sécurité (RGS):

L’autorité administrative détermine les fonctions et le niveau de sécurité nécessaires pour protéger ce système.

demarches-simplifiees.fr est en constante évolution et donc notre équipe travaille en continu afin de maintenir un niveau de sécurité conforme au RGS. Nous prenons la responsabilité de la sécurité des données que nous hébergeons et toutes les mesures sécuritaires nécessaires en ce sens.

Des audits de sécurit et des tests d’intrusions sont réalisés régulièrement, afin de maintenir le plus haut niveau de sécurité possible de l’application.

À bientôt sur DS !

Ce tutoriel présente les étapes de création d’une démarche sur demarches-simplifiees.fr par un administrateur.

Vous avez des questions ? Vous pouvez nous contacter à tout moment depuis votre interface administrateur grâce au Chat situé en bas à droite de la page :

Vous avez également la possibilité de nous contacter à l'adresse : contact@demarches-simplifiees.fr

Qu’est-ce qu’un administrateur ?

Un administrateur est en charge de la construction du formulaire et de la gestion de la démarche en général. Il nomme les instructeurs et est automatiquement considéré comme instructeur. Il a donc accès aux dossiers et peut les instruire. Pour ce faire, il devra néanmoins changer de profil pour passer du profil d’administrateur à celui d’instructeur ou bien d’usager.

1. Création d’un compte administrateur

Les comptes administrateurs sont les seuls comptes que l'équipe demarches-simplifiees.fr instruit. En effet, ils sont uniquement réservés aux agents publics.

Une fois votre demande acceptée, vous recevrez un e-mail vous invitant à créer votre mot de passe. Pour des raisons de sécurité, celui-ci doit atteindre une certaine complexité. En effet, il doit contenir au minimum 8 caractères.

2. Se connecter à demarches-simplifiees.fr

3. Découvrir son tableau de bord des démarches créées

Une fois connecté, vous accédez au tableau de bord qui affiche les démarches créées. Ce dernier s’organise en quatre parties, comme suit :

• En test : les démarches à l’état de brouillon sont celles créées mais non finalisées et non publiées. Aucun usager ne peut y déposer des dossiers et l’ensemble de leurs éléments peut être modifié.

• Publiées : une démarche est considérée publiée lorsque celle-ci est accessible via un lien url. Les usagers peuvent désormais y déposer des dossiers et la majorité des éléments de la démarche ne peuvent plus être modifiés.

• Closes : une démarche close est une démarche qui a été active mais qui désormais ne permet plus le dépôt de dossier par les usagers. Les dossiers déposés peuvent néanmoins toujours être instruits.

• Supprimées : une démarche supprimée est une démarche close qui a été supprimée et qui n'est plus accessible par les usagers. En revanche, en tant qu'administrateur vous pouvez restaurer la démarche.

4. Découvrir le tableau de bord de l'ensemble des démarches publiées

Vous avez désormais la possibilité en tant qu'administrateur de consulter les démarches publiées grâce à un tableau de bord dédié. Cela vous permet également de cloner une démarche existante.

Ainsi, pour consulter les informations (administrateur et date de création) sur les démarches simplifies pour toutes les zones, il vous suffit de cliquer sur « toutes les démarches » puis de filtrer par zones et/ou par statut, service, département, type d'usager , date de publication ou encore par thématique.

5. Découvrir les nouveautés

Vous retrouverez sur cette page les principales nouveautés, corrections de bugs, ou autre actualités à propos de Démarches Simplifiées. Une petite pastille s'affichera à côté du bouton « Nouveautés » lorsqu'il y a du nouveau qui peut vous intéresser sur cette page.

Sur la gauche, vous pouvez filtrer pour voir les annonces dans diverses catégories. Les catégories concernant votre profil sont sélectionnées par défaut.

6. Créer une nouvelle démarche

Pour créer votre formulaire, vous devez cliquer sur le bouton « Nouvelle Démarche » situé en haut à droite de votre tableau de bord.

La création d’une nouvelle démarche peut se faire soit à partir de zéro soit à partir d’une démarche existante. Cette dernière possibilité permet de cloner c’est-à-dire de copier une démarche pré-existante, déjà publiée et utilisée par une autre administration afin de l’adapter à sa situation.

Pour chercher une démarche dans le catalogue, il suffit d'indiquer l'intitulé la démarche recherchée dans le moteur de recherche puis cliquez sur le bouton « rechercher ».

La liste des démarches associées à l'intitulé recherché s'affichera et vous pourrez alors cliquer sur le bouton « Cloner ».

Une copie de la démarche apparaît automatiquement dans les démarches en test.

Le principe est le même, il vous suffit de rechercher la démarche que vous souhaitez dématérialiser et la cloner depuis ce tableau de bord.

En clonant la démarche, le gain de temps est considérable ! Il vous suffira uniquement de modifier la démarche afin de la personnaliser en fonction de vos besoins !

7. Décrire sa démarche

Après avoir cliqué sur le bouton « Créer une nouvelle démarche de zéro » en haut à gauche de la page, une nouvelle page s’affiche. Celle-ci permet de paramétrer la page de présentation de votre démarche. Ce seront les premières informations visibles par l’usager.

Tous les champs marqués d'un astérisque sont obligatoires.

a) Titre et description de la démarche

En premier lieu, il faut indiquer le titre de votre démarche. Vous devez ensuite la décrire dans la partie "quel est l'objet de la démarche". Cette étape est importante car elle permet à l’usager de savoir s’il est bien sur la bonne démarche ce qui réduira d'autant le nombre de dossiers mal orientés.

Dans l'objet de la démarche, on indique le contexte et l’objectif de la démarche.

Vous avez également la possibilité de décrire les destinataires finaux de la démarche dans la partie " à qui s'adresse la démarche". Cela permet à l'usager de confirmer qu'il est bien concerné par la démarche.

Une fois la description terminée, descendez en bas de la page et cliquez sur le bouton « Créer la démarche ».

Vous pouvez enregistrer votre avancement à tout moment et revenir dessus plus tard. En revanche, comme les informations remplies ne s’enregistrent pas automatiquement, nous vous conseillons de le faire par vous-même régulièrement.

b) Listes des pièces jointes demandées

Vous pouvez renseigner la liste des pièces jointes à fournir. Cela permettra à l'usager de prendre connaissance des pièces jointes avant d'accéder au formulaire.

Si votre formulaire contient des pièces jointes et que vous ne complétiez pas cette rubrique, une liste sera automatiquement générée.

c) Logo de la démarche

Vous pouvez ensuite télécharger un logo. Celui-ci apparaîtra au-dessus du titre de votre démarche lorsque l’usager y déposera un dossier.

Si vous souhaitez intégrer plusieurs logos, il est conseillé de copier-coller l'ensemble de vos logos sur un fichier texte (doc) puis de faire une capture d’écran de tous vos logos.

d) Conservation des données

Afin d’être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) vous devez désormais indiquer le temps de conservation des données.

Cependant tant l'instructeur que l'usager peuvent étendre la durée de conservation.

• L'usager peut étendre la durée d'autant de mois que la démarche.

• L'instructeur peut étendre la durée d'un mois, autant de fois que nécessaire.

Enfin, un dossier en cours d'instruction ne peut être expiré pour des raisons juridique.

e) Cadre juridique

De même, le cadre juridique doit être obligatoirement renseigné. En effet, dans l’intérêt de l’usager et de la protection de ses données, il est important de savoir ce qui vous autorise à lui demander des informations.

Néanmoins, le cadre juridique comprend un vaste ensemble de textes. Vous pouvez indiquer une loi, un décret, une délibération en conseil municipal ou un règlement intérieur. Vous pouvez soit copier-coller le lien vers un site web qui le propose, soit télécharger le texte qui s'applique.

f) Contact du Délégué à la Protection des Données (DPO)

Afin d'être conforme au RGPD, les informations permettant de contacter le DPO doivent être mentionnées.

Les usagers pourront consulter l'ensemble des informations relatives au cadre juridique en cliquant en bas du formulaire dans la partie dédiée.

g) L'open data

Afin de favoriser la transparence des données, vous avez la possibilité d'autoriser la publication des descriptifs des démarches sur https://data.gouv.fr.

Cette donnée est modifiable pour chaque démarche depuis la partie « présentation » de votre interface administrateur .

g) Notice explicative de la démarche

Vous pouvez ensuite télécharger une notice explicative qui est optionnelle. Une notice explicative est un document destiné à guider l’usager dans sa démarche. C’est un document que vous aurez préalablement élaboré. Celui-ci peut prendre la forme d’un fichier .doc, .pdf ou bien de diapositives. Le bouton pour télécharger cette notice apparaît en haut du formulaire pour l’usager.

Les premiers éléments que vous venez de renseigner sont les premières informations vues par l’usager lorsqu'il aura cliqué sur le lien de votre démarche. Ils constituent ainsi la page d’accueil de votre démarche.

h) Choix du public de votre démarche : personnes morales ou particuliers ?

Votre démarche s’adresse-t-elle à des personnes morales ou à des particuliers ? Ce choix détermine la seconde page de votre démarche sur laquelle l’usager sera renvoyé après s’être connecté.

• Personnes morales : l’usager est tenu de renseigner son numéro SIRET. Celui-ci nous permet d'interroger directement les bases de l’INSEE, d’Infogreffe et du Répertoire National des Associations (RNA) afin de recueillir automatiquement des informations sur les entreprises (raison sociale, adresse, code NAF).

• Particuliers : l'usager renseigne simplement son nom et son prénom. Si celui-ci ne les indique pas, il ne pourra pas se rendre sur la troisième page qui correspond au corps du formulaire. Si vous choisissez cette option, nul besoin de lui demander son nom et prénom dans votre formulaire.

i) Options avancées

Enfin, il existe deux options avancées optionnelles. La première est le choix de la date limite de dépôt des dossiers et la seconde est la possibilité de rendre une démarche déclarative.

• Date limite de dépôt des dossiers : cette option permet de clôturer automatiquement votre démarche. Cela permet de clore automatiquement le dépôt des dossiers à la date de votre choix. Grâce à cette fonctionnalité, lorsque la démarche est close, tous les dossiers passent en instruction. Les dossiers restés à l'état de brouillon ne pourront plus être soumis. Cet outil est particulièrement utile pour les appels à projet.

• Démarche déclarative : cette option permet de rendre votre démarche déclarative. Une fois le dossier déposé, celui-ci ne pourra plus être modifié. Deux issues sont alors possibles ; soit il passe directement « en instruction » pour être traité, soit il est immédiatement « accepté ». Pour ces deux issues, l'usager ne pourra pas modifier son dossier.

• Champ « pièce justificative » avec multiples fichiers : cette option permet aux usagers d'envoyer plusieurs fichiers par champ « pièce justificativ » .

Vous pouvez désormais passer à l’étape suivante en cliquant sur le bouton « Créer la démarche » ou « enregistrer » , situé en bas à droite de l’écran.

7. Créer son formulaire

Le corps de votre démarche est constitué par votre formulaire. Celui-ci va permettre de recueillir les informations fournies par les usagers lesquelles vous permettront de valider leur demande ou non. Un formulaire se construit par empilement de champs, un champ étant une information que vous indiquez ou que vous demandez à l’usager.

Exemple : si vous souhaitez obtenir les coordonnées d’un usager, vous pouvez créer un champ « adresse », un champ « téléphone » et un champ « e-mail ».

A tout moment, vous pouvez prévisualiser le formulaire que vous êtes en train de créer en cliquant sur l’onglet « Prévisualiser le formulaire ».

Pour commencer votre formulaire, vous cliquerez sur l’onglet « Ajouter un champ » dans le menu situé en bas à gauche de l’écran. Une fois sur la page champ, vous pourrez ajouter autant de champs que vous le désirez.

Pour créer un champ vous devez :

• Renseigner le type de champ

• Indiquer un libellé

• Renseigner une description

A. Renseigner le type de champ

Le type de champ formate la manière dont l'usager vous donnera l'information demandée. Plusieurs types de champ existent, ils sont désormais regroupés par catégories dans la liste déroulante :

La durée de remplissage estimée évolue en fonction des types de champs ajoutés.

1) Les champs structurels :

a) Titre de section

Le titre de section permet de segmenter et de structurer votre formulaire. En effet, la construction de ce dernier étant linéaire par empilement de champs, il convient de le structurer afin de le rendre plus facilement lisible par l’usager. Il existe plusieurs niveaux de titre de section (avec des tailles de police différentes). Cela permet également d'avoir un menu de navigation.

b) Explication

Ce type de champ présente un texte sans possibilité de réponse qui vous permet de détailler un point spécifique, de guider l'usager ou bien d'introduire des sous-titres de section.

Il est possible d'afficher un texte complémentaire affichable au clic.

c) Lien vers un autre dossier

Ce type de champ donne la possibilité de relier deux dossiers déposés sur demarches-simplifiees entre eux.

Exemple : je fais une demande de subvention en 2019 et en 2020, je dois en faire le bilan. En choisissant ce type de champ, l’usager indique seulement le numéro du dossier 2019 dans son dossier 2020, et l’instructeur peut alors accéder facilement à la demande grâce à un lien présent dans le bilan.

Pour accéder au premier dossier déposé par l'usager, l'instructeur de la seconde démarche devra également être instructeur de la première démarche. Il lui suffira alors de cliquer sur le lien du dossier, comme ci-dessous :

d) Bloc répétable

2) Les champs relatifs à l'état civil

a) Civilité

L'usager peut choisir entre « Madame » ou « Monsieur ».

b) email

L'usager doit renseigner un e-mail.

c) Téléphone

L'usager doit renseigner un numéro de téléphone.

3) Les champs relatifs à la localisation

a) Adresse

L'usager doit entrer une adresse avec une auto-complétion - l'adresse se complète sans que l'usager n'ait besoin de l’écrire entièrement - grâce à la connexion à la Base Adresse Nationale (BAN).

b) Communes, départements, régions, pays

Ces quatre types de champ sont des menus déroulants dont les valeurs sont préétablies. Il n'est pas possible de les modifier.

Le champ « Pays » comporte des pays qui ont existé dans le passé, ou dont la reconnaissance internationale est contestée, pour permettre à des usagers de répondre à la question « Quel est votre pays de naissance ? »

Pour le champ « Communes », les usagers doivent dans un premier temps entrer par auto-complétion leur département puis un second champ dédié à la commune s'affichera.

4) Les champs relatifs au paiement et à l'identification

a) Le numéro Iban

Ce champ permet uniquement de collecter les numéros Iban valides français.

b) Le numéro Siret

Ce champ permet de collecter le numéro Siret ainsi que les informations administratives reliées à ce numéro grâce à l'API Entreprise.

Le numéro SIRET doit comporter exactement 14 chiffres.

5) Les champs standards

a) Texte court

Ce champ permet à l'usager de répondre de manière libre. Si le nombre de caractères est illimité, ce champ est adapté à une réponse courte.

b) Texte long

Ce champ est similaire au précédent à la différence qu'il est adapté à une réponse longue et structurée. Le nombre de caractères est aussi illimité.

c) Nombre décimal

L'usager doit renseigner un nombre qui peut être décimal.

d) Nombre entier

L'usager doit renseigner un nombre entier.

e) Date

L'usager doit renseigner une date au format jj/mm/aaaa.

f) Date et Heure

L'usager doit renseigner une date et un horaire.

g) Champ formaté

Vous avez la possibilité de formater un champ selon le format de votre choix. Deux options s'offrent à vous:

• Le mode simple: vous pouvez formater un champ en choisissant le nombre de caractères que comportera ce champ, mais aussi s'il comporte des chiffres, des lettres et/ou des caractères spéciaux.

• Le mode avancé: vous pouvez formater un champ selon une expression régulière en définissant le nombre de caractères, l'ordre des caractères, etc. Attention, à n'utiliser que si vous êtes sur du format du champ car si le format renseigné par l'usager ne correpond pas à l'expression régulière, ce dernier ne pourra déposer le dossier.

Voici le résultat en prévisualisant le formulaire

Voici l'écran en cas d'erreur dans la saisie, bloquant le dépôt du dossier.

6) Les champs relatifs aux pièces jointes

a) Pièce justificative

Ce champ permet à l'usager d'ajouter à son dossier un document, quel que soit son format. La taille de chaque fichier doit être inférieure à 200 Mo. Il n'y a pas de limite globale de taille.

Vous avez également la possibilité de joindre un modèle de pièce justificative que les usagers peuvent télécharger et remplir pour joindre à leur dossier. Cela est particulièrement utile dans les démarches impliquant par exemple l'utilisation de fichiers tableurs.

b) Titre d'identité

Ce champ permet à l’usager de joindre une carte d'identité (uniquement le recto), passeport, titre de séjour ou autre justificatif d’identité. Formats acceptés : jpg/png, taille maximale : 20 Mo

De plus, pour des raisons relatives au RGPD, le titre d'identité sera filigrané et automatiquement supprimé une fois le dossier terminé (faisant l'objet d'une décision finale).

7) Les champs relatifs aux choix

a) Case à cocher seule

Ce type de champ insère à gauche du libellé du champ une case que l'usager peut cocher.

8) Choix simple

a) Manuelle

L'usager doit choisir l'une des valeurs paramétrées par l'administrateur. Pour créer des valeurs, il vous suffit de les ajouter dans la partie « options de la liste » .

Vous pouvez également proposer à l'usager une option « autre » avec un texte libre afin de laisser la possibilité à l'usager de cocher cette valeur si les autres valeurs ne correspondent pas à sa situation.

b) Import référentiel

Lorsque la liste de choix est trop grande, vous avez la possibilité d'intégrer un fichier de référentiel à importer en csv. L'usager ne verra que la première colonne présente dans le fichier. L'instructeur en revanche verra toutes les autres colonnes.

Le fichier ne doit pas contenir plus de 5000 lignes et doit peser maximum 1 Mo

c) Choix multiple

Le principe est le même que le champ précédent à la différence que l'usager pourra sélectionner plusieurs valeurs simultanément.

À noter : lorsque plus de six champs sont ajoutés, le champ choix multiple est affiché sous forme de liste déroulante.

d) Deux menus déroulants liés

Ce champ autorise un premier niveau de conditionnalité, c'est-à-dire que le contenu du second menu change en fonction du choix fait par l’usager dans le premier.

Exemple : si mon premier menu propose les choix A, B, C et que l’usager fait le choix B, un second menu déroulant apparaît avec les choix B1, B2, B3.

Pour l'utiliser, remplissez l'encadré « Liste déroulante » en suivant le modèle ci-dessous :

Les titres des menus déroulant liés doivent donc être encadrés par des doubles tirets "--" sans espace tandis que les choix du second menu doivent être laissés tels quels.

e) Oui/Non

L'usager peut répondre « Oui » ou « Non » à la question posée dans le libellé du champ.

9) Les champs relatifs aux référentiels externes

a) L'annuaire de l'éducation

b) RNA

Ce champ permet aux associations d'indiquer leurs numéros RNA. Les données liées aux numéros RNA seront alors automatiquement récupérées via l’API Répertoire des Associations (RNA).

c) Carte

B. Renseigner un libellé

Après avoir choisi votre type de champ, vous devez indiquer un libellé, c’est-à-dire le titre du champ.

C. Renseigner une description

Vous pouvez ajouter une description afin de mieux renseigner l’usager sur l’information que vous attendez.

Exemple : si vous demandez le numéro de téléphone vous pouvez préciser : renseigner un numéro sur lequel nous pouvons vous joindre entre 14h et 18h.

D. Modifier l’ordre des champs

Il est possible de modifier l’ordre des champs en les faisant monter ou descendre dans le formulaire. Pour ce faire, cliquez sur les flèches situées à gauche du champ comme suit :

E. Supprimer un champ

Pour supprimer un champ, cliquez sur la corbeille située en haut à droite du champ :

F. Rendre un champ obligatoire

Il est possible de rendre un champ obligatoire. Il suffit alors de remplir un champ et de cocher la case « Obligatoire ». Si vous choisissez de rendre un champ obligatoire, l’usager ne pourra pas déposer son dossier tant que ce champ ne sera pas rempli.

Avant de cocher cette case, assurez-vous que tous les usagers disposeront de l'information demandée. Dans le cas contraire, l'usager ne pourra pas effectuer la démarche.

G. Estimation de la durée de remplissage

Une estimation de la durée nécessaire pour remplir le formulaire est affichée en bas de l’écran. Cette durée est calculée en fonction du nombre et du type des champs :

• Champs rapides (texte, case à cocher, etc) : 10 secondes

• Champs moyens (adresse, SIRET, IBAN, etc): 1 minute

• Champs longs (pièces justificatives, etc) : 3 minutes

L’estimation considère qu’un bloc répétable est répété en moyenne entre 2 et 3 fois, et qu’un champ optionnel est rempli en moyenne une fois sur deux.

Pour réduire la durée de remplissage de votre démarche, réellement simplifier la vie des usagers, et réduire le taux d'abandon de votre démarche, pensez à :

• Demander uniquement les informations strictement nécessaires à la démarche.

• Demander moins de pièces justificatives. Chaque pièce justificative nécessite généralement de retrouver un document papier et de le scanner (avec un scanner ou un téléphone), puis de le transférer sur l'appareil où on remplit la démarche pour l'envoyer. Un excès de pièces justificatives est une source majeure d’abandon de la démarche.

• Utiliser les API pour récupérer des informations. Vous pouvez par exemple demander le n° SIRET pour obtenir automatiquement des informations sur un établissement (plutôt que de demander ces informations une par une) ; ou interroger l’annuaire Éducation.

H. Prévisualiser le formulaire

Vous pouvez à tout moment prévisualiser votre formulaire en cliquant sur le bouton « Prévisualiser le formulaire » situé en haut de la page. Toutefois, des champs tels que les blocs répétables ne sont pas fonctionnels dans la partie prévisualisation. Il est donc recommandé de déposer un dossier en test pour avoir un véritable aperçu du point de vue de l'usager.

Les modifications apportés aux champs s'enregistrent automatiquement. Une fois tous les champs créés, vous pouvez poursuivre la création de votre démarche en cliquant sur le bouton « Continuer », situé en haut à droite de la page.

A tout moment, vous pouvez tester votre démarche, du dépôt de dossier à son instruction, en cliquant sur l'onglet « Tester ». Profitez de la phase de test pour vérifier la saisie de dossiers ainsi que toutes les fonctionnalités associées (instruction, e-mails automatiques, attestations, etc.). Durant la phase test, vous pouvez effectuer toutes les modifications que vous souhaitez sur votre démarche.

Vous pouvez également transmettre une copie de votre démarche à vos collègues à condition que ces derniers disposent d'un profil administrateur.

9. Le processus d’instruction

Vous venez de finir votre formulaire, il convient désormais d’en prévoir les modalités d’instruction. Il s’agit de déterminer le processus que suivra l’instructeur pour traiter les dossiers déposés par l’usager.

À cette fin, demarches-simplifiees.fr vous propose d’utiliser des annotations privées, véritable formulaire à remplir cette fois-ci par l’instructeur lors de l’instruction d’un dossier.

D’autres fonctionnalités comme les avis externes et la co-construction usager peuvent être utilisés dans le cadre de l’élaboration d’un processus d’instruction. Néanmoins, vous avez la possibilité de les construire ultérieurement.

Annotations privées

Les annotations privées sont l’équivalent du cadre réservé à l’administration présent sur les formulaires papiers. Ce sont des champs à destination des seuls instructeurs, visibles et modifiables uniquement par eux.

En créant des champs « Annotations privées », vous pouvez en tant qu’administrateur prévoir quelles sont les informations que doit analyser l’instructeur pour traiter le dossier.

A titre d’exemple, pour une démarche de demande provisoire de titre de travail pour un étudiant étranger, vous pouvez créer une annotation privée intitulée « Qualité de l’expérience universitaire ». L’instructeur saura donc qu’il doit renseigner et analyser cet élément dans son évaluation générale pour la délivrance ou non du titre. Par ailleurs, comme sur DS, plusieurs instructeurs peuvent instruire le même dossier, les annotations privées peuvent permettre un dialogue entre eux.

Pour créer des annotations privées, rendez-vous dans l’onglet « Annotation privées ». Il convient ensuite d’ajouter vos annotations privées comme des champs normaux. Le modèle est exactement le même que pour le formulaire usager, c’est pourquoi on parle parfois de « formulaire instructeur ».

La création des annotations privées est identique à la création du formulaire usager. Il s'agit d'une succession de champs. Les champs sont automatiquement enregistrés.

Une fois le formulaire annotations privées créé, vous pouvez alors cliquer sur « Continuer ».

10. Informer l’usager sur l’état d’avancement de sa démarche

Il convient désormais de penser d’un point de vue usager à la vie de la démarche suite à la transmission du dossier. Dès à présent, il faut envisager les modalités d’information de l’usager sur l’état d’avancement de son dossier. Pour cela, demarches-simplifiees envoie des e-mails dans lesquels vous pouvez communiquer les informations souhaitées.

Les e-mails automatiques

3 types d’e-mails sont envoyés automatiquement. Chaque catégorie correspond à un moment clé d’une démarche :

• Suite à la transmission de son dossier, l'usager reçoit un accusé de réception.

• Lorsque l’instructeur décide de bloquer la possibilité pour l'usager de modifier son dossier, ce dernier reçoit un accusé de passage en instruction.

• Lorsque l’instructeur rend une décision sur le dossier, l’usager peut recevoir soit un accusé d'acceptation soit de rejet ou encore de classement sans suite

Ces e-mails sont entièrement personnalisables. Vous pouvez décider de l’objet et du corps de l’e-mail. Pour cela, cliquez sur l'onglet « E-mails » dans la barre latérale de gauche. Vous avez alors une première barre pour l’objet puis une zone de texte où vous pouvez rédiger le corps de votre e-mail.

Lorsque vous personnalisez votre mail, il est possible d’intégrer des balises de champs dans le corps du message en copiant le format de la balise dans le texte comme montré ci-dessus. Pour chaque champ dans votre formulaire usager ou dans vos annotations privées, une balise existe. Lorsque vous intégrez cette balise à votre message, l’information renseignée par l’usager pour le champ correspondant est automatiquement remontée dans le corps du mail.

Exemple : j’ai un champ adresse et j’utilise ma balise adresse dans mon corps de texte comme suit : Attendu que vous habitez au –adresse--. Si l’usager a renseigné comme adresse 20 avenue de Ségur, il recevra un mail avec écrit : attendu que vous habitez au 20 avenue de Ségur.

Les balises sont notamment utiles pour remonter les annotations privées car elles peuvent transmettre directement les commentaires renseignés par l’instructeur à l’usager.

Attestation

Les attestations sont des documents au format .pdf qui sont délivrés en pièce jointe des e-mails d’acceptation. Celles-ci sont également disponibles en téléchargement sur l’espace personnel de l’usager. Comme pour les e-mails, l’attestation est entièrement personnalisable, notamment avec une signature et différentes balises envisageables.

A la différence de la configuration des e-mails, celle de l’attestation est optionnelle. Pour l’activer, cliquer sur le bouton « Activer l’attestation », situé en bas à gauche de votre écran.

Pour créer une attestation, rendez-vous sur l’onglet « Attestation ». Vous pouvez alors :

• Entrer un titre dans le champ « Titre »

• Rédiger le contenu de l’attestation dans le champ « Corps du document ». Il est possible de remonter des éléments du dossier de l'usager grâce à l'utilisation de balises de champs. Pour cela, faites un copier-coller de l'une des balises disponibles en dessous du corps de l'attestation et insérez la dans votre texte. Il faut veiller à ce que la balise du texte soit identique à celle située sous le corps de l'attestation, sinon celle-ci ne fonctionnera pas.

• Choisir un logo qui sera présenté en haut de page

• Choisir un tampon ou une signature scanné qui sera présenté en fin de document. Cette fonctionnalité vous offre aussi la possibilité d'insérer un code QR dans votre attestation.

• Rentrer un texte de bas de page dans le champ « Pied de page ».

• Enregistrer l’attestation en cliquant sur le bouton « Enregistrer » situé en bas à droite de l’écran. Un aperçu est mis à jour après chaque sauvegarde. Vous pourrez y accéder en rafraîchissant la page, un nouvel onglet s'ouvre avec une prévisualisation de l'attestation.

11. Nommer des instructeurs

Afin que la démarche soit publiée, il est nécessaire en amont d’en assigner la charge à des instructeurs, qui seront alors les seuls habilités à traiter les dossiers déposés. Vous pouvez ajouter ou retirer des instructeurs à tout moment, y compris après publication de la démarche.

A. Lors d'une instruction unique

• Si vous souhaitez que l'ensemble des instructeurs aient accès à l'ensemble des dossiers, rendez-vous sur l’onglet « Instructeur ». Il vous suffit ensuite de renseignez l’adresse e-mail de l’instructeur dans le champ « E-mail » et cliquer sur le bouton « Affecter ».

• Un message apparaît pour confirmer l’affectation des instructeurs. Vous retrouverez la liste des instructeurs affectés à la démarche en bas de la page.

• Pour retirer un instructeur : cliquer sur le bouton « Retirer » situé en bas à droite de l’écran.

B. Dans le cadre de l'utilisation du routage

12. La gestion des « avis experts invités » de votre démarche

En tant qu'administrateur de la démarche, vous bénéficiez de la possibilité de donner des droits aux instructeurs pour que ces derniers sollicitent l'avis d'experts invités. En effet, afin d'être en conformité avec le Règlement Général sur la Protection des Données (article 32-4 du RGPD), il convient d'assurer la traçabilité des actions de traitement des données personnelles menées par les personnes qui sont habilitées à traiter un dossier, c'est-à-dire les instructeurs de la démarche.

Présentation générale de l'onglet « avis externes »

Si vous souhaitez opérer une gestion des experts invités d'une démarche qui seront sollicités par les instructeurs, rendez-vous dans l'onglet « avis externes ».

• L'écran qui s'affiche est alors celui ci-dessous.

• Trois possibilités s'offrent à vous afin de gérer comme vous le souhaitez les experts invités qui seront sollicités par les instructeurs de la démarche.

Les différentes fonctionnalités de gestion des experts invités

En tant qu'administrateur, vous pouvez gérer les experts invités d'une démarche comme vous le souhaitez. Pour ce faire, vous disposez de trois fonctionnalités (au choix) : - accorder de manière générale des droits aux instructeurs de solliciter des experts invités. - laisser aux instructeurs la liberté de choisir des experts invités qui seront sollicités lors d'un dossier. - prédéfinir une liste d'experts invités qui seront uniquement sollicités par les instructeurs lors d'un dossier et décider ainsi que les experts invités soient notifiés de la décision finale.

A. Accorder aux instructeurs le droit de solliciter des experts invités

• En tant qu'administrateur de la démarche, vous avez la possibilité d'accorder le droit aux instructeurs de solliciter l'avis d'experts invités dans un dossier. Par défaut, la fonctionnalité " autoriser les instructeurs à solliciter des experts invités" est ainsi activée.

• Pour retirer la possibilité pour les instructeurs de solliciter un expert invité, il vous suffit de désactiver la fonctionnalité "autoriser les instructeurs à solliciter des experts invités". Ainsi, les instructeurs de la démarche ne pourront plus solliciter d'experts invités dans un dossier.

• Les avis externes sont alors désactivés.

B. Laisser aux instructeurs la liberté de solliciter des experts invités

• Une deuxième possibilité est à votre disposition, vous pouvez choisir d'utiliser par défaut la fonctionnalité « autoriser les instructeurs à solliciter des experts invités ».

• Les instructeurs de votre démarche sont alors libres de solliciter des experts invités afin que ces derniers, après notification, émettent un avis sur un dossier.

• Du coté instructeurs :

• Ils doivent désormais, entrer une à une les adresses e-mails des experts invités sollicités à émettre un avis. Et ensuite, cliquer sur les adresses e-mails afin que le choix des experts invités soit bien pris en compte dans la démarche comme l'illustre la capture d'écran ci-dessous.

• Une fois les adresses e-mails des experts ajoutées, les instructeurs de votre démarche doivent cliquer sur le bouton « demander un avis » situé en bas de l'écran.

• Du coté experts :

• Lorsque ces derniers sont sollicités par les instructeurs de votre démarche afin d'émettre un avis dans un dossier, l'onglet « avis » s'affichera avec une pastille orange lors de la connexion à leurs interfaces expert. De plus, les experts recevront également un mail automatique de demande d'avis.

• Du coté administrateur : vous pouvez consulter la liste des experts invités ayant émis un avis ainsi que le nombre d'avis émis lors de la démarche en bas de page.

C. Prédéfinir une liste d'experts invités

• Vous avez également la possibilité de gérer les experts invités de la démarche en définissant, désormais, à l'avance une liste d'experts invités. Pour ce faire, il vous suffit d'activer le bouton « Gérer les experts invités de la démarche ».

• Une fois cette fonctionnalité activée, vous devrez dresser une liste d'experts invités qui sera accessible aux instructeurs afin de désigner des experts dans les dossiers.

• Il vous suffit d'ajouter une à une les adresses e-mails des experts et de cliquer ensuite sur l'adresse e-mail venant d'être indiquée afin que cette dernière soit correctement ajoutée à la liste des experts que vous souhaitez affecter à votre démarche.

• Si la fonctionnalité est activée, vous pouvez également ajouter et retirer à tout moment des experts même après publication de votre démarche. Il vous suffit de cliquer sur le bouton « Retirer » situé à droite de l'écran. Du coté expert, si ce dernier a des avis en cours, ils ne seront pas impactés, mais il ne pourra pas être sollicité pour les nouveaux avis.

• Du coté instructeurs : ces derniers pourront uniquement inviter et demander l'avis des experts prédéfinis au sein de votre liste.

D. Gérer la notification des décisions finales aux experts affectés au dossier.

Ainsi, si vous souhaitez activer cette fonctionnalité, il vous suffit de cliquer sur le bouton situé en dessous de « Notifier des décisions sur les dossiers ».

• Du coté experts : une fois la fonctionnalité activée, les experts recevront une notification de la décision finale. Ainsi, selon l'issue du dossier, il existe trois cas de figure :

• 1) L'expert est notifié que le dossier a été accepté.

• 2) L'expert est notifié que le dossier a été refusé.

• 3) L'expert est notifié que le dossier a été classé sans suite.

13. Proposez l'évaluation de votre démarche par les usagers

14. Notification de fin de dépôt de dossier

Afin d'orienter les usagers suite au dépôt de son dossier, vous avez la possibilité d'apporter des indications complémentaires aux usagers :

Le message de fin de dépôt de dossier est paramétré par défaut (voir ci-dessus). Vous pouvez alors modifier le message affiché.

15. Configurer un accusé de lecture

Pour les démarches avec voies de recours, il est possible de configurer un accusé de lecture. L‘activation se fait depuis la tuile Accusé de lecture (en bas de la page d’accueil de la démarche).

Lorsque cette fonctionnalité est activée, l’usager est prévenu par e-mail qu‘une décision a été rendue sur son dossier sans en dévoiler la nature (accepté, refusé, classé sans suite). L'usager doit se connecter puis cliquer sur un bouton pour accepter l’accusé de lecture afin de prendre connaissance de la décision finale. Du côté de l’instructeur, un bandeau affiche si l’usager a pris connaissance ou non de la décision et dans le cas échéant à quelle date.

16. Publier sa démarche

La publication de la démarche génère un lien de la forme : "https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/xxxxx". Les usagers qui disposent de ce lien pourront déposer un dossier. Pour cela, rendez-vous dans l'onglet « Test et publication », puis cliquez sur le bouton « Publier », situé en haut à droite de votre écran.

La fenêtre suivante apparaît :

Nous vous recommandons de personnaliser la partie de l'URL située après "/commencer/" avec des mots lisibles par l'usager. La partie "https://www.demarches-simplifiees.fr/commencer/" de l'URL n'est pas modifiable.

Vous pouvez ensuite indiquer si la démarche à publier en remplace une ancienne afin d'orienter les usagers vers la nouvelle démarche.

Vous devez ensuite indiquer où les usagers trouveront le lien de la démarche. Si ce n'est pas sur un site internet, vous pouvez indiquer le moyen de diffusion utilisé comme « mail ». Cliquez enfin sur le bouton « Publier » pour finaliser la publication.

Une fois la démarche publiée, vous avez la possibilité de modifier la démarche à tout moment excepté la partie « à qui s'adresse ma démarche ».

Modifier le lien URL de sa démarche

Vous pouvez modifier le lien URL de votre démarche, même après sa publication. Il suffit pour cela de cliquer sur le pictogramme "crayon" à côté du lien de la démarche depuis l'interface administrateur.

17. Clore une démarche

Dans le cas d’un appel à projet, il peut être souhaitable de choisir une date à partir de laquelle tout dépôt de dossiers sera bloqué. C’est pourquoi il est possible de clore une démarche ce qui entraîne la fermeture du dépôt des dossiers et la désactivation du lien URL. Pour ce faire, cliquez sur une démarche active, sur l’onglet « Actions » et cliquez sur le bouton « Clore ».

Un message vous permettant qu'indiquer si cette démarche est remplacée par une existante apparaît avant la clôture de votre démarche afin de rediriger les usagers vers la démarche active :

Enfin, un message d’avertissement apparaît. Il suffit de confirmer afin que la démarche soit automatiquement transférée dans les démarches closes.

La clôture de la démarche induit :

• pour les usagers : la fermeture de dépôt de dossiers. Toutefois, ils peuvent toujours accéder aux dossiers déjà déposés et ainsi procéder aux modifications si le dossier est en construction.

• pour les instructeurs, aucun changement. Ces derniers peuvent poursuivre l'instruction des dossiers déposés.

• pour les experts, aucun changement. Les instructeurs peuvent toujours solliciter les experts à donner leurs avis pour un dossier déjà déposé.

18. Transférer sa démarche

Une démarche d'un collègue peut ne pas être présente dans le catalogue des démarches car il faut 30 dossiers pour qu'elle y soit incluse. Cependant, vous pouvez tout de même partager votre démarche avec votre collègue. À cette fin, rendez-vous sur votre profil administrateur.

• Cliquez sur l'onglet « Envoyer une copie »

La fenêtre suivante apparaît, cliquer à nouveau sur « Envoyer une copie »

• Renseignez l'adresse e-mail de votre collègue

• Enfin, cliquez sur le bouton « Envoyer à l'administrateur »

Une copie de votre démarche apparaît dans ses démarches « En test ».

Vous avez également la possibilité de télécharger le formulaire en format pdf grâce au bouton dédié :

19. Télécharger une archive globale des dossiers

Vous avez la possibilité en tant qu'administrateur de la démarche de télécharger une archive globale de l'ensemble des dossiers terminés (faisant l'objet d'une décision finale) sous différents formats. Pour cela, il vous suffit de cliquer sur le bouton « Télécharger ».

Vous pourrez alors accéder aux archives mensuelles :

20. Supprimer une démarche

La suppression d’une démarche est optionnelle. Vous pouvez vouloir supprimer des démarches en test ou closes. Toute suppression est définitive. Une fois la démarche supprimée, elle s'appliquera à l'ensemble des éventuels administrateurs de la démarche.

Ensuite, un message d'avertissement apparaît. Il suffit de confirmer afin que la démarche soit supprimée et apparaisse dans les démarches supprimées :

Une fois la démarche supprimée, vous pourrez tout de même la restaurer en cas d'erreur :

L’outil « MonAvis-Vox Usager » est conçu pour rendre très simple l’intégration du bouton de vote à la fin des démarches administratives. Voici le mode opératoire qui est proposé pour intégrer le lien « MonAvis » dans une démarche sur demarches-simplifiees.fr.

1. Pour utiliser le bouton « mon avis », il faut avoir publié votre démarche sur demarches-simplifiees.fr, puis effectuer les actions suivantes. C'est très rapide !

2. Si vous n’avez pas de compte sur MonAvis, Créez-en un

- Cliquez sur le lien « inscription »

- Remplissez le formulaire d’inscription

- Confirmez l’adresse e-mail en cliquant sur le lien reçu dans l’e-mail de confirmation

NB : si votre adresse ne se finit pas par «@(…).gouv.fr », une validation de votre compte par un administrateur est nécessaire.

3a. Accédez à la page de votre démarche via le moteur de recherche

3.b. Si elle est absente du référentiel, ajouter votre démarche (étape optionnelle) :

- Cliquez sur le bouton « Ajoutez-là ! »

- Remplissez le formulaire de référencement d’une démarche

4. Se déclarer « porteur d’une démarche » :

- Sur la page de la démarche, cliquez sur le bouton « Je suis porteur de cette démarche » ; deux onglets sont désormais accessibles « code à intégrer » et « tous les avis ».

NB : lorsque vous référencez une démarche (étape 2b), vous devenez automatiquement « porteur de la démarche ».

5. Obtenir le code du bouton :

- Toujours sur la page de la démarche, accédez à l’onglet « code à intégrer »

- Cliquez sur le bouton « générer le code »

- Choisissez entre le bouton bleu et le bouton blanc en fonction de l’ergonomie de votre site

- Copiez le code du bouton URL

- Retournez sur votre page de publication

- Allez à l'onglet "mon avis" et intégrez le code dans la partie qui lui est réservée

- Enregistrez !

6. Résultat :

L’usager, une fois son dossier déposé sur DS, aura un bouton qui lui permettra d’aller directement donner son avis.

7. Suivez en direct la satisfaction des usagers :

Grace à l'observatoire, vous aurez la possibilité de suivre, en temps réel, le niveau de satisfaction de votre démarche.

Ce tutoriel détaille les étapes d’instruction d'un dossier sur demarches-simplifiees.fr par un instructeur.

Télécharger la version papier du tutoriel

Version vidéo

Attention : nous apportons continuellement des améliorations à demarches-simplifiees.fr. De ce fait, la vidéo ci-dessous n'est pas nécessairement à jour contrairement à la documentation écrite qui suit.

Webinaire :

Participez à nos webinaires dédiés aux instructeurs, organisés chaque troisième mardi du mois, pour vous former et poser toutes vos questions.

Qu'est-ce qu'un instructeur ?

Un instructeur est une personne nommée par un administrateur afin de prendre en charge le traitement et l'instruction des dossiers d'une démarche administrative.

L'instructeur a accès au contenu des dossiers de la démarche sur laquelle il a été nommé (champs renseignés, pièces justificatives, messagerie). Il dispose des droits pour statuer sur le dossier (acceptation, classement sans suite, refus) et peut inviter un tiers à consulter un dossier afin d'émettre un avis sur celui-ci si l'administrateur de la démarche le permet.

1. Se connecter à demarches-simplifiees.fr

• Réception du message d’invitation à devenir instructeur sur une procédure :

Les instructeurs doivent obligatoirement être affectés à une démarche par les administrateurs.

Un instructeur nommé pour la première fois par un administrateur pour suivre une procédure reçoit une invitation par e-mail :

Ce lien renvoie à la page suivante :

Cette page permet à l'instructeur de définir le mot de passe qui sera associé à son compte, et qu'il utilisera ultérieurement pour se connecter à demarches-simplifiees.fr.

2. Le tableau de suivi des procédures

A. Personnaliser l'ordre des démarches et accès direct à une démarche

Le tableau de suivi des démarches permet à l’instructeur d’avoir une vue d’ensemble des procédures pour lesquelles il a été nommé. Le nom de la démarche, son numéro et des compteurs de dossiers y figurent.

Les démarches sont classées dans plusieurs onglets : les démarches publiées, en test et closes.

Vous avez la possibilité de personnaliser l'ordre d'affichage des démarches . Pour cela, il suffit de cliquer sur le bouton " personnaliser l'ordre" :

Vous pourrez alors déplacer les démarches dans la liste pour les classer en fonction de vos préférences comme ci-dessous :

Pour accéder directement, il est désormais possible de sélectionner la démarche concernée depuis la barre de recherche " accès direct" située à droite de votre interface instructeur :

B. Le suivi des dossiers

Cliquer sur le nom d'une des procédures permet d'accéder au détail de celle-ci. Par défaut la procédure s’ouvre sur les dossiers « à suivre ». Vous pouvez continuer d'instruire une démarche même si elle est close. Seul le dépôt de nouveau dossier ne sera plus possible sur cette démarche close.

Les dossiers sont classés selon leur stade de traitement : à suivre, suivi par moi, traités, au total, expirants, à archiver et supprimés.

Ces différents stades de traitement correspondent à :

• à suivre : onglet contenant l'ensemble des dossiers qui ne sont suivis par aucun instructeur. Pour s'assigner le dossier, il suffit de cliquer sur "suivre le dossier".

• Suivi par moi : onglet listant seulement les dossiers suivis par l'instructeur connecté. Lorsque vous suivez un dossier, le dossier n'apparaît plus dans les dossiers à suivre pour les autres instructeurs assignés à la démarche. Il faudra qu'ils aillent dans l'onglet "au total" pour retrouver ce dossier.

• Traités : dossiers sur lesquels un ou plusieurs instructeurs ont statué et apporté une décision.

• Au total : contient l'ensemble des dossiers déposés sur cette démarche, quel que soit leur statut (« à suivre », « suivis par moi », « traités »). Si les dossiers sont routés dans des groupes instructeurs, vous ne trouverez dans cet onglet que les dossiers du (des) groupe(s) dont vous faites partie.

• Expirants : contient les dossiers dont le délai de conservation va bientôt expirer (la durée de conservation des dossiers est fixée par l'administrateur de la démarche).

• A archiver : contient les dossiers qui étaient anciennement dans l’onglet « traités » (ils ont été déplacés par un instructeur dans cet onglet « à archiver »). La messagerie usager est automatiquement désactivée sur le dossier dès qu’il est « à archiver ». Ces dossiers seront supprimés lorsque leur délai de conservation dans demarches-simplifiees.fr sera expiré. Pour sauvegarder et archiver vos dossiers sur votre serveur, vous devez les télécharger.

• Corbeille : cet onglet contient : - les dossiers dont le délai de conservation a expiré (la durée de conservation des dossiers est fixée par l'administrateur de la démarche). - les dossiers « traités » qui ont été mis à la corbeille par les instructeurs. À partir de la date à laquelle les dossiers ont été mis dans la corbeille, vous disposez d’un délai de 7 jours pour les télécharger / restaurer / étendre leur durée de conservation d’un mois. Passé ce délai, ces dossiers seront supprimés définitivement.

C. Personnaliser le tableau de suivi des dossiers

Le tableau de suivi des dossiers est paramétrable afin de modifier ou d’ajouter des colonnes faisant figurer des champs relatifs à la procédure. La personnalisation du tableau de bord vous permet de prendre connaissance des informations avant d'accéder au dossier.

Pour cela, cliquez sur le bouton « Personnaliser » situé en haut à droite, puis cliquez sur le champ de recherche et sélectionner le champ souhaité ; enfin cliquez sur le bouton « Enregistrer » comme suit :

Un champ peut être retiré du tableau de suivi : cliquez de nouveau sur « Personnaliser » puis retirez le champ en cliquant sur la croix figurant sur le libellé du champ en question puis sur le bouton « Enregistrer ».

Si vous retirez toutes les colonnes depuis le bouton « Personnaliser », seuls les numéros des dossiers seront affichés en plus du statut de ceux-ci.

Vous pouvez sélectionner tout type de champ pour la personnalisation de votre tableau de bord notamment des annotations privées et le champ oui/non de l'avis expert. Cela peut vous être utile dans l'instruction de vos dossiers.

D. Filtrer les dossiers

Il est possible de filtrer les dossiers à l'aide des champs présents dans la procédure pour n'afficher que ceux qui vous intéressent.

Pour cela, il faut cliquer sur le bouton « sélectionner un filtre », situé en haut à gauche, sélectionner la colonne souhaitée, puis une valeur associée à ce champ et cliquer sur le bouton « Ajouter le filtre ». Vous aurez alors accès à l'ensemble des champs du formulaire pour filtrer les dossiers:

Sélectionnez la colonne voulue, puis saisissez une valeur et cliquez sur le bouton « Ajouter le filtre » comme suit :

E. Trier les dossiers

Il possible de trier les dossiers par ordre alphabétique et/ou numérique en cliquant sur la colonne souhaitée, en plus des options de filtre et de personnalisation sus-mentionnés.

Dans l'exemple suivant, vous pouvez afficher grâce au filtre "personnaliser le tableau" le "nom" du demandeur, son "prénom" et la date de dépôt du dossier. Si vous cliquez sur une des colonnes, vous ferez apparaître les dossiers par ordre (soit alphabétique si vous cliquez sur "nom", soit chronologique si vous cliquez sur "déposé le", etc)

En cliquant sur la colonne "Nom", "Prénom" ou "Déposé le", l'affichage est modifié : dans cet exemple, nous avons cliqué sur "date de dépôt" pour faire apparaître les dossiers par ordre chronologique de dépôt de dossier.

En cliquant de nouveau sur la même colonne, le tri est effectué en sens inverse.

F. Suivre un dossier

Les dossiers déposés sont regroupés par défaut sous le statut « suivis par moi ».

Un dossier à suivre a le statut « en construction ». Il est consultable et modifiable par l’usager.

Pour suivre un dossier, cliquez sur le bouton « Suivre ». Le dossier est alors automatiquement transféré dans les dossiers avec le statut « suivi ».

Suivre un dossier signifie s’attribuer le traitement de celui-ci et permet de le sortir de la liste de tous les dossiers à suivre.

En suivant un dossier, l'instructeur sera alors notifié via une pastille rouge sur le dossier, si ce dernier a été modifié par l'usager, si l'usager a écrit un nouveau message ou encore si un avis a été rendu. Il est donc important que chaque dossier instruit soit suivi par au moins un instructeur afin que le service instructeur soit alerté en cas de changement concernant le dossier.

Plusieurs instructeurs peuvent suivre le même dossier. Pour cela, les instructeurs peuvent rechercher le dossier depuis l'onglet " au total" ou se transférer le dossier depuis l'onglet "personnes impliquées" du dossier.

3. Instruire un dossier

A. Présentation des onglets

L’instructeur a accès à un ensemble de fonctionnalités :

- Demande :

Cet onglet est un récapitulatif du dossier qui permet notamment d'identifier le demandeur et affiche les champs du formulaire tels que remplis par l’usager.

- Annotations privées :

Équivalent au cadre réservé à l’administration sur les formulaires papiers, il permet à l’instructeur de saisir les informations demandées par l’administration pour le suivi du traitement des dossiers.

Ce cadre est strictement réservé aux instructeurs. Il n’est visible ni par les usagers ni par les personnes invitées à consulter le dossier.

Les annotations sont automatiquement enregistrées.

Il est possible qu’il ne figure aucune annotation privée à remplir si la procédure n'en prévoit pas. C'est à l'administrateur de la démarche de paramétrer les annotations privées.

- Avis externes :

Cette fonctionnalité permet à l’instructeur d’inviter un tiers dit « expert » à rendre un avis sur le dossier.

L'instructeur à l'origine de l'invitation doit renseigner au moins une adresse e-mail. Chaque adresse correspond à un expert invité par e-mail à formuler un avis sur le dossier en question.

Il est également possible de poser une question à un expert qui devra répondre par "oui" ou "non". Ce champ est pratique puisqu'une fois que l'expert a formulé un avis et répondu à cette question, vous pourrez faire apparaître ce champ dans le tableau de bord et donc instruire les dossiers plus rapidement.

Vous pouvez aussi joindre une pièce jointe à la demande d'avis à l'expert et faire le choix de partager l'avis avec les autres experts ou le rendre confidentiel.

L'ajout d'experts à une démarche

Ainsi, selon le choix de gestion des experts par l'administrateur de la démarche, plusieurs cas d'usage sont envisageables pour les instructeurs :

1. La liberté de solliciter des experts invités

• Premier cas d'usage : lorsque l'administrateur de la démarche a accordé le droit aux instructeurs de solliciter l'avis d'experts invités, ce dernier peut également faire le choix de laisser aux instructeurs la liberté de solliciter des experts invités de leur choix afin qu'après notification, ils émettent un avis sur un dossier.

• Ainsi, les instructeurs de la démarche devront entrer une à une les adresses email des experts invités sollicités à émettre un avis. Et ensuite, cliquer sur les adresses email afin que le choix des experts invités soit bien pris en compte dans la démarche comme l'illustre la capture d'écran ci- dessous :

2. Le choix de solliciter un expert parmi une liste prédéfinie par l'administrateur

• Dès lors, les instructeurs de la démarche pourront uniquement inviter et demander l'avis des experts prédéfinis au sein de la liste.

• L'instructeur de la démarche devra alors cliquer une à une sur les adresses e-mail des experts sollicités à émettre un avis parmi la liste prédéfinie par l'administrateur.

Message et option de visibilité de l'avis renseigné :

• Une fois l'adresse e-mail des experts de la liste ajoutée, la fonctionnalité « avis externe » permet également à l'instructeur de personnaliser le message adressé à l'expert. En ce sens, l'instructeur a la possibilité de partager une pièce justificative à l'expert afin de l'aider à rendre son avis .

• De plus, les avis externes ne sont pas visibles par l'usager.

• En revanche, l'instructeur peut choisir si l'avis sera confidentiel (visible uniquement par les instructeurs) ou partagé avec les autres experts invités, en cliquant sur le menu déroulant situé à droite de la mention « Cet avis sera », comme suit:

• Une fois l'adresse e-mail, le message et l'option de visibilité de l'avis renseigné, cliquer sur le bouton « Demander un avis » situé en bas de l'écran afin d'envoyer une invitation par e-mail à l'expert.

L'instructeur a la possibilité de relancer l'expert ou de révoquer la demande d'avis.

- Messagerie :

La messagerie permet à l’instructeur d’échanger directement avec l’usager par messages sur le dossier afin de faciliter son instruction. Le fil de messagerie permet de garder l’historique des échanges avec l’usager de manière centralisée.

Pour envoyer un message à l’usager : taper le contenu du message puis cliquer sur le bouton «Envoyer».

Pour envoyer une pièce jointe à l’usager : cliquer sur le bouton « Parcourir », sélectionner un fichier puis cliquer sur le bouton « Envoyer le message ».

Une pièce jointe ne peut pas être envoyée seule, il est nécessaire de taper un texte dans le corps du message.

La capacité maximale d’envoi de pièce jointe est de 20 Mo par pièce envoyée.

- Personnes impliquées :

Cet onglet fait office de récapitulatif de l'ensemble des personnes contribuant au traitement du dossier. Depuis cet onglet, il est également possible d'envoyer le dossier à un autre instructeur qui a été au préalable nommé sur la procédure. Celui-ci suivra alors automatiquement le dossier concerné et recevra également un e-mail lui indiquant que le dossier lui a été transmis.

Cet onglet contient également:

• La liste des instructeurs qui suivent le dossier

• Les personnes à qui un avis a été demandé (demande d'avis aux experts)

• Les personnes invitées par l'usager à co-construire ou modifier le dossier

• Les "décisions rendues" récapitulent l'ensemble des changements de statut du dossiers (du dépôt du dossier à son instruction) avec les dates et heures de ces modifications.

• Dans le cadre d'une démarche avec du routage, l'onglet "Réaffectations" vous permet de suivre si le dossier a été réaffecté et de le transférer à un autre groupe instructeur. Cela peut être pratique lorsque l'usager dépose son dossier sur le mauvais groupe instructeur pour le re-router vers le bon groupe.

B. Premières étapes : construction et instruction du dossier

- Dossier en construction

Une fois un dossier déposé par un usager, ce dossier est au stade « En construction ». Le statut du dossier est notifié en haut à gauche de votre écran :

Un dossier « en construction » reste modifiable par l'usager. Ce stade permet à l'instructeur de s'assurer de la complétude du dossier. En cas d'information manquante, l'instructeur peut les réclamer à l'usager grâce à la messagerie ou depuis le bouton "demande une correction" afin que mieux suivre les demandes de modifications depuis le tableau de suivi des dossiers.

- Passer le dossier en instruction :

Une fois le dossier complet, il convient de passer ce dossier au statut « En instruction » afin d'empêcher toute nouvelle modification par l'usager. Pour cela, cliquez sur le bouton « En construction » en haut à droite de l’écran puis cliquez sur le bouton « Passer en instruction ».

L’instructeur peut à tout moment passer un dossier en « construction » en « Instruction ».

Un dossier en instruction n’est plus modifiable par l’usager. Si l'usager doit apporter des modifications sur un dossier en instruction, il faudra que l'instructeur repasse le dossier en construction.

Un message automatique est envoyé à l’usager au moment du passage en instruction afin de l’avertir qu’il ne peut plus modifier son dossier.

Toutefois, les échanges de messages et de documents entre l’instructeur et l’usager restent possibles à travers la messagerie.

Par ailleurs, pour le moment, les dossiers en instruction n'expirent pas.

- Repasser le dossier en "instruction" au statut en "construction" :

Il est possible pour l’instructeur de repasser le dossier en construction (après l'avoir passé en instruction) afin de permettre à l’usager de modifier ou compléter son dossier.

Cliquez sur le bouton « Repasser en construction » en haut à droite de l’écran. L’instructeur est alors invité à confirmer son choix de repassage en construction en cliquant sur le bouton bleu « Valider et repasser en construction ».

- Demande de correction d'un dossier :

L'instructeur a la possibilité de demander à l'usager d'apporter des corrections à son dossier.

Pour cela, lorsque vous êtes dans l'onglet "demande" qui permet de consulter le dossier, il faut cliquer sur "Repasser en construction" puis renseigner l'encart "Demander une correction" en expliquant clairement à l'usager les modifications attendues sur le dossier.

Demander une correction basculera automatiquement le dossier "en construction".

Une fois que la demande de correction a été demandée sur le dossier, la mention "en attente" s'affiche sur le dossier.

Cette mention s'affiche également dans le tableau de bord ce qui permet de distinguer plus facilement les dossiers complets des dossiers en attente de modification :

C. Prendre une décision sur le dossier

Lors du traitement des dossiers, l'instructeur peut choisir d'instruire les dossiers un à un ou bien d'instruire les dossiers en masse (voir point 4).

L’instruction du dossier peut aboutir à trois décisions :

• Accepter

• Classer sans suite

• Refuser

Dans les trois cas, la décision peut être motivée par le biais d'un encart spécial : ce motif est optionnel en cas d'acceptation, mais est obligatoire dans les deux autres cas. Celui-ci peut par ailleurs apparaître ou non dans les e-mails reçus par l'usager ou sur l'attestation en fonction des paramètres retenus par l'administrateur de la procédure.

Par ailleurs il est également possible de joindre un justificatif à la décision lequel sera reçu par l'usager sur la boite e-mail associée à son compte.

a. Accepter le dossier

Cliquez sur le bouton « instruire le dossier » en haut à droite de l’écran puis cliquer sur le bouton « Accepter ». L’instructeur peut alors rédiger une motivation dans l'encart dédié qui sera consultable par l’usager dans son dossier après acceptation. Dans le cas d'une acceptation, cette motivation reste optionnelle.

L'instructeur a également la possibilité de transmettre une pièce jointe au moment de l'acceptation du dossier et de prévisualiser l'attestation automatique d'acceptation, (uniquement si celle-ci a été paramétrée par l'administrateur de la démarche).

Cliquez ensuite sur le bouton « Valider la décision ». Confirmez le choix de validation en cliquant sur le bouton « OK » comme suit :

Un message automatique est envoyé à l’usager afin de le notifier de l’acceptation de son dossier. La motivation est consultable par l'usager sur son dossier. Elle peut aussi être envoyée dans le corps du message automatique si le message a été paramétré ainsi par l'administrateur.

Le dossier passe automatiquement dans l’onglet des dossiers traités.

b. Classer sans suite le dossier

Cliquez sur le bouton « En instruction » en haut à droite de l’écran puis cliquer sur le bouton « Classer sans suite ». L’instructeur doit alors remplir une motivation qui sera consultable par l’usager dans son dossier après classement sans suite. Cliquez sur le bouton « Valider la décision ». Confirmez le choix de validation en cliquant sur le bouton « OK» .

Un message de notification est envoyé à l’usager. Le dossier passe automatiquement dans l’onglet des dossiers traités.

c. Refuser le dossier

Cliquez sur le bouton « En instruction » en haut à droite de l’écran puis cliquer sur le bouton « Refuser ». L’instructeur doit alors rédiger une motivation qui sera consultable par l’usager dans son dossier après acceptation. Cliquez sur le bouton « Valider la décision ». Confirmez le choix de validation en cliquant sur le bouton « OK ».

Un message automatique est envoyé à l’usager afin de le notifier du refus de son dossier. La motivation est consultable par l'usager sur son dossier. Elle peut aussi être envoyée dans le corps du message automatique si le message a été paramétré ainsi par l'administrateur.

Le dossier passe automatiquement dans l’onglet des dossiers traités.

Quelle que soit la décision du dossier, l'instructeur a la possibilité de joindre une pièce jointe à la décision en cliquant sur "ajouter un justificatif".

d. Repasser un dossier en instruction

Une fois la décision prise, si celle-ci a été prise par erreur ou si l'instructeur souhaite revenir sur sa décision, il est possible de repasser le dossier en instruction.

Cliquez sur le bouton relatif au statut du dossier (Accepté, Classé sans suite ou Refusé) en haut à droite de l’écran puis cliquez sur le bouton « Repasser en instruction».

e. Archiver un dossier

Cette fonctionnalité permet à l’instructeur d’avoir une vision plus claire du suivi des dossiers. Le fait d'archiver un dossier désactive la messagerie de celui-ci. Vous ne recevrez également plus de notifications le concernant. Les dossiers restent toutefois consultables par l'instructeur.

Dans l’onglet « traité », cliquez sur le bouton « Archiver le dossier ». Le dossier est automatiquement transféré dans l’onglet « archivé ».

Il est possible de repasser le dossier dans l’onglet « traité ». Il suffit de cliquer sur l'onglet « archivé » puis sur le bouton "Désarchiver le dossier ». Le dossier est alors automatiquement transféré dans l’onglet « traité ».

4. Instruction en masse des dossiers

a. Suivre les dossiers "en masse" :

Pour pouvoir instruire les dossiers en masse, vous devez d'abord suivre ces dossiers. Pour cela, vous devez cocher les cases correspondants aux dossiers que vous souhaitez instruire. Pour sélectionner tous les dossiers, vous devez cliquer sur la case en haut à gauche comme suit:

Une fois que vous aurez coché sur les cases des dossiers que vous souhaitez instruire, le bouton bleu qui vous permet de "suivre les dossiers" s'affichera. Il vous suffira de cliquer dessus pour réaliser l'action de suivi des dossiers:

Un message s'affichera pour confirmer l'action de masse réalisée. Cliquez sur "ok" pour valider l'action. Les dossiers seront automatiquement transférés vers l'onglet des dossiers "suivis".

Dans l'onglet des dossiers suivis, un message vous informe lorsque "L'action de masse est terminée" :

Vous pouvez dès lors procéder au passage en instruction en masse des dossiers.

b. Passage en instruction en masse des dossiers

Sur le même principe que l'action de suivi des dossiers, il vous suffit de cocher les cases des dossiers que vous souhaitez passer en instruction puis cliquer sur le bouton "Passer en instruction". Un message de confirmation s'affichera pour valider l'action.

c. Prise de la décision des dossiers en masse:

Quelle que soit la décision (acceptation, classement sans suite ou refus des dossiers), le processus est le même.

Dans l'onglet des dossiers suivis, l'instructeur doit cocher la case tout en haut pour sélectionner tous les dossiers, ou bien les cases correspondants aux dossiers qu'il souhaite instruire. Puis, il doit cliquer sur le bouton bleu "instruire les dossiers" et sélectionner la décision souhaitée entre "Accepter les dossiers", "Refuser les dossiers" ou bien "Classer sans suite les dossiers".

A savoir que le motif de la décision pour les dossiers acceptés est optionnel, il est en revanche obligatoire pour les dossiers refusés et classés sans suite.

Le motif renseigné sera le même pour tous les dossiers sélectionnés puisqu'il s'agit d'une action en masse. L'usager sera notifié par email du motif de la décision.

Un justification optionnel peut aussi être envoyé en masse à tous les dossiers sélectionnés.

Une fois la décision "de masse", le bandeau suivant apparaîtra vous informant qu'une action de masse est en cours:

Lorsque l'action de masse est effectuée, vous retrouverez les dossiers qui ont été instruits dans l'onglet des dossiers "traités": un bandeau vert vous informe que l'action de masse d'instruction des dossiers est terminée.

d. Archivage des dossiers en masse

Sur le même principe expliqué précedemment, il est possible d'archiver les dossiers en masse depuis l'onglet des dossiers "traités". Il suffit de cocher la case en haut à gauche pour sélectionner tous les dossiers ou bien cocher chacun des dossiers à archiver. Seuls les dossiers qui ont été traités peuvent être archivés.

Une fois les dossiers archivés, vous les retrouverez dans l'onglet des dossiers "archivés". La messagerie sera automatiquement désactivée pour ces dossiers. Vous pouvez désarchiver les dossiers, pour cela, il suffit de cliquer sur "désarchiver le dossier".

5. Récapitulatif de l'activité - extraire les dossiers

A. Extraire les dossiers

L’ensemble des dossiers est téléchargeable sous la forme d'un tableur récapitulatif aux formats .csv, .xlsx, .ods ou .zip. Les dossiers peuvent être téléchargés, quel que soit leur statut.

Cliquez sur le bouton « Télécharger tous les dossiers » situé en haut à droite de votre écran. Un menu déroulant s'affiche alors pour proposer un export selon le format souhaité :

• demander un export au format .xlsx : un fichier excel sera généré avec l'ensemble des champs du formulaire, des annotations privées et des avis de l'expert.

• demander un export au format .csv (uniquement les dossiers, sans les champs répétables)

• demander un export au format .ods : une feuille de calcul au format OpenDocument générée par OpenOffice.

• demander un export au format .zip : il contient un fichier en pdf du dossier ainsi que toutes les pièces jointes associées au dossier. Il contient également l'attestation si le dossier a été paramétré avec une attestation.

Cliquez sur le format souhaité afin de lancer la préparation du fichier d'extraction :

Vous devez ensuite cliquer sur l'icône pour générer le fichier comme suit:

Lorsque le libellé du bouton change (il passe de "Demander un export" à "Télécharger l'export"), vous pouvez télécharger votre fichier. Vous n'êtes pas obligé de rester sur cette page durant la génération du fichier tableur.

Un message s'affiche afin d'informer que le fichier est en cours de préparation.

Après quelques minutes , vous pouvez rafraîchir la page afin d'accéder au bouton de téléchargement.

Le temps de préparation du fichier d'export est variable selon le nombre de dossiers déposés.

B. Extraire les dossiers et les pièces jointes

Vous ne pouvez pas télécharger uniquement les pièces jointes associées aux dossiers. Vous devez télécharger l'ensemble du dossier en .zip pour avoir accès aux pièces jointes.

Vous pouvez faire un export massif de l'ensemble des dossiers ou bien exporter dossier par dossier. Pour éviter une attente longue, nous vous conseillons d'exporter vos dossiers au fur et à mesure des dépôts.

L'API vous permet également de télécharger les dossiers et les pièces jointes.

C. Personnaliser les exports

Vous avez la possibilité en tant qu’instructeur de personnaliser vos exports:

Cela vous permet de générer une extraction des dossiers avec seulement les colonnes qui vous intéressent. Pour ce faire, il faut cliquer sur “Modèles d’export” sur l’onglet “téléchargements” de votre interface d’instruction.

A noter: Vos modèles d’export peuvent être partagés avec l'ensemble des instructeurs .

Il vous suffit de remplir les champs et de sélectionner les colonnes souhaitées.

Une fois l’ensemble des champs sélectionnés, l’export est créé et figure sur ma liste:

Pour télécharger l’export, revenez à votre écran de gestion, cliquez sur “télécharger les dossiers” et sélectionnez “à partir d’un modèle”

6. Autres paramètres

A. Notifications sur les dossiers

a. Les pastilles rouges

Tout événement sur un dossier génère une notification du côté de l’instructeur qui suit le dossier, afin de l’en avertir.

Une pastille rouge est alors affichée sur l’écran de suivi des dossier au niveau du ou des onglets contenant des dossiers avec notifications, dans l'exemple ci-après sur l'onglet « suivis par moi » :

b. Les badges de notifications

Des badges de notifications sont affichés automatiquement pour signaler des événements sur les dossiers :

Les notifications de type “Avertissement” sont communes à tous les instructeurs du dossier considéré, qu’ils suivent ou non celui-ci.

Les notifications relatives aux “Nouveautés” ou de type “En attente” sont quant à elles propres à chaque instructeur qui suit le dossier. Elles viennent préciser ce à quoi correspond la pastille rouge présentée dans la partie précédente.

Ces badges de notifications sont visibles dans les écrans suivants :

• dans la liste des dossiers, sous le numéro de dossier :

• dans la vue détaillée d'un dossier, à côté de son état :

c. Filtrer les dossiers avec notifications

Dans la liste des dossiers, vous pouvez filtrer les dossiers en fonction des badges de notifications. Pour cela, il faut cliquer sur le bouton "Sélectionner un filtre", situé en haut à gauche, sélectionner la colonne "Notifications sur le dossier", puis le badge de notification souhaité, et cliquer sur le bouton "Ajouter le filtre".

d. Remonter les dossiers avec notifications

Vous avez aussi la possibilité de faire remonter les dossiers avec une notification. Les dossiers remonteront en fonction de la date des dernières mises à jour apportées (dans le dossier, dans la messagerie, etc).

B. Les labels

Les labels permettent aux admins et instructeurs d’étiqueter les dossiers pour mieux les identifier ou les organiser. Les couleurs disponibles permettre de s’y retrouver plus facilement. Les labels sont standards ou personnalisables.

Ils sont configurables par l'administrateur de la démarche. Ce dernier a la possibilité de modifier les labels ou d’en créer un nouveau.

En tant qu''instructeur, il vous suffit de rentrer dans le dossier en question et les labels seront affichés en haut à gauche du dossier comme ci-dessous:

Pour ajouter ou modifier un label sur un dossier, vous devez cliquer sur le point à droite des labels pour les afficher:

Vous pourrez ensuite rechercher plus facilement les dossiers depuis votre tableau de bord en utilisant le filtre dédié aux labels ou en personnalisant votre tableau de bord instructeur comme ci-dessous:

C. Statistiques

Sur chaque procédure, l'instructeur a accès à des statistiques :

Ces statistiques sont calculées à partir du temps effectif de traitement des dossiers. Elles permettent aux instructeurs d'avoir une vue d'ensemble sur la démarche et un suivi de l'instruction.

Dans cet onglet "statistiques", vous trouverez les informations suivantes:

• Le temps de traitement usuel de la démarche

• 4 graphiques qui représentent respectivement: le temps de traitement des dossiers, l'avancée des dossiers, le taux d'acceptation et la répartition par semaine.

Ces données ne peuvent être exportées. En revanche, elles sont publiques et peuvent donc être consultées à tout moment.

D. Récapitulatif de l'activité

L'instructeur est notifié par e-mail de l'activité sur chacune des procédures sur lesquelles il a été nommé. L'e-mail signale le dépôt de nouveaux dossiers et les changements effectués par les usagers sur les dossiers suivis.

Toutefois, si la démarche est déclarative, cet e-mail n'est pas envoyé.

Afin de paramétrer son choix de notification, l'instructeur a accès au bouton « gestion des notifications » depuis le tableau de bord de la démarche :

Cinq types de notifications sont proposés, dont vous trouverez le détail ci-après : vous pouvez sélectionner"oui" ou par "non" en fonction de votre besoin :

Une fois les notifications paramétrées, vous devez cliquer sur le bouton "enregistrer" en bas de page :

a. Notification à chaque dossier déposé

Cet e-mail vous signale le dépôt de chaque nouveau dossier. Si vous choisissez cette notification, un e-mail sera automatiquement envoyé pour vous informer qu'un usager a déposé un dossier.

b. Notification à chaque message déposé

Cet e-mail vous signale le dépôt d'un nouveau message sur vos dossiers suivis. Il est envoyé à chaque fois qu'un usager dépose un message via la messagerie du dossier.

c. Notification quotidienne

En plus de la notification hebdomadaire, l'instructeur peut faire le choix d'une notification quotidienne afin de recevoir un récapitulatif des dossiers à instruire.

Cet notification est envoyée du lundi au samedi vers 10h du matin.

d. Notification hebdomadaire

Un e-mail hebdomadaire est envoyé le lundi matin à l’instructeur afin de faire le bilan de l’activité d’une procédure sur la semaine. L'e-mail présente le récapitulatif de l'activité par procédures suivies.

Cette notification permet d'informer a minima l'instructeur du dépôt de dossiers sur la procédure si celui-ci ne se connecte qu'occasionnellement.

e. Notification d'un avis rendu par un expert

Un e-mail est envoyé à l'instructeur lorsqu'un expert a rendu un avis sur un dossier.

Il arrive que chez Demarches Simplifiees nous proposions des fonctionnalité à la demande afin d'affiner celles ci.

Cette rubrique contient les tutoriels permettant d'apprendre à utiliser demarches-simplifiees.fr en tant qu’administrateur, instructeur et usager.

Les tutoriels décrivent de manière précise les manipulations nécessaires à l'utilisation de demarches-simplifiees.fr selon les profils suivants :

• Administrateur : création et publication de formulaires

• Instructeur : instruction de dossiers

• Usager : dépôt et suivi de dossiers

Il est possible qu’un compte soit lié à différents profils. Par exemple, un administrateur peut aussi être usager ou instructeur sur des procédures différentes.

Dans ce cas, l’utilisateur peut changer de profil en cliquant sur le bouton en haut à droite de l’interface.

Pour utiliser l'outil dans les meilleures conditions, vous devez utiliser un navigateur dont la version est supérieure ou égale à :

• Chrome V50

• Internet Explorer V12

• Edge V14

• Firefox V50

• Opera V40

• Safari V8

• iOS V8

1. Un champ = une information

Il est préférable de ne demander qu'une seule information par champ. Ainsi, privilégiez deux champs pour demander d'abord le prénom puis le nom, plutôt qu'un seul champ « Prénom Nom ». C'est notamment très utile en cas d'un export tableur des dossiers.

2. Choisissez le champ adapté

Il faut sélectionner pour chaque champ le bon type de champ en fonction de la réponse attendue. Ainsi, choisissez « Zone de texte », si l'usager doit développer sa réponse et « Texte » si la réponse attendue tient en quelques mots.

3. Réduisez la quantité d’informations demandée

Chaque champ supplémentaire augmente le temps nécessaire pour remplir la démarche – ainsi que le taux d’abandon. Pour chaque champ, assurez-vous que l'information demandée est strictement nécessaire.

En particulier, les pièces justificatives sont longues et fastidieuses à renseigner (il faut récupérer les documents, les scanner, les transférer, etc.) Demandez-en le moins possible.

S’il est possible de récupérer une information spécifique via une API ou un référentiel externe (plutôt que de la demander à l’usager), profitez-en.

4. Segmentez votre formulaire

Pour rendre celui-ci plus digeste, segmentez votre formulaire en utilisant les champs « Titre de section » et « Explications ».

5. Utilisez des blocs répétables et les champs conditionnels

Un bloc répétable sur un champ permet à ce dernier d'être répété autant de fois que nécessaires par l'usager. En particulier, lorsque vous demandez des pièces justificatives, nous recommandons de terminer votre formulaire par un bloc répétable « Autres pièces justificatives » comme dans l'image ci-dessous. Il arrive en effet que l'usager dispose d'un document séparé en plusieurs fichiers et qu'il ne sache pas comment les regrouper afin de le mettre en ligne sous une seule pièce justificative. Il se retrouve alors bloqué.

6. Utilisez l'option « champ obligatoire » avec précaution

Avant de cocher l'option obligatoire d'un champ il faut toujours se demander si cela est réellement le cas. Un usager qui ne dispose pas de l'information est en effet bloqué et ne peut alors pas déposer le dossier.

7. Faites un test complet avant publication

Une démarche en test permet justement de déposer des dossiers fictifs qui vous permettent de prendre tour à tour le rôle d'usager et le rôle d'instructeur. Demandez également à des collègues de tester pour vous. Apportez une attention particulière à la partie « Annotations privées » qui entre dans le cadre dans le processus d'instruction et qui est parfois laissée de côté lors de la création du formulaire. Cette partie est modifiable, mais les modifications seront visibles pour les nouveaux dossiers non instruits.

8. Personnalisez l’URL de votre démarche et informez votre délégué à la protections des données :

Lorsque vous cliquez sur le bouton « Publier » de votre démarche en test, la fenêtre ci-dessous apparaît :

Par défaut, l'url de votre démarche est composé du titre de votre démarche. Mais vous avez la possibilité de personnaliser la fin de l'url selon vos besoins.

9. Prenez rendez-vous avec nous !

Vous avez un doute sur un élément de votre démarche ? Vous voulez que nous relisions votre démarche pour être sûr qu'elle soit claire et efficace ? N'hésitez pas à nous contacter à l'adresse : contact@demarches-simplifiees.fr

La dématérialisation bouscule le cadre juridique de la relation entre l’administration et l’usager. Mais ne vous inquiétez pas nous avons rassemblé pour vous les éléments juridiques qui vous permettront de mettre en place demarches-simplifiees.fr en toute légalité et donc l’esprit tranquille ! (PS : toutes les références sont rassemblées dans un fichier joint en dessous de la vidéo, pas besoin de tout noter frénétiquement)

Principe numéro 1 : la SVE ou saisine par voie électronique selon laquelle l’usager peut vous saisir à tout moment par voie électronique.

Ce principe prévoit que pour toutes ses demandes, une personne peut saisir l’administration par voie électronique et que cette dernière est obligée d’y répondre par la même voie. La seule obligation pour l’usager consiste à s'identifier. Ainsi, un usager peut par exemple vous saisir par e-mail même si vous n’avez prévu qu’une voie papier.

Ce principe n’abandonne néanmoins pas l’administration à des demandes venant d’une multitude de canaux différents. Ainsi, il précise que si l’administration met un téléservice en place, elle peut l’imposer à l’usager comme seul mode de saisie possible. Par exemple, si vous utilisez demarches-simplifiees.fr, l’usager ne pourra pas vous saisir par e-mail si vous le refusez.

Principe numéro 2 : l’identification du demandeur

Selon l’article précédemment énoncé il est obligatoire que l’usager s’identifie préalablement lors du recours à un téléservice.

Mais pour se faire l’identification doit contenir :

• Pour une entreprise : SIRET ou SIREN

• Pour une asso : RNA

• Personne physique : nom, prénom et adresse e-mail.

• Tout autre moyen d’identification électronique reconnu par l’administration comme France Connect. Par ailleurs, lorsqu’un usager s’identifie par FC il n’a pas à fournir d’autres documents prouvant son identité. Faites donc attention lorsque vous demandez un scan, à ne pas le rendre obligatoire !

Principe numéro 3 : Plus besoin de signature pour qu’une décision soit opposable.

Selon ce principe les décisions administratives qui sont notifiées au public par l'intermédiaire d'un téléservice sont dispensés de la signature de leur auteur, dès lors qu'ils comportent ses prénom, nom et qualité ainsi que la mention du service auquel celui-ci appartient.

Au sujet des délégations de signature, ce principe ne les remet pas en cause. Ainsi, un chef de service qui a la délégation de son chef de bureau pourra donner son nom, son prénom et sa fonction lorsqu'il validera une décision sur DS.

Ce principe légal est valable pour les décisions entre administration et usager mais aussi entre les autorités administratives.

Principe numéro 4 : le principe du « dites-le nous une fois » ou quand l’usager n’a pas à vous fournir une information qu’il a déjà fournie à l’administration.

En effet, selon ce principe, un usager qui fait une demande auprès de l'administration n’a pas à lui fournir des informations qu’il a déjà communiquées à une autre administration. Il doit néanmoins communiquer le lieu et la période de la première communication.

Conséquence directe de ce principe, les administrations peuvent échanger entre elles toutes les informations ou données strictement nécessaires pour traiter une demande de l’usager. Entre elles les administrations ne peuvent se voir opposer le secret professionnel.

En contrepartie, l’administration est tenue d’informer l’usager des informations récupérées et auprès de qui.

Principe numéro 5 : RGPD

Avec l’entrée en vigueur du RGPD en 2018, les administrations qui mettent en place des téléservices doivent identifier qui sont les responsables de traitement des données. Sur demarches-simplifiees.fr nous sommes co-responsables des données au même titre que l’administration qui met en ligne la démarche. C’est pourquoi nous prenons de grandes précautions quant aux données qui sont récupérées. Des robots inspectent constamment et de manière automatique les informations demandées dans les démarches en ligne afin de nous assurer qu’aucune donnée sensible ne soit collectée.

Par ailleurs, afin d’être en conformité avec le RGPD vous devez déclarer toutes les démarches que vous créez dans DS dans votre registre de traitement.

Principe numéro 6 : la conservation des données

Le passage au numérique remet en cause nos méthodes de conservation des données. À l'ère du papier, la conservation des données se résumait souvent par des empilements de classeurs dans des placards débordants. Avec la dématérialisation, de nouveaux espaces de stockages doivent être envisagés. Aujourd’hui DS stocke l’ensemble des données (formulaires et PJ) sur des serveurs dédiés. Au stockage s’ajoute la problématique de l’archivage. Les obligations en termes de début et de durée d’archivage dépendent de chaque démarche. L’outil DS n’a pas vocation à devenir archiveur. Nous sommes en train de réfléchir à la manière dont nous vous reverserons les données collectées. Néanmoins, il est important que vous commenciez à réfléchir à un système d’archivage. Dernier rappel : vous pouvez d'ores et déjà récupérer les données collectées grâce à notre API.

demarches-simplifiees.fr est une application générique qui peut être utilisée par tout organisme exerçant des missions de service public pour une grande variété de démarches administratives.

Utilisateurs

Des organismes publics de natures très diverses utilisent aujourd'hui l'application : administrations centrales, services déconcentrés, collectivités territoriales, opérateurs de l'État…

Cas d'usage

Les démarches dématérialisées peuvent concerner des particuliers, des entreprises, des associations ou des collectivités publiques.

Il peut s'agir d'appels à projets, de procédures de création d'entreprise, de démarches d'enregistrement, d'inscription, de demande d'autorisation ou bien d'agrément…

demarches-simplifiees.fr est adaptée lorsque :

• L'usager doit transmettre des pièces jointes lourdes (jusqu'à 300 Mo par pièce jointe) ;

• Une trace juridique de la demande doit être conservée (horodatage et stockage) ;

• L’organisme n'effectue aucune vérification (procédure déclarative) ;

• L'organisme vérifie seulement la complétude de la demande (arrêt possible à ce stade) ;

• La demande est instruite par plusieurs services d’un même organisme public ;

• La demande est instruite avec des partenaires publics (collectivités, agences…) ;

• L'instruction débouche sur la délivrance d’une attestation (éditeur d’attestation) ;

• Il existe déjà une application interne pour traiter les demandes (API permettant de sortir les données de demarches-simplifiees.fr).

En revanche, l'application n'est pas l'outil le plus adapté dans les cas suivants :

• Enquête (obligation de se créer un compte, ce qui crée des frictions) ;

• Prise de rendez-vous (pas de gestion dynamique des disponibilités) ;

• Procédure nécessitant un paiement (pas d’interconnexion avec des services de paiement).

Bénéfices

demarches-simplifiees.fr a l'avantage d'être un outil :

• Simple : entièrement en ligne, sans installation ni paramétrage à effectuer, qui peut être utilisé directement par les services gestionnaires (modèle Typeform, Google Form).

• Intégré à l’écosystème numérique public : récupération automatique d’informations sur les demandeurs via API Entreprise et France Connect et récupération d'informations géographiques via BAN et API Géo ;

• Collaboratif : possibilité de co-construire et co-instruire les demandes pour simplifier la vie des usagers et des administrations, ce qui simplifie l'instruction des dossiers lorsque plusieurs organismes publics interviennent ;

Les retours d'expérience montrent une réduction considérable des délais de traitement des demandes :

• traitement des demandes d'agrément des entreprises de transport routier par la Direction régionale et interdépartementale de l'équipement et de l'aménagement d'Île-de-France (DRIEA) est ainsi passé de 45 à 15 jours ;

• examen des dossiers de demande de subvention de la politique de la ville coordonné par la Préfecture du Pas-de-Calais terminé fin mars contre fin juin auparavant.

Ce que nous ne faisons pas

Différents rôles / niveaux d'instructeurs

Ajouter des rôles d’instructeurs avec des droits plus ou moins fins n'est pas quelque chose que nous souhaitons faire, car cela va à l'encontre de deux de nos principes :

• Confiance : nous voulons pousser les instructeurs, même à différents niveaux, à se faire confiance, et nous pensons que notre outil peut justement donner l'opportunité à une organisation de se réorganiser autour de la confiance. Rajouter des contraintes, même légères, à certains instructeurs, va à l'encontre de ce principe.

• Absence de workflow : un tel changement serait quelque part mettre en place un workflow, or nous ne voulons pas introduire de workflow, sous quelque forme que ce soit, afin de garder l'outil aussi générique que possible.

Définir l'administration comme émettrice des e-mails automatiques qui sont envoyés depuis notre site

Changer notre adresse e-mail par la vôtre est problématique :

• L' e-mail émane de notre site, il est donc normal que l'expéditeur vienne de notre domaine, pour bien signifier à l'usager que le changement a eu lieu sur notre plateforme

• L' un des buts de notre site est de centraliser les échanges relatifs à un dossier au même endroit, en envoyant un e-mail depuis l'adresse de l'administration qui gère la démarche, l'usager pourrait alors répondre directement à cette adresse et les échanges seraient alors dispersés entre notre site et des boites e-mails.

Retrouvez toutes les nouveautés et l'actualité Démarches simplifiées depuis l'onglet "nouveautés" de votre compte :

La possibilité de supprimer un message envoyé par erreur sur la messagerie

Il est désormais possible de supprimer un message envoyé par erreur depuis la messagerie du dossier en cliquant sur le bouton « supprimer le message » :

Côté usager, le message envoyé par l'instructeur est automatiquement supprimé :

Les instructeurs peuvent contacter les usagers disposant d'un dossier en brouillon

Pour s'assurer que l'ensemble des usagers déposent leurs dossiers, les instructeurs de la démarche ont désormais la possibilité de contacter les usagers avec des dossiers en brouillon.

Ils peuvent alors envoyer un mail à l'ensemble des usagers dont le dossier est en brouillon :

L'ajout de nouveaux instructeurs à la démarche

En tant qu'instructeur d'une démarche, vous pouvez désormais nommer d'autres instructeurs depuis l'interface de cette même démarche :

Après avoir cliqué sur le bouton « instructeurs », vous pourrez ajouter l'adresse e-mail des nouveaux instructeurs selon le même principe que l'affectation d'instructeurs par l'administrateur de la démarche.

Changement de couleurs

Afin de permettre aux citoyens de bénéficier d'une cohérence graphique et d'une meilleure expérience à travers l'ensemble des sites de l'État, le site demarches-simplifiees.fr s'adapte progressivement au Système de Design de l'état. La première phase d'adaptation de « Démarches simplifiées » se situe au niveau des couleurs et dans les prochains mois d'autres changements seront visibles au niveau des composants et icônes.

Suppression de la possibilité de changer l'adresse e-mail associée à son compte demarches-simplifiees.fr

Pour des raisons de sécurité, toute personne disposant de droits instructeur ou administrateur ne peut plus changer l'adresse e-mail associée à son compte demarches-simplifiees.fr, comme elle pouvait le faire jusqu'ici. Il est dorénavant nécessaire de nous envoyer un mail à l'adresse contact@demarches-simplifiees.fr depuis votre ancienne adresse e-mail en indiquant bien la nouvelle adresse e-mail. La fonctionnalité reste disponible pour les personnes qui ne sont qu'usagers de demarches-simplifiees.fr.

La fonction « Télécharger toutes les pièces jointes » inclut désormais les pièces jointes échangées dans la messagerie

Jusqu'à maintenant seules les pièces jointes incluses dans le dossier par l'usager étaient téléchargeables via cette fonctionnalité. Celles-ci sont téléchargées sous un format ZIP.

Lorsqu'un instructeur envoie un dossier à un autre instructeur, ce dernier suivra automatiquement le dossier concerné

Auparavant, il fallait que l'instructeur qui reçoit le dossier fasse l'action de suivre le dossier, et ce, pour chaque dossier transmis. Désormais, il recevra toujours un e-mail lui indiquant qu'un dossier lui a été envoyé, mais ce dossier apparaîtra directement sur son portail instructeur parmi ses dossiers suivis.

Les experts invités peuvent accéder aux dossiers liés

Si l'usager a lié son dossier à un autre dossier via un champ « Lien vers un autre dossier », l'instructeur a désormais la possibilité de permettre à l'expert invité de consulter le dossier lié. Pour cela, il lui suffit de cocher la case « Inviter aussi l'expert sur le dossier lié n°xxxx ».

Changement dans la récupération des dossiers sous un format tableur

Certaines démarches étaient devenues trop lourdes pour permettre un téléchargement directement depuis votre navigateur. Désormais, après avoir cliqué sur le bouton « Télécharger tous les dossiers », vous recevrez un mail lorsque votre fichier sera prêt. Un lien dans ce mail vous permettra finalement de télécharger le fichier.

Les instructeurs peuvent repasser des dossiers acceptés en instruction

Statistiques de traitement d'une démarche

Il est maintenant possible de consulter, pour chaque démarche, le temps de traitement usuel, le nombre de dossiers en brouillon, déposé, etc ainsi que le taux d'acceptation. Pour cela, il faut sélectionner la démarche puis cliquer sur « statistiques » :

Amélioration de l’export tableur des dossiers :

Le libellé des colonnes est maintenant en français. L'export inclut les blocs répétables ainsi que les avis.

Téléchargez toutes les pièces jointes d'un seul clic

Dorénavant, vous pouvez télécharger toutes les pièces jointes contenues dans le dossier d'un seul clic ! Celles-ci sont téléchargées sous un format ZIP.

Changez l'adresse e-mail associée à votre compte demarches-simplifiees.fr

Vous pouvez désormais facilement modifier l'adresse e-mail associée à votre compte demarches-simplifiees.fr. Plus d'informations ici :

Les instructeurs peuvent repasser des dossiers classés sans suite ou refusés en instruction . Il est également possible d'envoyer à l'usager une demande de correction.

Vous avez classé sans suite ou refusé un dossier par erreur ? Pas de panique : vous pouvez désormais le repasser en instruction ! Il suffit pour cela de cliquer sur le bouton « Sans suite » ou « Refusé » puis « Repasser en instruction »

Un usager a transmis une mauvaise information ? Pas de panique : vous pouvez désormais envoyer à l'usager une demande de correction. L'usager recevra un mail pour corriger son dossier, dans l'attente, celui sera marque comme "en attente" de correction depuis vos tableau de bord instructeur de la démarche.

Plus d'informations ici :

Si vous souhaitez accéder aux nouveautés destinées :

Nouveau bloc "mandataire"

Le nouveau bloc mandataire est une nouvelle fonctionnalité sur la plateforme demarches-simplifiees.fr, conçue pour faciliter et optimiser la co-construction des dossiers. Cette introduction vise à offrir un aperçu détaillé de son fonctionnement et de ses avantages dans le processus de gestion des dossiers.

Objectif du Nouveau Bloc Mandataire

Le bloc mandataire a été mis en place pour répondre à un besoin essentiel : simplifier la collaboration entre différents acteurs dans le cadre de la préparation et du suivi des dossiers dans démarches-simplifiees. Il vise à rendre les échanges plus fluides et plus transparents, tout en assurant une gestion efficace des informations.

1. Choisissez si le dossier est pour vous ou pour un bénéficiaire

Pour vous : Cette option est à sélectionner si vous créez le dossier en votre nom propre. Elle est destinée aux individus qui s'engagent personnellement dans la démarche.

Pour un bénéficiaire : membre de la famille, proche, mandant... : Cette option doit être utilisée si vous agissez en tant que représentant d'un tiers. Que vous soyez un membre de la famille, un proche, ou un professionnel responsable du suivi du dossier, il est impératif de choisir cette deuxième option lorsque le dossier est établi pour le compte d'une autre personne. 2. Dans le cas ou le dossier est pour un bénéficiaire

Le mandataire doit d'abord renseigner ses propres informations personnelles sous la section "Votre identité", en fournissant son prénom et son nom. Ceci permet d'identifier clairement qui effectue la démarche.

Ensuite, il est requis de compléter la section "Identité du bénéficiaire". Cela inclut la civilité du bénéficiaire—Madame ou Monsieur—ainsi que son prénom et son nom. Cette étape est cruciale pour assurer que le dossier soit correctement attribué.

Il est important de noter que le mandataire doit s'assurer de respecter les conditions stipulées dans les articles pertinents du Code civil, qui régissent la représentation légale et les pouvoirs du mandataire. Cela garantit la conformité légale du processus et la validité des actions entreprises au nom du bénéficiaire.

Dans cette partie du formulaire, après avoir rempli les informations d'identité du bénéficiaire, le mandataire est confronté à un choix important : décider si le bénéficiaire doit être notifié des avancements du dossier.

Options de Notification :

1. Par e-mail : Si vous choisissez cette option, le bénéficiaire recevra des notifications par email concernant les étapes clés du processus. Cependant, il est essentiel de souligner que ces notifications sont informatives ; elles ne confèrent aucun accès direct au dossier sur la plateforme.

2. Pas de notification : Si vous optez pour cette alternative, le bénéficiaire ne sera pas informé par des notifications automatiques. Cette option peut être préférable dans des situations où il n'est pas nécessaire ou souhaitable d'informer le bénéficiaire à chaque étape.

Nouvelle interface usager

Afin de garantir tant une meilleure gestion des dossiers qu'une meilleure ergonomie dans le processus de dépôt de dossiers sur « Démarches simplifiées », l'interface usager a été rafraichie.

En tant qu'usager, vous pouvez désormais suivre correctement l'avancée de vos dossiers grâce aux nouveaux onglets :

« en cours » : dossiers en cours d'instruction, ne faisant pas l'objet d'une décision finale

« traités » : dossiers faisant l'objet d'une décision finale d'acceptation, de refus ou encore de classement sans suite

« dossiers invités » : dossiers pour lesquels vous avez invité d'autres personnes à co-construire votre dossier

Il vous suffit alors de cliquer sur ces onglets :

Vous avez également la date de votre dernière modification effectuée pour l'ensemble de vos dossiers.

Suppression des dossiers faisant l'objet d'une décision finale

Dans l'objectif d'une meilleure gestion et organisation de leur interface, les usagers ont désormais la possibilité de supprimer des dossiers terminés (faisant l'objet d'une décision finale).

Depuis l'onglet « traités » de vos dossiers, il vous suffit de cliquer sur « supprimer de votre interface » :

L'interface demarches-simplifie.fr affichée en anglais

Afin de déposer votre dossier dans les meilleures conditions et en toute connaissance, vous pouvez désormais modifier l'interface en anglais en cliquant sur le logo situé en haut à droite de l'écran (encadré ci-dessous en rouge) :

Changement de couleurs

Afin de permettre aux citoyens d'avoir une cohérence graphique et une meilleure expérience à travers l'ensemble des sites de l'État, le site demarches-simplifiees.fr s'adapte progressivement au Système de Design de l'État. La première phase d'adaptation de « Démarches simplifiées » se situe au niveau des couleurs et dans les prochains mois d'autres changements seront visibles au niveau des composants et icônes.

Transférer son dossier à un autre usager

Il est maintenant possible de transmettre un dossier à un autre usager de demarches-simplifiees.fr.

Depuis la liste de vos dossiers, vous pouvez ouvrir le menu d'actions, et sélectionner « Transférer le dossier ».

Vous pourrez alors envoyer une demande de transfert à l’usager de votre choix.

Télécharger son dossier au format PDF

En tant qu'usager, il est désormais possible de télécharger son dossier au format PDF, une fois que celui-ci est déposé. Ce format permet ensuite d'imprimer facilement le dossier en question. Pour télécharger le dossier, il suffit de cliquer sur le logo imprimante en haut à droite de la page :

Suppression automatique des brouillons

Afin de se conformer aux exigences du RGPD, les brouillons sont supprimés quand ils atteignent la durée définie par l'administrateur de la démarche (avec un maximum de 36 mois). Un e-mail est envoyé à l'usager un mois avant afin de le prévenir de la suppression prochaine de son dossier. L'usager a alors la possibilité de déposer son dossier en brouillon pour que ce dernier ne soit pas supprimé.

Amélioration des temps de chargement

Lors d'une première visite, les pages du site se chargent de 5% à 18% plus vite qu'avant, en particulier pour les usagers des DOM-TOM.

Bouton d'action plus lisible par l'usager dans les démarches longues

Les boutons « enregistrer un brouillon » et « déposer le dossier », auparavant disponibles à la fin du formulaire, sont maintenant présentés dans une barre « flottante » qui permet à l’usager d’y accéder à tout moment.

Changez l'adresse e-mail associée à votre compte demarches-simplifiees.fr

Vous pouvez désormais facilement modifier l'adresse e-mail associée à votre compte demarches-simplifiees.fr. Plus d'informations ici :

Déposer plusieurs dossiers à la suite est plus facile

Il est désormais plus facile pour l'usager de déposer plusieurs dossiers à la suite pour une même démarche. Une fois un dossier déposé, un lien lui donne la possibilité d'en redéposer un autre. De même, depuis son portail usager, un bouton usager permet de déposer un nouveau dossier

Nouveau Type de Champ expérimental : Expression régulière

⚠️ Ce nouveau type de champ est à titre expérimental. La manière dont il est implémenté pourra changer à l'avenir.

Une expression régulière (regex) est une séquence de caractères utilisée pour décrire un ensemble spécifique de chaînes de caractères selon certaines syntaxes. Elle permet d'effectuer des recherches, des remplacements et des validations de données dans une chaîne de caractères.

Afin d'activer ce type de champ par démarche, veuillez vous rapprocher de notre équipe support (contact@demarches-simplifiees.fr) avec les numéros de démarches sur lesquelles vous voulez tester. Une fois que la fonctionnalité est activée, vous pouvez vous rendre dans l'éditeur de champs et choisir un type de champ expression régulière :

Des informations sont à renseigner :

• • Exemple pour valider un code APE : ^[0-9]{4}[A-Z]$

    • Explication étape par étape :

      1. ^ et $ : Ces symboles indiquent le début et la fin de la chaîne, respectivement. Ils s'assurent que tout le texte doit correspondre au modèle.

      2. [0-9]{4} : Ceci vérifie que les quatre premiers caractères sont des chiffres de 0 à 9.

      3. [A-Z] : Ceci vérifie qu'il y a une lettre majuscule à la fin.

• Saisissez un exemple qui passe votre expression régulière : pour que la démarche soit publiable, l'exemple doit être valide. Sinon il vous sera impossible de publier la démarche.

• Message d'erreur à afficher à l'usager : Il s'agit du message que vous voulez transmettre à l'usager en cas d'erreur de saisie

Exemples d'expression régulières que nous testons actuellement :

• je souhaite contraindre la saisie qu'à des chiffres, pas d'espace possible, ni caractère spécial : l'expression régulière à saisir est : "^\d+$" (sans les guillemets)

• je souhaite contraindre la saisie à 9 chiffres pas un de plus ni un de moins, l'expression régulière à saisir est : "^\d{9}$" (sans les guillemets)

Vous êtes concerné par cette expérimentation si :

• vous usagers vous sollicitent régulière pour savoir ou en est l'état de paiement de leurs subvention

• votre service opérère des solution de data visualisation autour du budget

Si vous souhaitez prendre part a cette expérimentation, contactez nous par mail (contact@demarches-simplifiees).

Nous avons mis en place plusieurs solutions pour faciliter le rapprochement d'exports/API des données DS avec votre SI.

Saisir le cadre budgetaire

Vous pouvez saisir le cadre budgetaire en vous rendant sur la page de configuration de votre démarche et en cliquant

Vous pouvez ainsi configurer le cadre budgetaire en renseignant le centre de coût, le domaine fonctionnel et le référentiel de programmation

Une fois le cadre budgetaire, celui sera présent sur les exports xlsx de vos démarches de sorte à ce que votre service financier puisse recouper son cadre budgetaire à des dossiers DS.

L'annotation privée EJ

Vous pouvez aussi ajouter une annotation privée de type EJ de sorte a ce que les instructeurs puissent saisir l'EJ correspondant à un dossier. Celle ci remontera dans les appels a l'API ainsi que dans les exports DS.

Arrivera Bientôt

Pour les démarches avec cette fonctionnalité d'activer nous allons mettre en avant sur la page de leurs dossier que quand l'engagement juridique sera saisi par un instructeur, celui ci apparaitra dans l'interface et garantira l'engagement financier.

Etape 1: Avoir un compte administrateur valide

Sans compte administrateur, vous n'avez pas les droits pour créer des démarches en ligne.

Une fois le dossier accepté, nous vous créerons le compte administrateur et vous aurez les accès pour passer à l’étape 2.

Etape 2: Connexion à l'interface administrateur

Après vous être connecté, vous aurez accès à l’interface administrateur. Vous devrez vous rendre sur l’onglet: « toutes les démarches »

Etape 3: Découverte du moteur de recherche

Lorsque vous arrivez sur la page "Toutes les démarches", vous avez plusieurs façons de procéder:

1 : Effectuer une recherche par zone en cliquant sur « Mes zones » : vous pouvez affiner votre recherche en sélectionnant le ou les ministères qui vous intéressent.

2: Effectuer une « Recherche par libellé » : Vous pouvez retrouver une démarche en renseignant un mot clé par exemple « subvention » ou « inscription ». Les démarches qui comportent ce mot dans le titre s’afficheront.

3: « Service »: vous pouvez faire une recherche grâce au numéro de Siret de l’administration qui a mis en place la démarche

4: "Date de publication": vous pouvez trier les démarches en fonction de la date de publication

5: « Statut » : Vous pouvez trier les démarches en fonction de leur statut (publiée ou close)

6: « Tags »: Nous avons trié les démarches en fonction de grandes thématiques, par exemple:

• Subvention

• Scolaire

• Etrangers

• MODELE

Dans le filtre « Tags »: vous pouvez saisir le mot « MODELE » pour retrouver la liste des démarches que nous avons standardisées.

Vous pouvez consulter les démarches pour en voir le contenu.

Vous pouvez cloner la démarche pour en devenir le propriétaire et l’adapter en fonction de vous besoins.

Vous avez également la possibilité de consulter la liste des administrateurs pour les contacter si besoin.

demarches-simplifiees.fr héberge quatre types de démarches relatives au permis de conduire :

• Démarches relatives aux échanges de permis étrangers

• Démarches concernant la demande de place à l’examen pratique du permis de conduire

• Démarches concernant le n° NEPH

• Démarches pour la labellisation des auto-écoles

Lexique

• ANTS : Agence Nationale des Titres Sécurisés

• BER : Bureau Éducation Routière

• CERFA 02 : Formulaire de demande de place d'examen du permis de conduire

• CERT : Centre d'Expertise et de Ressources des Titres

• FNPC : Fichier National des Permis de Conduire

• NEPH : Numéro d'Enregistrement Préfectoral Harmonisé. Il s'agit du numéro de candidat dans le Fichier National des Permis de Conduire (FNPC).

• CEPC : Certificat d'examen du permis de conduire

Démarches disponibles sur notre site

Demarches-simplifiees.fr est un outil numérique proposé aux administrations pour dématérialiser leurs démarches. S'agissant du permis de conduire, seuls certains départements ont fait le choix d'utiliser cette plateforme. C'est pourquoi toutes les démarches administratives ne sont pas répertoriées sur notre site.

Démarches relatives aux échanges de permis de conduire étrangers

Demander une place d'examen pratique au permis de conduire

• 82 - Tarn-et-Garonne

Demande d'adhésion au label « Qualité des formations au sein des écoles de conduite »

Annulation de permis

Une attestation d’inscription avec un numéro NEPH vous sera ensuite délivrée automatiquement, accompagnée d’un relevé d’information vous indiquant s’il faut repasser le code ou bien à la fois le code et le permis de conduire.

Autres démarches

27 - Eure

30 - Gard

34 - Hérault

Demande d'agrément

Demande d'autorisation

44 - Loire-Atlantique

46 - Lot

47 - Lot-et-Garonne

51 - Marne

55 - Meuse

76 - Seine-Maritime

82 - Tarn-et-Garonne

84 - Vaucluse

88 - Vosges

94 - Val-de-marne

95 - Val d'Oise

L'API (Application Programming Interface) permet d'interconnecter Demarches Simplifiées à d'autres systèmes d'information ou d'autres logiciels.

Aujourd'hui notre API est sortante et entrante. Vous pouvez donc aussi bien lire que écrire des données dans Démarches Simplifiées.

Quelques exemples de données que vous pouvez récupérer depuis Démarches Simplifiées :

• les informations d'une démarche,

• la liste des dossiers d'une démarche,

• le détail d'un dossier

• etc...

Quelques exemples de données que vous pouvez écrire dans Démarches Simplifiées :

• Envoyer un message à l'usager d'un dossier ;

• Changer l'état d'un dossier (accepté, refusé, etc…)

• etc...

Exemples de cas d'usage de l'API :

• construire des tableaux bord afin de piloter le déploiement d'une démarche

• utiliser Démarches Simplifiées pour ses formulaires et verser les dossiers saisis par les usagers dans votre Système d'Information afin de les instruire vous-même.

• construire une interface sur mesure pour instruire les dossiers dans votre application

Comment accéder à l'API ?

Si vous n'avez pas un profil technique, nous vous invitons à contacter une personne de votre service informatique qui sera à même de réaliser l'intégration de l'API en fonction de vos besoins.

Retrouvez toutes les nouveautés et l'actualité Démarches simplifiées depuis l'onglet "nouveautés" de votre compte :

Changement de couleurs

Afin de permettre aux citoyens d'avoir une cohérence graphique et une meilleure expérience à travers l'ensemble des sites de l'État, le site demarches-simplifiees.fr s'adapte progressivement au Système de Design de l'État. La première phase d'adaptation de « Démarches simplifiées » se situe au niveau des couleurs et dans les prochains mois d'autres changements seront visibles au niveau des composants et icônes.

Modification d'une démarche en ligne

Il est désormais possible de modifier une démarche qui a été publiée.

Cette fonctionnalité est désormais activée pour l'ensemble des administrateurs, vous disposez des mêmes options que quand vous créez un formulaire !

L'ajout d'un champ s'effectue de la même manière que lors d'une création

Pour republier, il suffit de cliquer sur le bouton « publier les modifications »

La publication des modifications n'entraîne pas la suppression des dossiers !

Pour les instructeurs, les nouveaux champs et les champs supprimés sont accessibles dans les dossiers et dans les exports.

Les dossiers déposés ne sont obligés de modifier leur dossier, seuls les nouveaux dossiers auront les modifications accessibles

Recommandations :

Pour les utilisateurs de l'API, il conviendra donc parfois d'adapter l'utilisation de l'API à la nouvelle structure de données.

Le type de champ « Communes » est disponible

Ce champ est connecté à la BAN (Base d'Adresse Nationale) et permet à l'usager de chercher sa commune parmi l'ensemble des communes françaises.

Mettez en forme certains textes de votre démarche grâce à des balises HTML

La description de votre démarche et les descriptions de vos champs peuvent être mises en forme grâce à des balises HTML qui vous permettent de :

• mettre votre texte en italique

• souligner votre texte

• mettre votre texte en gras

• faire un paragraphe

• mettre votre texte sous forme de titre.

La page de description de la démarche change d'interface

Elle a été simplifiée et suit désormais la charte graphique du reste du site.

Changez l'adresse email associée à votre compte démarches-simplifiées.fr

Vous pouvez désormais facilement modifier l'adresse e-mail associée à votre compte démarches-simplifiées.fr. Plus d'informations ici :

Les administrateurs peuvent proposer à l'usager d'évaluer leurs démarches grâce à « MonAvis »

Soyez plusieurs administrateurs sur une même démarche

Vous pouvez désormais ajouter autant de co-administrateur sur votre démarche que vous voulez !

Plus d'informations ici :

Bonjour à tous ,

Le passage à la dématérialisation modifie la relation entre le service administratif et l’usager. Comme toute innovation, la dématérialisation bouscule les pratiques et peut être perçue par l’usager comme une éloignement. Or, au contraire, elle peut justement être un moyen de se rapprocher de l’usager en suivant simplement quelques bonnes pratiques. Voici les 4 points d’attention pour établir sur DS une bonne relation entre administration et usager :

1. Bien communiquer le lien d’accès à la démarche :

Chaque démarche publiée a un unique point d’accès pour l’usager : son lien ou URL. Ce lien doit être facilement accessible et visible. Le meilleur moyen est de le placer sur votre site internet sur la page dédiée à la démarche. Parfois l’accès à cette page peut-être compliqué pour l’usager. Ainsi nous vous invitons à essayer de simplifier le parcours d’accès à cette page sur votre site.

Un deuxième moyen peut-être de faire une campagne d’e-mails dans lesquels vous communiquez ce lien aux personnes concernées par cette démarche.

Enfin, avertissez le standard pour qu’il oriente bien vers votre page et votre lien et non pas directement vers démarches-simplifiees.fr

Dernière chose, testez qu’en cliquant dessus votre lien dirige bien vers votre démarche.

2. Fournir un pas à pas à l’usager. L’usager n’est pas forcément à l’aise avec les outils numériques. Un pas à pas peut lui permettre d’avancer étape par étape afin de s’approprier ce nouvel outil. Nous vous proposons un pas à pas ou tutoriel que vous pourrez éditer avec les spécificités de votre démarche.

3. Prévoir un service de support aux usagers :

Le passage à la dématérialisation est souvent accompagné d’une fermeture des guichets aux usagers. Toutefois il est important de conserver un moyen de communication entre l’administration et l’usager. DS permet un échange facilité par quatre moyens :

• Des emails automatiques envoyés à toutes les étapes clés de la vie du dossier : accusé de réception, passage en instruction et décision. Vous pouvez personnaliser ces e-mails afin d’envoyer une information claire à l’usager.

• Un contact par téléphone et e-mail grâce aux informations de contact du service en bas de formulaire afin de permettre à l’usager d’être aidé avant la soumission de son dossier.

• Une messagerie intégrée dans chaque dossier. Les deux parties peuvent s’envoyer des messages et des documents tout au long de la vie du dossier. La finalisation du dossier est donc simplifiée car elle permet à l’administration de guider l’usager dans la complétion de son dossier. C’est aussi le moyen privilégié par lequel l’usager vous contactera pour s’informer sur l’état d’avancement de sa démarche. N’oubliez donc pas de la consulter !

• Un contact de support téléphonique et email afin de joindre l’équipe DS pour résoudre un éventuel problème d’ordre technique.

Il est important de mettre en place un processus métier qui intègre ce volet de support afin d’établir de bons rapports entre l’administration et les usagers.

4. Motiver sa décision :

Une des plus grandes inquiétude pour l’usager est de se voir refuser sa demande sans comprendre la raison de ce refus. C’est pourquoi nous vous encourageons à bien motiver vos décisions de refus ou de classement sans suite. C’est une étape par défaut obligatoire sur DS mais seuls vous êtes maîtres de son contenu donc n’hésitez pas à bien expliciter la cause du refus. Vous avez la possibilité d’intégrer cette motivation à votre e-mail de décision grâce à la balise « motivation » sur votre interface admin lors de la création du formulaire. Sinon elle reste consultable dans le dossier en ligne de l’usager à tout moment.

Vous avez maintenant toutes les cartes en main pour que votre service en ligne fasse des usagers heureux !

A bientôt !

Quelles démarches ?

En fonction de votre préfecture de résidence, « Démarches simplifiées » héberge des démarches relatives au titre de séjour, lesquelles sont listées ci-après.

Par ailleurs demarches-simplifiees.fr est un outil numérique proposé aux administrations pour dématérialiser leurs démarches. Pour les titres de séjour et la naturalisation, seule une partie des départements ont fait le choix d'utiliser notre outil. De ce fait, les démarches administratives ne se trouvent pas toutes sur notre site.

Démarches relatives aux échanges de permis étrangers

Démarches relatives à la demande d'autorisation provisoire de travail

Démarches relatives aux titres de séjour

Pour toute question ou information relative à une demande effectuée en préfecture, merci de vous adresser au guichet d'accueil des étrangers de votre préfecture de résidence. En amont, renseignez-vous sur les modalités d'accueil (horaires et modalités de prise de rendez-vous) sur le site internet de la préfecture.

Les modalités de notification de la disponibilité de votre titre de séjour varient selon le département. Le département pertinent sera celui du lieu de résidence.

06 - Alpes Maritimes

14 - Calvados

Première demande

Changement de statut

Étranger malade

35 - Ille-Et-Vilaine

Un point d'accès numérique est également mis à disposition des usagers, vous pouvez contacter le standard de la préfecture pour plus d'informations.

1ère demande de carte de séjour temporaire « Vie privée et familiale » :

1ère demande de carte de séjour temporaire « Carte de séjour temporaire » « Salarié » « Travailleur temporaire » : Salarié / Etranger placé auprès de l’Aide Sociale à l’Enfance (ASE) entre 16 et 18 ans /Salarié RLD - UE.

49 - Maine-et-Loire

62 - Pas-de-Calais

67 - Bas-Rhin